Những Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Bạn Cần Nắm Vững Khi Đi Làm

Nhờ có kỹ năng tin học văn phòng, cuộc sống của con người ngày càng trở nên tiện lợi, làm việc khoa học và thông minh hơn. Dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin khắp toàn cầu, giúp liên lạc và kết nối với nhiều người, xử lý văn bản, thông tin và thuyết trình tốt hơn. Vậy những kỹ năng tin học văn phòng bạn cần nắm vững khi đi làm là gì? Hãy cùng bài viết sau tìm hiểu vấn đề này.

Kỹ năng tin học, máy tính văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng là những kỹ năng chú trọng đến năng lực giải quyết và xử lý việc làm văn phòng như : bảng tính, các văn bản hay trình chiếu. Tin học văn phòng gồm có : kỹ năng word, excel, PowerPoint … Thành thạo việc gõ văn bản, chỉnh sửa tài liệu, nhập tài liệu, trích xuất tệp, tìm kiếm thông tin …

Tin học văn phòng có vai trò quan trọng khi tìm kiếm công việc phù hợp. Phần lớn các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải có chứng chỉ tin học văn phòng, tức phải thành thạo kỹ năng máy tính văn phòng, đặc biệt là đối với khối nhân viên văn phòng. Thuần thục kỹ năng tin học giúp hoàn thành các công việc như: giao dịch bằng văn bản, giấy tờ hay những hoạt động liên quan tới hành chính, nhân sự khác.

Những kỹ năng tin văn phòng bạn cần nắm vững

Thứ nhất, kỹ năng tin học văn phòng – WordKỹ năng này còn được biết đến với tên khác là Winword. Đây là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biển của công ty ứng dụng nổi tiếng Microsoft. Trong kỹ năng này cần thuần thục các thao tác như : nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, gõ đúng tiếng, font, cỡ chữ, màu chữ …Ngoài ra còn có nhiều thao tác khác như : chèn hình ảnh, sơ đồ, vẽ hình khối ; chèn ký tự symbol ; chèn link ( hyperlink ) hay ghi chú ( footnote ) … Lập, chèn và định dạng bảng với bullet, line-spacing, tab ; chèn thêm dòng, cột ; trộn, tách, căn đoạn ; biến hóa đường viền bảng. Thao tác thiết lập in : khổ giấy, header, footer, đánh số trang văn bản, lề in. Trộn văn bản, đặt mật khẩu bảo mật thông tin file …

Kỹ năng sử dụng email

Email mang tính quan trọng, phổ biến trong công việc mà mọi nhân viên văn phòng đều phải sử dụng mỗi ngày. Đây là công cụ giao và nhận việc hiệu quả được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp nên bạn cần phải thuần thục các thao tác. Sử dụng mail đúng cách không phải chỉ là việc đánh máy văn bản gửi tệp đính kèm mà còn phải biết các kỹ năng trình bày email, sắp xếp email một cách khoa học.

Một email gửi đi được trình khoa học sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt sếp, đồng nghiệp, đối tác chiến lược, người mua. Sắp xếp mail một cách khoa học giúp hộp thư của bạn hoặc của doanh nghiệp nhìn ngăn nắp, đồng thời cũng giúp bạn phản hồi đúng chuẩn những thông tin quan trọng và không bị bỏ sót bất kể thông tin nào .Kỹ năng sao lưu dữ liệuTrong nền công nghệ tiên tiến tân tiến 4.0, hầu hết các công ty đều lựa chọn tàng trữ thông tin vào mạng lưới hệ thống máy tính hoặc các ứng dụng sử dụng trải qua máy tính. Vì nó có tính bảo mật thông tin cao, tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách in ấn, tiết kiệm ngân sách và chi phí diện tích quy hoạnh khoảng trống tàng trữ … Do đó bạn cần phải sắp xếp các tài liệu theo từng ổ, từng thư mục, ký hiệu tên file có mạng lưới hệ thống, logic, dễ nhìn .Kỹ năng tin học văn phòng ExcelExcel là công cụ rất linh động được cho phép người dùng sắp xếp tài liệu, giám sát, làm báo cáo giải trình … Bảng tính của Excel gồm có nhiều ô và được tạo bởi các dòng, cột. Theo đó, người dùng thuận tiện nhập tài liệu và lập công thức giám sát. Excel có rất nhiều tính năng ưu Việt và có giao diện đơn thuần, dễ sử dụng, thao tác hầu hết là thiết lập và giải quyết và xử lý bảng tính .Những kỹ năng sử dụng công cụ Excel là định dạng tài liệu bảng tính, định dạng số, tạo bảng tính, định dạng bảng, trộn, xóa cột …. Định dạng tự động hóa theo nhu yếu ( theo ngày, tháng, năm … ). Sử dụng các hàm số thông dụng : If, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now Vlookup, Hlookup … Sử dụng lọc tài liệu, vẽ biểu đồ, tạo link …

Kỹ năng tin học văn phòng PowerPointĐây là công cụ thiết lập hệ trình chiếu, gồm có : chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ ; tạo link, sử dụng các kiểu trình chiếu, phong cách thiết kế ; tạo hiệu ứng amination ; sử dụng slide master ; bảo mật thông tin file ; trình chiếu hoặc xuất file sang định dạng PDF …PowerPoint là ứng dụng trình chiếu giúp bạn truyền đạt thông tin thuận tiện, linh động, cô đọng và hiệu suất cao. Làm việc với cung cụ này rất hữu dụng và đầy phát minh sáng tạo. PowerPoint có ích trong mọi việc làm, đặc biệt quan trọng là tương quan đến thuyết trình, trình diễn hay thuyết phục … Nó đóng vai trò quan trọng trong môi trường tự nhiên văn phòng, văn phòng .

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về kỹ năng tin học văn phòng mà một nhân viên văn phòng cần có. Hy vọng sẽ giúp các bạn có thể tìm hiểu và học hỏi thêm nhằm trau dồi kiến thức cho bản thân khi tìm kiếm việc làm. Luôn truy cập Intracom Riverside để cập nhật những thông tin hữu ích nhất bạn nhé.

Xem thêm về:

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Tin Học