Cách lưu trữ Hóa đơn điện tử An Toàn 100% chi tiết nhất – MIFI

5

(7)

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một cải tiến lớn. Bài viết này Mifi sẽ chia sẻ giải pháp cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp của bạn.

Điều này không riêng gì được cho phép doanh nghiệp truy vấn và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh gọn mà còn hạn chế tối đa thực trạng mất hóa đơn .

1. Tại sao cần lưu trữ HĐĐT?

Lưu trữ HĐĐT là hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu về hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng những cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả khác như Email, phần mềm quản lý chuyên dụng,… để đảm bảo sự an toàn và bảo mật của dữ liệu. 

HĐĐT đang ngày càng được sử dụng phổ cập hơn nhờ những ưu điểm nổi trội, trong đó năng lực lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử chính là quyền lợi điển hình nổi bật, dễ thấy nhất. Thế nhưng, việc lưu trữ hàng loạt hóa đơn có thiết yếu không và tại sao cần triển khai ?
Việc thực thi lưu trữ các hóa đơn đúng pháp luật giúp cho doanh nghiệp :

• Có chứng cứ pháp lý thiết yếu khi có đoàn kiểm tra thanh tra của cơ quan nhà nước .
• Có chứng cứ quan trọng khi doanh nghiệp xảy ra những tranh chấp với bên mua / bên bán .

Theo Luật kế toán và Luật thanh toán giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm cũng giống như lưu trữ các hóa đơn giấy. Đối với bên mua, việc lưu trữ này sẽ giúp họ dữ thế chủ động và bảo đảm an toàn hơn .

2. Những quy định về việc lưu trữ HĐĐT

Hoá đơn sau khi được khởi tạo cần được lưu trữ theo thời hạn lao lý của Luật Kế toán .

2.1. Hướng dẫn lưu trữ toàn bộ hóa đơn

Cụ thể, Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Người bán, mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tất cả hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT, thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị chức năng kế toán và tổ chức triển khai trung gian phân phối giải pháp HĐĐT có nghĩa vụ và trách nhiệm sao lưu tài liệu của HĐĐT ra các vật mang tin. ( Ví dụ như : bút nhớ ( đĩa flash USB ) ; đĩa CD và DVD ; đĩa cứng gắn ngoài ; đĩa cứng gắn trong ) hoặc triển khai sao lưu trực tuyến để bảo vệ tài liệu của HĐĐT .

Ngoài ra, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên tìm cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có thể hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín.

2.2. Điều kiện để lưu trữ

Thông tư 32/2011 / TT-BTC cũng chỉ ra những điều kiện kèm theo lưu trữ những hóa đơn nguồn vào như sau :

• Đảm bảo không thiếu đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng sau cuối là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn được hiểu đơn thuần là thông tin trên hóa đơn còn rất đầy đủ và chưa bị đổi khác, ngoài những đổi khác về hình thức phát sinh trong quy trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị trong hóa đơn .
• tin tức chứa trong HĐĐT hoàn toàn có thể truy vấn và sử dụng được dưới dạng hoàn hảo khi thiết yếu .

3. Thời hạn lưu trữ HĐĐT?

Thường sẽ là 10 năm theo pháp luật về lưu giữ hóa đơn của cơ quan thuế theo thời hạn pháp luật của Luật Kế Toán .
Khi sử dụng hóa đơn giấy thì việc mất cháy hỏng hóa đơn thì sẽ diễn ra liên tục hơn. Tuy nhiên, khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, việc mất cháy hỏng hóa đơn sẽ không có. Mà thay vào đó là tương quan đến việc bảo mật thông tin cho hóa đơn vì tất cả chúng ta đang sử dụng nền tảng Online .
Dễ thấy là virut xâm nhập máy tính và xóa đi tài liệu hóa đơn, ngoài những khi lưu trữ trên Usb hay ổ cứng máy tính thì cũng sẽ có trường hợp hỏng ổ cứng hay Usb .

