Cách lưu file trên máy tính

3 cách lưu file tốt hơn trên máy tính

• Nhược điểm của kho lưu trữ trên máy tính
• Cách lưu file hiệu quả, truy cập nhanh hơn trên desktop
  • 1. Dùng Windows Libraries
  • 2. Dùng Windows Folders
  • 3. Dùng lưu trữ đám mây
• Cần truy cập nhanh tập tin?

Nội dung chính Show

• 3 cách lưu file tốt hơn trên máy tính
• Nhược điểm của kho lưu trữ trên máy tính
• Tại sao cần sao lưu dữ liệu trên máy tính?
• Các bước
• Phương pháp 1
  Phương pháp 1 của 2:Hình thành Thói quen Lưu trữ
• Phương pháp 2
  Phương pháp 2 của 2:Lưu Tập tin trong Chương trình Cụ thể
• GIỚI THIỆU
• I. Những bất lợi của việc lưu file nhiều trên màn hình Desktop
• #1. Sử dụng Windows Libraries để lưu trữ, phân loại tập tin
• #2. Sử dụng các thư mục để lưu trữ, phân loại tập tin
• #3. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ online Google Drive, OneDrive
• Video liên quan

Nhược điểm của kho lưu trữ trên máy tính

Việc mọi người tìm cách lưu vào ổ đĩa D trên máy tính thật dễ hiểu bởi nó giúp họ truy cập chúng ngay lập tức chỉ bằng một click chuột. Điều đó có nghĩa, về lâu dài, máy tính sẽ trở thành một “trung tâm” lưu trữ chính với vô số tập tin.

Điều đó ổn nếu bạn chỉ tạm thời lưu trữ file. Ngược lại, theo thời gian, bộ nhớ PC dễ trở nên lộn xộn và thực sự khiến bạn khó tìm thấy file mong muốn ngay.

Nếu không triển khai quét dọn liên tục, bạn dễ gặp phải những yếu tố sau :

• Không có bản sao lưu file: Mặc định, nhiều chương trình backup file sẽ bị bỏ qua khi bộ nhớ quá tải.
• Giao diện lộn xộn: Màn hình máy tính gọn gàng sẽ giúp bạn tập trung vào công việc tốt hơn. Tuy nhiên, một khi đặt quá nhiều tập tin trên desktop, bạn khó có cảm giác thoải mái hay tích cực.
• Khó điều hướng: Rõ ràng, việc lùng tìm một tập tin giữa hàng trăm file khác nhau chưa bao giờ dễ dàng, ngay cả khi có công cụ tìm theo từ khóa.
• Đăng nhập chậm.

Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể vận dụng cách lưu tài liệu, dữ liệu, file vào vị trí khác để PC luôn ngăn nắp.

Tại sao cần sao lưu dữ liệu trên máy tính?

Rõ ràng và dễ thấy nhất là bạn cần sao lưu file cá thể để phòng tránh mất mát. Bạn luôn hoàn toàn có thể setup lại hệ quản lý và tải lại chương trường nếu ổ cứng bị lỗi, thế nhưng dữ liệu cá thể của bạn là không hề sửa chữa thay thế. Bất kỳ tài liệu, ảnh, video mái ấm gia đình hay dữ liệu riêng tư khác trên máy tính đều nên sao lưu liên tục. Bởi chúng là duy nhất .Nếu bạn đã dành hàng giờ rip CD hay video trong DVD mà không may bị mất chúng, chắc rằng bạn sẽ phát điên vì điều đó. Sao lưu chúng là giải pháp tốt nhất để tránh thảm họa này .Như bạn thấy, sao lưu dữ liệu là một hành vi đơn thuần nhưng hoàn toàn có thể giải cứu cho bạn ở nhiều trường hợp khẩn cấp. Vì thế, đừng ngại thực thi việc làm này nhé !

Tuy nhiên, cách sao lưu dữ liệu trên máy tính như thế nào là tốt nhất? Thực tế, bạn có rất nhiều cách khác nhau để backup dữ liệu. Bài viết này sẽ tổng hợp cho bạn cách sao lưu dữ liệu laptop đơn giản nhưng hiệu quả với tất cả mọi người.

Các bước

Phương pháp 1
Phương pháp 1 của 2:Hình thành Thói quen Lưu trữ

1. 1

   Lưu thường xuyên. Chương trình máy tính thường hay bị lỗi ở những thời điểm tồi tệ nhất. Do vậy bạn nên tránh để mất tài liệu của mình bằng cách lưu tập tin thường xuyên. Nếu thay đổi chi tiết tập tin nhưng không muốn ghi đè lên bản gốc thì bạn có thể sử dụng chức năng “Save as” (Lưu dưới dạng) để tạo bản sao với tên mới.

