Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.

Số hóa tài liệu là gì ?

Hình thức chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến

Thông thường tất cả chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm .. vv tất cả chúng ta hoàn toàn có thể cất giữ cẩn trọng để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng yếu tố đó chỉ xử lý khi tài liệu của tất cả chúng ta ít, và có khoảng trống để dữ gìn và bảo vệ, giả sử tất cả chúng ta muốn lưu trữ kho kỹ năng và kiến thức của quả đât, hay đơn thuần một công ty muốn lưu giữ tổng thể hợp đồng tài liệu cho những phòng ban của công ty gồm có kế toán, HCNS, kinh doanh thương mại … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có trách nhiệm lưu trữ tài liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau những hợp đồng hoàn toàn có thể phải sử dụng chung thực trạng thất thoát, mất hoàn toàn có thể tránh khỏi .

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tối ưu, với số hóa dữ liệu giúp xử lý việc lưu trữ, truy xuất, san sẻ hay tìm kiếm thông tin rất là thuận tiện. Cắt giảm ngân sách tối đa cho việc quản trị và khoảng trống lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp tất cả chúng ta hoàn toàn có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh động trong việc quy đổi sang những dạng tài liệu số khác nhau .

Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số: 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử :
– Giảm khoảng trống lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quy trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời hạn tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh gọn
– Tăng cường năng lực bảo mật thông tin thông tin
– Nâng cao hiệu suất cao việc làm do tập hợp những thông tin đưa đến một cách nhanh gọn và kịp thời .
– Ngân sách chi tiêu quản lý và vận hành và quản trị thấp và hiệu suất cao .

 Những điều cần làm khi số hóa tài liệu

Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể  chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các  máy scan tài liệu đồng thời  khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp: 

– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ? 

– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng chừng thời hạn bao lâu .
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì ? ( truy vấn, quản lý và vận hành hiệu suất cao, tăng lệch giá … )
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan ?
– Bạn cần chất lượng scan ? ( độ phân giải ?, 1 mặt hay 2 mặt ? … )
– Loại định dạng đầu ra mong ước của bạn ? ( TIFF, JPEG, PDF … ? )
– giá thành để triển khai số hóa dữ liệu ?

Bạn có thể tìm hiểu về công ty số hóa tại đây: Nhà cung cấp giải pháp số hóa hàng đầu Việt Nam

Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ tiên tiến là một bước quan trọng để năng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí kinh doanh thương mại cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước vô hiệu phiền phức của sách vở ra những quá trình hoạt động giải trí để tạo ra một thiên nhiên và môi trường kinh doanh thương mại năng động là một việc làm xác nhận và thiết yếu nhất .

Dịch vụ số hóa tài liệu ở đâu uy tín

FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hàng đầu. Với trang bị nền hạ tầng cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống. 

Hãy liên hệ số hotline 0904 805 255 để được tư vấn về số hóa tài liệu hiệu quả

Chi phí số hóa tài liệu

Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…

Ngoài ra bạn có thể tham khảo dịch vụ số hóa tài liệu của công ty FSI – Liên hệ hotline : 0904 805 255 để được tư vấn

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2