Thời hạn lưu giữ hóa đơn đến 10 năm mà xảy ra những trường hợp trên thì đó là tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp. Do đó, cuối bài chúng tôi có đề xuất cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, với các hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ thì hoàn toàn có thể hủy bằng cách xóa dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ hoặc trên các nền tảng sao lưu trực tuyến để những hóa đơn này không hề truy vấn và phục sinh được .

4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra

4.1. Lưu giữ hóa đơn đầu vào như thế nào?

Các bước cần triển khai như sau :

• Tạo một E-Mail riêng để lưu hóa đơn và công bố E-Mail này tới toàn bộ bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về E-Mail cấp quản trị .
• Lập thư mục Google Drive với chính E-Mail lưu nhận hóa đơn đó .
• Khi nhận được E-Mail kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính tương tự như như lưu 1 file Excel, Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn .
• Tiếp đó, mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và update một số ít thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như : mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn Link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần .
• Bước sau cuối là đồng nhất thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive .

4.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào?

Doanh nghiệp triển khai lưu trữ HĐĐT đầu ra vào một thư mục trên máy tính : Cập nhật nội dung hóa đơn đó vào 1 File Excel gồm có : Tên người mua, mã số thuế, Số tiền trước Hóa Đơn đỏ VAT, Sau Hóa Đơn đỏ VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn Link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần .
Bạn cũng nên đồng điệu thư mục chứa File Excel này với Google Drive để bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu .

5. Những cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất hiện nay

5.1. Lưu trữ bằng Email

Một trong những chiêu thức lưu trữ HĐĐT thường thấy đó là E-Mail. Để tránh thực trạng thất lạc Email HĐĐT giữa muôn vàn các E-Mail thông tin khác trên một thông tin tài khoản E-Mail thì cách tốt nhất chính là lập một E-Mail riêng chỉ để nhận HĐĐT .

Cách lưu trữ này giúp kế toán viên quản lý HĐĐT một cách dễ dàng hơn và có thể theo dõi dữ liệu một cách trực quan hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp có sẽ đối mặt với nguy cơ mất dữ liệu hóa đơn khi tài khoản Email bị khóa.

5.2. In hóa đơn ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán viên đã quen thuộc với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ khắc phục nhược điểm mất dữ liệu khi sử dụng Email.

Tuy nhiên, cách này sẽ tốn nhiều ngân sách in ấn và công sức của con người của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn nào đó. Vậy nên, đây chưa phải là cách tốt nhất khi doanh nghiệp muốn lưu trữ toàn bộ hóa đơn của mình .

5.3. Lưu trữ trên Folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu HĐĐT này hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách in ấn hóa đơn. Sau khi nhận Email HĐĐT nguồn vào, kế toán sẽ lưu ảnh vào Folder trên máy tính hoặc Google drive để theo dõi và lưu trữ .

Lưu trữ HĐĐT giúp kế toán dễ thao tác và phù hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, phát sinh ít các hoạt động mua hàng hóa hay sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, kế toán viên phải nhập liệu thủ công HĐĐT lên Folder, gây mất thời gian và đôi khi cũng xảy ra sai sót.

5.4. Sử dụng phần mềm lưu trữ và quản lý hóa đơn chuyên dụng

Đây cũng là cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả nhất. Một số lợi ích khi sử dụng phương pháp này có thể kể đến như:

• Khởi tạo E-Mail nhanh gọn để nhận HĐĐT nguồn vào trên ứng dụng .
• Tự động kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được .
• Tự động update thông tin hóa đơn lên ứng dụng kế toán .

6. Những lưu ý khi lưu trữ những hóa đơn điện tử

Khi lưu trữ HĐĐT, doanh nghiệp cũng cần chú ý quan tâm 1 số ít yếu tố như :

• Lưu trữ hóa đơn đúng định dạng

Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ HĐĐT đồng thời dưới dạng PDF và XML. File PDF là bản bộc lộ của hóa đơn và XML là tài liệu hóa đơn .
Theo đó, XML là File chứa tài liệu của hàng loạt hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. File PDF tuy bộc lộ nội dung kinh tế tài chính nhiệm vụ của HĐĐT tuy nhiên không có giá trị pháp lý do chỉ là bản bộc lộ của file XML .