   • Nhiều chương trình có chức năng lưu tập tin tự động trong khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể cứu bạn khỏi hiểm nguy nhưng không nên thay thế hoàn toàn việc chủ động lưu thường xuyên.
2. 2

   Lưu tập tin bằng tên hữu dụng. Khi lưu tập tin lần đầu tiên, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho tập tin. Hãy chọn tên dễ nhận dạng và chứa thông tin quan trọng như ngày hoặc tác giả của tập tin. Điều này giúp bạn tìm ra tập tin nhanh chóng trên máy tính khi cần.

3. 3

   Kiểm tra định dạng khi lưu tập tin. Khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên hoặc dùng lệnh “Save as” để tạo bản sao mới, nhiều chương trình sẽ cung cấp khả năng thay đổi định dạng tập tin. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống bên dưới các mục cho tên tập tin.[1]

   • Kiểm tra định dạng là bước đặc biệt quan trọng khi gửi tập tin cho những người không có phiên bản chương trình giống như của bạn.
4. 4

   Sắp xếp thư mục lưu trữ. Đa số các hệ điều hành sẽ tạo thư mục Documents (Tài liệu) để lưu tập tin theo mặc định. Điều này giúp bạn xác định nơi lưu trữ, nhưng bạn cũng nên dành thời gian tạo hệ thống thư mục để sắp xếp tập tin gọn gàng ngăn nắp.

   • Sử dụng thư mục để sắp xếp theo loại tập tin, dự án, ngày, hoặc tiêu chí khác mà bạn muốn.
   • Hầu hết các phiên bản mới của Windows sử dụng Thư viện (Libraries), cho phép lưu tập tin cùng loại trong một khu vực. Các thư viện này không thực sự là vị trí mà là tập hợp các tập tin thuộc nhiều vị trí khác nhau.
5. 5

   Tìm hiểu phím tắt. Bạn có thể giảm bớt khá nhiều thời gian nếu biết cách sử dụng phím tắt để lưu tập tin, đặc biệt là khi bạn cần lưu trữ nhiều. Nhấn Ctrl+S (⌘ Cmd+S trên Mac) sẽ giúp bạn lưu tập tin trong hầu hết các chương trình.

   • Nhiều chương trình cũng thiết kế biểu tượng chức năng “Save as”. Các biểu tượng này sẽ thay đổi tùy chương trình. Ví dụ như, F12 sẽ mở hộp thoại “Save as” trong Word, trong khi

     ⇧ Shift+Ctrl+S

     sẽ mở chức năng đó trong Photoshop.

6. 6

   Sao lưu tập tin. Để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị lỗi, bạn cần sao lưu tập tin thường xuyên. Điều này có nghĩa là bạn nên sao chép tập tin được lưu từ thư mục Documents vào ổ cứng gắn ngoài hoặc tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây.

   • Xem thêm các bài viết cùng chủ đề để biết chi tiết về cách sao lưu tập tin.

Phương pháp 2
Phương pháp 2 của 2:Lưu Tập tin trong Chương trình Cụ thể

1. 1

   Lưu tập tin trong Microsoft Word. Word là một trong những chương trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới, vì vậy tìm hiểu cách lưu tập tin trong Word là kỹ năng quan trọng cần có. Hãy tìm hiểu trên mạng biết thêm chi tiết về cách thức lưu các tập tin trong Word.

2. Xem thêm: Tổng hợp các loại chứng chỉ tin học phổ biến nhất hiện nay

   
   2

   Lưu tập tin thành định dạng PSD trong Photoshop. Thay đổi định dạng tập tin đã lưu là một kỹ năng cơ bản quan trọng. Bài viết này sẽ giải thích làm sao để lưu tập tin thành hình ảnh PSD trong Photoshop, nhưng các thao tác cơ bản đều áp dụng cho hầu hết các chương trình.

3. 3

   Lưu hình ảnh từ trang web. Internet chứa rất nhiều nội dung, và bạn sẽ có thể bắt gặp một vài hình ảnh và muốn lưu lại để sử dụng riêng. Tất cả trình duyệt đều cho phép bạn dễ dàng lưu hình ảnh vào máy tính, và các bước tương tự cho việc lưu các loại tập tin khác từ trang web.

4. 4

   Lưu Google Doc (Tài liệu Google). Với các giải pháp tài liệu điện toán đám mây ngày càng trở nên phổ biến, rất có thể là bạn sẽ làm một số công việc trên Google Drive. Trong khi các tập tin luôn được lưu trong đám mây, bạn có thể tải về và lưu chúng vào máy tính để có thể mở và sử dụng mà không cần truy cập internet.

