Hiểu đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ

Ảnh minh họa

.

Tại Điều 9, Luật Lưu trữ đã quy định: “Người được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết theo dõi và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…” và quy định về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trách nhiệm về thu thập, nộp lưu…

.
Như vậy, hoàn toàn có thể thấy rằng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đã luật hóa. Theo đó, lập hồ sơ là việc làm liên tục và là nghĩa vụ và trách nhiệm công vụ so với công chức, viên chức khi thao tác hình thành ra tài liệu .
.
Bà Đỗ Thị Thanh, Vụ trưởng Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội, cho biết, trong những năm gần đây, nhân viên trong cơ quan Văn phòng Quốc hội nhìn chung đã ngày càng chú trọng hơn so với công tác lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, vẫn còn không ít cán bộ, công chức, viên chức thao tác bằng văn bản hoặc có tương quan đến công văn sách vở đều cho rằng khi xử lý việc làm xong thì coi như mọi chuyện kết thúc và việc lập hồ sơ việc làm là thuộc về nghĩa vụ và trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ .
.
Do vậy, thực trạng cán bộ, công chức, viên chức trong quy trình thực thi trách nhiệm được giao không triển khai việc lập hồ sơ còn tương đối nhiều hoặc lập nhưng chất lượng hồ sơ không cao, không cung ứng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật của một hồ sơ, lẫn lộn tài liệu có giá trị với tài liệu không có giá trị … Cuối năm, đống tài liệu được bó gói, cho vào thùng, vào cặp và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ buộc phải làm thay cán bộ, công chức lập hồ sơ việc làm. Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ không trực tiếp xử lý việc làm, không nắm được diễn biến vấn đề trong từng hồ sơ vì vậy không hề lập hồ sơ đúng chuẩn và khó khăn vất vả trong việc Phục hồi hồ sơ theo đúng quá trình hình thành tự nhiên của tài liệu .
.
Theo ông Hoàng Ngọc Khanh, Chánh Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Thừa Thiên – Huế, mặc dầu công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, sống sót song song với chiều dài lịch sử dân tộc của dân tộc bản địa, chiều dài lịch sử vẻ vang hình thành của những cơ quan, tổ chức triển khai và nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai thuộc về tổng thể những cá thể trong một cơ quan, tổ chức triển khai. Nhưng hiện nay, trong tâm lý của số ít người xem nhẹ công tác này, coi đó là việc làm của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những chăm sóc, chú trọng, góp vốn đầu tư xứng danh. Đây là tâm lý, là ý niệm chưa đúng khi nhìn nhận về công tác văn thư, lưu trữ, thiết yếu phải được nhìn nhận lại .
.
Từ năm 2007 quay trở lại trước, Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Thừa Thiên Huế vẫn còn thực trạng tài liệu tích đống, bó gói, chưa được sắp xếp chỉnh lý và giao nộp về lưu trữ cơ quan. Từ năm 2007 đến 2010, công tác tích lũy hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Thừa Thiên Huế đã được tổ chức triển khai triển khai hàng tháng, mặc dầu Luật lưu trữ pháp luật về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan : “ … trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày việc làm kết thúc hoặc trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày khu công trình được quyết toán so với hồ sơ, tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản … ”. Sau 2 năm triển khai tổ chức triển khai thu nhận tài liệu lưu trữ hàng tháng, Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Thừa Thiên Huế lại mạnh dạn tổ chức triển khai triển khai tích lũy hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngay sau khi tài liệu được ký phát hành ( hàng ngày tích hợp hàng quý ). Theo đó, lao lý 100 % công chức, viên chức cơ quan tráng lệ triển khai việc giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan. Nhờ đó, công tác lưu trữ đã dần đi vào nề nếp, đã phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ, không còn thực trạng tích đống, bó gói .

.

Về yếu tố này, bà Nguyễn Thị Thủy, Phó Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính, VPCP, cho biết, nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, chỉ huy và toàn thể cán bộ, công chức VPCP đặc biệt quan trọng chú trọng công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu. Công tác lập hồ sơ hiện hành được nhân viên cơ quan triển khai tốt, bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ. Trong những năm gần đây, cán bộ, công chức VPCP thực thi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tráng lệ và đúng thời hạn. Hàng năm, rất nhiều đơn vị chức năng đạt tỷ suất 100 % cán bộ, công chức triển khai việc nộp lưu .
.
Từ 2012, VPCP khởi đầu ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý việc làm, cùng với tài liệu giấy còn có tài liệu điện tử. Tuy nhiên, mức độ rất đầy đủ của hồ sơ điện tử còn nhờ vào vào đặc thù việc làm cần giải quyết và xử lý và nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên khi tham gia lập hồ sơ trên mạng. Nhiều nhân viên lập hồ sơ điện tử còn sơ sài, chỉ có những văn bản đến, phiếu trình, văn bản phát hành. Các văn bản như quan điểm phối hợp, quan điểm chỉ huy … vẫn bộc lộ hầu hết trên bản giấy. Điều này gây khó khăn vất vả không nhỏ cho cán bộ lưu trữ khi tiếp đón và giải quyết và xử lý nhiệm vụ so với khối tài liệu này .
.
Cán bộ, công chức trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm không thực thi lập hồ sơ hoặc có lập nhưng chất lượng không cao, không phân phối theo những tiêu chuẩn kỹ thuật của một hồ sơ. Một tình hình hiện nay, đó là hồ sơ nhân viên lập phần đông chưa có biên mục, không có chứng từ kết thúc, nhiều tài liệu trong hồ sơ là bản sao chụp, hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy nhiều khi không thống nhất …
.
Đồng chí Nguyễn Tiến Dũng, Phó Chánh Văn phòng Ban Cán sự Đảng nhà nước cũng nhấn mạnh vấn đề rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không hề thiếu trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai và đó là việc làm của cả tập thể chứ không riêng một cá thể nào. Việc lập và bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu là vật chứng cho những việc làm mà cán bộ, công chức, viên chức đã làm, đã theo dõi, đã hoàn thành xong. Việc quản trị, lữu trữ, bảo mật thông tin tốt hồ sơ là góp thêm phần nâng cao năng lượng và chất lượng của hoạt động giải trí quản trị, quản lý của cơ quan. Hơn nữa, những tài liệu thời điểm ngày hôm nay sẽ có giá trị cho tương lai nên rất cần có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó .
.
Tại VPCP, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng quan trọng, phản ánh quy trình chỉ huy, quản lý của nhà nước, Thủ tướng nhà nước và bộc lộ quy trình hoạt động giải trí của VPCP. Do đó, so với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật thông tin hồ sơ, tài liệu càng có ý nghĩa. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ để góp thêm phần tăng cường hoạt động giải trí của cơ quan, giữ gìn bí hiểm của Đảng, Nhà nước …

.

Theo chiến sỹ Nguyễn Tiến Dũng, trong thời hạn qua, công tác văn thư, lưu trữ tại VPCP được nâng lên một bước, ship hàng hiệu suất cao hoạt động giải trí chỉ huy quản lý và điều hành của nhà nước, Thủ tướng nhà nước và cơ quan VPCP. Để đưa công tác này chuyên nghiệp hơn nữa và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự biến hóa nhận thức của không ít người, cần sự chung tay, góp phần và sự nhìn nhận, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này .
.

Hoàng Anh

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2