Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp – Tài liệu text

• VD: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ

Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC công

trình XD, quy định:

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con

dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập hs, có chữ ký

của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hs thiết kế).

• + Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu

chuẩn hoặc quy định hiện hành. Các BVHC phải có dấu “Bản

vẽ hoàn công” của nhà thầu thi công XD và có danh mục bv.

• + Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án, vb phê

duyệt báo cáo KTKT (trường hợp chỉ phải lập báo cáo

KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phê duyệt thiết kế, vb

nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng…trường hợp không

còn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD có thể được lưu trữ dưới dạng

băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ

thành phần và nội dung hs lưu trữ.

* Đặc điểm đặc thù

• TLLTDN có nhiều loại hình phong phú, đặc biệt là

có tính đặc thù chuyên môn cao. Do đó, khác với

các cơ quan hành chính. Trong các DN, tài liệu hành

chính không chiếm số lượng đa số mà chủ yếu là

các tài liệu chuyên môn. Mỗi DN tuỳ theo đặc thù

chuyên môn lại hình thành những loại hình tài liệu

riêng. Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ

yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo, DN thương mại

thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có

liên quan đến qúa trình KD…Điều này sẽ gây khó

khăn cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu

của DN.

• Một số vb của DN đã được mẫu hóa như các

mẫu bảng biểu kế toán, thuế. Đặc biệt một số

nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ

thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ.

• TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản

sao hợp pháp nhưng có thể lưu trữ dưới

những dạng thức phong phú, hiện đại như

ở dạng băng từ, đĩa từ.

• Nhiều hs trong DN được hình thành theo

trình tự thủ tục hành chính quy định.

• VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày

29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành

Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, có quy định

như sau:

• Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo

quy định của Chế độ này là bản chính các tài

liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị

về kế toán, bao gồm:

• Chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc và

chứng từ ghi sổ

• Sổ kế toán, gồm: sổ kế toán chi tiết, thẻ kế

toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

• Báo cáo tài chính, gồm: báo cáo tài chính

tháng, qúy, năm.

• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: là

các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập

chứng từ kế toán, các tài liệu liên quan

đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh

tế, hợp đồng liên doanh, hợp đồng vay…),

các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ lợi tức,

các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân

sách, sử dụng vốn, kinh phí, các tài liệu

liên quan đến nghĩa vụ thuế với NN, các

tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài

sản….

• Các tài liệu liệu kế toán nếu được ghi

chép trên máy, trên vật mang tin như

băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

khi đưa vào lưu trữ phải được in ra

giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý

theo quy định của NN về tài liệu kế

toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký,

con dấu)

• Ví dụ: Hồ sơ đăng ký KD của DN tư nhân (được

quy định trong Điều 16 của Luật doanh nghiệp)

bao gồm các vb, tài liệu sau:

• Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống nhất do cơ

quan ĐKKD có thẩm quyền quy định

• Bản sao Giấy chứng minh ND, hộ chiếu hoặc

chứng thực cá nhân hợp pháp khác

• VB xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền đối với DN kinh doanh ngành, nghề

mà theo quy định của PL phải có vốn pháp định.

• Chứng chỉ hành nghề của Giám đốc và cá nhân

khác đối với DN KD ngành, nghề mà theo quy

định của PL phải có chứng chỉ hành nghề.

3. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT doanh nghiệp

• 3.1 Đối với doanh nghiệp

• Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo

DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời,

chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý,

điều hành sản xuất KD của các DN.

• Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản

lý, điều hành của DN mà qua đó DN rút ra

bài học sau mỗi thành công hay thất bại của

hoạt động sản xuất KD.

• TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết

riêng về kỹ thuật, công nghệ quản lý.

• Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt

động KD đúng pháp luật của DN khi có

thanh tra, kiểm tra của cơ quan NN có

thẩm quyền

• Giúp DN phục dựng lại truyền thống của

DN sau nhiều năm hoạt động, xây dựng

được hình ảnh của DN.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2