GIỚI THIỆU

Mất dữ liệu do sự cố máy tính hoặc sự cố đĩa cứng ít nhất cũng khiến cho bạn chán nản. Bạn có thể mất ảnh gia đình, bộ sưu tập nhạc hoặc dữ liệu tài chính. Và, sau khi bạn có được máy tính theo cách bạn muốn, có thể mất một thời gian dài để đặt lại cấu hình các cài đặt cá nhân của bạn trên máy tính mới, chẳng hạn như: hình nền, âm thanh, bộ bảo vệ màn hình và cấu hình mạng không dây

Tuy nhiên, một chút phòng ngừa có thể sẽ rất hữu ích trong việc giúp tránh sự cố này. Để giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh bị bực mình, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện biện pháp phòng ngừa gồm thường xuyên sao lưu các dữ liệu và cài đặt của bạn.

Bài viết này mô tả cách sao lưu các cài đặt và tệp cá nhân của bạn theo cách thủ công trong Windows 7, Windows Vista, Windows XP và Windows Server 2003. Bài viết cũng mô tả cách sử dụng các công cụ dữ liệu trong Windows để sao lưu các tệp và cài đặt của bạn.

I. Những bất lợi của việc lưu file nhiều trên màn hình Desktop

Việc lưu file trên Desktop là một thói quen dễ hiểu, nó giúp bạn hoàn toàn có thể mở nhanh một tài liệu, một ứng dụng mà bạn tiếp tục sử dụng chỉ với 1 cú click chuột mà không mất thời hạn để tìm kiếm như trước kia .Nhưng từ từ, màn hình hiển thị máy tính của bạn sẽ trở thành một mớ hỗn độn với đầy những file mà bạn đã bỏ ra đây, và tất yếu là nó kéo theo việc tìm kiếm file trở nên khó khăn vất vả hơn ..=> Điều này không khắc phục được yếu tố mà tất cả chúng ta đang muốn xử lý từ đầu .Nếu không liên tục quét dọn và sắp xếp lại màn hình hiển thị Desktop thì bạn sẽ còn phải đương đầu với những yếu tố không đáng có như sau :

+ Quên sao lưu file ở màn hình Desktop: Sao lưu là một công việc bạn nên làm thường xuyên để đảm bảo tất cả các dữ liệu quan trọng của bạn không bị mất khi hệ điều hành gặp lỗi, hoặc tệ hơn là ổ cứng gặp sự cố không thể khắc phục được.

Nhiều người chọn sử dụng ứng dụng để lên lịch tự động hóa backup lại dữ liệu, đa số những ứng dụng này sẽ bỏ lỡ Desktop, vì Desktop thường chỉ chứa những shorutcut của ứng dụng mà thôi .Thậm chí, nếu bạn tự backup bằng tay thì cũng hoàn toàn có thể quên những file để ở ngoài màn hình hiển thị này .

+ Khởi động lâu hơn: Điều này thì mình và Admin đã nói rất nhiều trong các bài hướng dẫn tối ưu Windows trước đó rồi.

Màn hình chính hay thanh Taskbar của Windows có càng nhiều icon hình tượng trên đó thì thời hạn khởi động vào được màn hình hiển thị Desktop sẽ càng lâu hơn, không tin bạn hoàn toàn có thể thử. Nhất là trên các máy tính thời “ Tống ” !

Màn hình Desktop trở nên bừa bộn, rất mất thẩm mĩ: Ai mà chẳng thích gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ phải không ạ.

Tuy nhiên theo thói quen, theo thời hạn, hay vì một lí do việc làm nào đó mà bạn không hề sắp xếp lại các tập tin trên màn hình hiển thị Desktop cho ngăn nắp được .Cứ thế từ từ màn hình hiển thị Desktop sẽ trở thành một mớ hỗn độn, thật khó để tìm thấy những tập tin mà bạn cần .Bên cạnh đó, những tập tin này cũng sẽ che mất hình nền máy tính mà đa phần tất cả chúng ta sẽ cài để góc máy nhìn đẹp hơn, nhìn vào đó để lấy cảm hứng thao tác .Thật ra, có rất nhiều cách để lưu trữ file hiệu suất cao, thuận tiện mà vẫn tiết kiệm chi phí được thời hạn thao tác trên Windows. Và dưới đây là một vài cách làm mà mình cảm thấy tương thích và cũng đang vận dụng, mời các bạn tìm hiểu thêm qua nhé .