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ lưu trữ

Khi thực thi lưu trữ những hóa đơn của doanh nghiệp, có rất nhiều đơn vị chức năng gặp phải thực trạng mất tài liệu hóa đơn do máy tính nhiễm Virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn .

Để khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm uy tín với cách lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố như SAP Concur, Stampli, Spendesk, AvidXchange, SAP Ariba, MIFI…

• Có nên in hóa đơn ra giấy?

HĐĐT có định dạng XML nên người bán và người mua hoàn toàn có thể lưu giữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như : USB, ổ cứng, máy vi tính, Cloud, … Doanh nghiệp chỉ nên in hóa đơn điện tử ra giấy trong trường hợp người mua muốn sử dụng bản bộc lộ của HĐĐT để giao dịch thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ .
Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011 / TT-BTC có pháp luật rằng : hóa đơn điện tử in ra giấy để lấy bản quy đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in .

7. Vấn đề nghiêm trọng liên quan đến lưu trữ HĐĐT?

Ở Việt Nam, vào năm 2019 đã xảy ra tình trạng mất HĐĐT tại một công ty ở Quận 9. Công ty này đã áp dụng cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống máy chủ của mình. Do gặp sự cố nên đã dẫn đến làm mất hoàn toàn hóa đơn trong 2 năm.

HĐĐT vẫn có rủi ro tiềm ẩn bị mất do mạng lưới hệ thống bị tiến công, tin tặc xâm nhập, … Hay một nguyên do khác hoàn toàn có thể do các nhà sản xuất dịch HĐĐT chưa đủ kinh nghiệm tay nghề để phản ứng khi yếu tố xảy ra .
Hoặc không giải quyết và xử lý kịp khi đương đầu với các thảm họa bị tiến công, hư hỏng phần cứng, không Phục hồi được tài liệu cho người mua .

8. Giải pháp lưu trữ HĐĐT an toàn

Doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng thì nhu yếu lựa chọn giải pháp lưu trữ HĐĐT bảo đảm an toàn lại càng cao. Theo đó, chọn được đơn vị chức năng cung ứng dịch vụ lưu trữ bảo đảm an toàn là điều vô cùng quan trọng .
Bạn đừng để tài liệu hóa đơn bị mất hối hận vì không góp vốn đầu tư một mạng lưới hệ thống chuẩn từ đầu. Hiện nay, MIFI được coi là một trong những giải pháp HĐĐT bảo đảm an toàn chiếm hữu nhiều ưu điểm tiêu biểu vượt trội giúp quản trị thông tin tốt hơn, gồm có :

• Tích hợp mạng lưới hệ thống lưu trữ Cloud tiêu chuẩn tại Microsoft Azure giúp hóa đơn luôn được bảo vệ bảo đảm an toàn, không lo thực trạng bị mất .
• MIFI sử dụng mã hóa thông tin dữ liệu 256 Bit với công nghệ tiên tiến AES mới nhất .
• MIFI sao lưu dữ liệu tự động hóa và Real Time với cam kết bảo hiểm tổng lực. Những sự cố mất hóa đơn khi sử dụng ứng dụng của MIFI phần đông chưa xảy ra. Nếu có sẽ được bồi thường bằng tiền .
• Xác thực thông tin 2 lớp

Trên đây là hướng dẫn các phương pháp lưu trữ hệ thống HĐĐT chi tiết nhất. Nếu còn bất cứ nghi vấn nào, bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi cho MIFI dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn. Các nhân viên chăm sóc khách hàng của MIFI sẽ giải đáp tường tận mọi thắc mắc của bạn.

BÌNH CHỌN : Hãy bầu chọn 5 sao nếu bạn tìm thấy nội dung có ích.

Xếp hạng 5 / 5. Số phiếu 7

Source: https://vh2.com.vn
Category : Điện Tử