#1. Sử dụng Windows Libraries để lưu trữ, phân loại tập tin

Từ phiên bản Windows 7 trở đi, hệ điều hành quản lý này thường đi kèm với một mạng lưới hệ thống thư viện gồm các thư mục tạo sẵn như Desktop, Documents, Downloads, Music, Photos .. tương ứng với các loại tập tin mà bạn cần lưu trữ, sử dụng .Mục đích của nó là giúp bạn lưu trữ, phân loại, quản trị các tập tin trên máy tính một cách có tổ chức triển khai và hoàn toàn có thể thuận tiện tìm lại khi cần sử dụng .Bên cạnh đó, mỗi người dùng Windows sẽ được tạo một thư viện riêng nằm trong thư mục User của mình, do đó sẽ không có sự lộn xộn khi nhiều người sử dụng chung một máy tính .Việc truy vấn vào các thư viện trên hệ quản lý và điều hành Windows cũng rất thuận tiện, bạn chỉ cần mở Windows Explorer lên ( Windows + E ) là thấy ngay 7 thư viện tương ứng với 7 thư mục trong phần Folder của This PC như hình bên trên .Hoặc nếu không thích sử dụng Libraries thì bạn cũng hoàn toàn có thể lựa chọn sử dụng các ứng dụng tương hỗ phân loại file để sắp xếp các file của mình .Đọc thêm :

• Di chuyển thư mục lưu file ngoài Desktop để bảo vệ dữ liệu
• Cách xóa, di chuyển thư mục Desktop, Document, Picture,… sang ổ khác

#2. Sử dụng các thư mục để lưu trữ, phân loại tập tin

Sử dụng các thư mục là cách đơn thuần, hiệu suất cao nhất để lưu trữ phân loại tập tin, và cách này được sử dụng thông dụng trên toàn bộ hệ điều hành quản lý từ máy tính cho tới điện thoại cảm ứng .Nói đúng mực thì Desktop thực ra cũng là một thư mục thuộc các thư mục mặc định do Windows tạo ra, và nằm trong mạng lưới hệ thống Libraries mà mình nói ở trên .Bạn vẫn hoàn toàn có thể mở File Explorer lên, sau truy vấn vào Desktop rồi thực thi các thao tác tạo mới như sửa, xóa file như bao thư mục khác trên Windows .Nhưng khác với các thư mục còn lại, Desktop được tạo ra là để lưu trữ những Shortcut ( lối tắt ) của các ứng dụng mà bạn đã thiết lập trên máy tính, để giúp người dùng khởi động chúng nhanh nhất hoàn toàn có thể. Mục đích chính của Microsoft là vậy, chứ không phải sử dụng Desktop để lưu file .Lí do thì mình đã có lý giải ở trên rồi, cạnh bên đó việc tạo một thư mục hay nhiều thư mục mới cũng cực kỳ đơn thuần và ai cũng phải biết thao tác này .Sau đó bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều thư mục con trong thư mục mẹ vừa tạo để hoàn toàn có thể thuận tiện phân loại các tập tin của mình, chỉ cần đường dẫn của thư mục không dài vượt quá số lượng giới hạn 260 kí tự là được .=> Cuối cùng, bạn hoàn toàn có thể tạo Shortcut cho thư mục đó ở ngoài màn hình hiển thị Desktop bằng cách, click chuột phải vào thư mục đó => và chọn Send to => chọn Desktop là xong. Vừa không lo mất dữ liệu, lại vừa hoàn toàn có thể truy vấn nhanh vào các file khi bạn cần ( > ‿ ♥ )

#3. Sử dụng các dịch vụ lưu trữ online Google Drive, OneDrive

Lưu trữ dữ liệu trên các dịch vụ lưu trữ đám mây nổi tiếng như OneDrive của Microsoft, Driver của Google là một lựa chọn thực sự tốt ở thời gian mà Internet tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ như lúc bấy giờ .Ngoài việc được dữ liệu được lưu trữ bảo đảm an toàn trên các sever của họ ra thì bạn còn hoàn toàn có thể truy vấn vào file ở bất kể nơi đâu, trên bất kể thiết bị nào, miễn là có liên kết mạng Internet là được .

Các dịch vụ này còn cho phép bạn đồng bộ trực tiếp dữ liệu trên máy chủ với máy tính của bạn thông qua một thư mục đặc biệt, được tạo ra bởi phần mềm tương ứng với dịch vụ bạn dùng.

Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm các dịch vụ mà Admin và các bạn CTV đã hướng dẫn cụ thể sau đây :

• Cách cài đặt vàsử dụngdịch vụ lưu trữ đám mâyDropboxchi tiết
• Cài đặtđồng bộdữ liệuGoogle Drivevới máy tính chi tiết nhất

Thêm vào đó, nhiều dịch vụ lưu trữ còn được cho phép người dùng lưu lại lịch sử dân tộc chỉnh sửa tập tin, tương hỗ bạn Phục hồi lại phiên bản trước khi chỉnh sửa của tập tin chỉ với vài cú click chuột – điều bạn khó lòng làm được khi lưu file ở trên ổ cứng .