Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp

Mục lục:

Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại gia tài có giá trị như những gia tài khác của doanh nghiệp. Chính thế cho nên, việc sắp xếp, lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ những tủ sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ rất cần được chú trọng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể giúp bạn !

Tầm quan trọng  của những tủ tài liệu, hồ sơ văn phòng

Những chiếc tủ tài liệu cứng nhắc, vô chi vô giác mà lại tác động trực tiếp phụ vụ cho hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của cả doanh nghiệp:

– Để doanh nghiệp hoạt động giải trí được phải có những hồ sơ, sách vở tài liệu làm cơ sở địa thế căn cứ, theo dõi, thay thế sửa chữa, chỉ huy cho hoạt động giải trí sản xuất – kinh doanh thương mại đúng kế hoạch, đúng tiềm năng đề ra .
– Hồ sơ, tài liệu giúp việc nghiên cứu và điều tra tình hình, tổng kết kinh nghiệm tay nghề, thiết kế xây dựng nên chương trình kế hoạch hoạt động giải trí một cách không thiếu, thuyết phục nhất. Qua đó mà góp thêm phần tăng trưởng hoạt động giải trí ngày càng hoàn hảo, hiệu suất cao hơn cho doanh nghiệp .
– Các hoạt động giải trí đơn cử của doanh nghiệp như : thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, sản phẩm & hàng hóa, tiền vốn đều trải qua việc quản trị tủ hồ sơ, tài liệu của nhân viên cấp dưới .
– Ngoài ra, việc thiết kế xây dựng những kế hoạch sản xuất, kinh doanh thương mại, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp phần của tài liệu, hồ sơ lưu trữ .
– Những nhà chỉ huy doanh nghiệp đặc biệt quan trọng cần tới một vài chiếc tủ tài liệu dù lớn hay nhỏ. Việc thống nhất chỉ huy về mặt nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh thương mại nhằm mục đích giúp hoạt động giải trí của doanh nghiệp được thuận tiện và mục tiêu đều cần sự trợ giúp của tài liệu văn phòng. Các bộ phận, phòng ban cũng từ đó mà nắm được thành phần, số lượng, tình hình của bộ phận mình để có phương hướng chỉ huy hài hòa và hợp lý .
– Hồ sơ, tài liệu là dẫn chứng xác nhận, so sánh đúng mực trong những trường hợp thiết yếu .

Chọn tủ sắt đựng tài liệu văn phòng loại nào hợp lý?

Nắm bắt được tầm quan trọng của những gia tài này rồi, bạn đừng nghĩ việc lưu trữ chúng trong từng file hay tủ nhỏ hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí được. Chắc chắn tủ file nhỏ không hề tiết kiệm ngân sách và chi phí được bằng việc bạn sử dụng tủ đựng tài liệu lớn đâu. Vậy nên, tốt nhất là :
– Chọn tủ hồ sơ di động có nhiều ngăn : với tủ nhiều ngăn hoàn toàn có thể chứa được mọi hồ sơ với mọi kích cỡ khác nhau, nhân viên cấp dưới văn phòng cũng thuận tiện quản trị, phân loại, tìm kiếm bằng cách dán giấy bên ngoài. Việc nhìn trực quan sẽ thuận tiện hơn rất nhiều .

–         Chọn tủ treo tường: nếu bạn lo lắng vì diện tích lưu trữ nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo tài liệu. Loại tủ này vừa tiết kiệm diện tích lại có giá thành khá rẻ, giải quyết được nhiều hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ. Hoặc bạn có thể tận dụng diện tích bằng cách ghép nhiều tủ file nhỏ thành chiếc tủ lớn.

Xem thêm : Tủ sắt hòa phát 3 buồng đa năng tích hợp tủ tài liệu và tủ quần áo

Hướng dẫn 3 Bước lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong tủ sắt

Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản trị rất đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên 1 số ít tiêu chuẩn nhất định. Việc phân loại khoa học, hài hòa và hợp lý giúp cho việc quản trị, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu suất cao đem lại quyền lợi thiết thực. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ .

Về cơ bản hoàn toàn có thể phân loại theo :

6 loại hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp nào cũng có

1. Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

– Các văn bản quy phạm pháp luật những lao lý thông tư của ban chỉ huy doanh nghiệp … ( hồ sơ nguyên tắc ) .
– Những hồ sơ tài liệu về những cuộc họp, những hội nghị, đại hội người lao động hàng năm .
– Các công văn, sách vở ” đi ” và “ đến ” hàng năm .
– Hồ sơ, tài liệu về việc shopping trang thiết bị, gia tài, máy móc, sản phẩm & hàng hóa …
– Báo cáo sơ kết, tổng kết về những mặt hoạt động giải trí của doanh nghiệp .
– Các loại sách vở, văn bản khác .

2. Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

– Hồ sơ về việc xây dựng doanh nghiệp ( đơn xin xây dựng, quyết định hành động xây dựng, giấy phép kinh doanh thương mại và những tài liệu khác có tương quan ) .
– Tài liệu và những quyết định hành động chỉ định, bầu cử ban chỉ huy doanh nghiệp, công dụng trách nhiệm đơn cử .

– Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.

– Các quyết định hành động khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
– Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động …
– Hồ sơ cá thể của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp ( sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định hành động nâng lương … ) .

3. Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

– Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động giải trí sản xuất – kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .
– Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý .
– Hồ sơ về những hợp đồng kinh tế tài chính, hợp đồng thương mại, mua và bán sản phẩm & hàng hóa, loại sản phẩm …
– Các tài liệu khác có tương quan đến hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại .

4. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

– Hồ sơ phong cách thiết kế mẫu mã mẫu sản phẩm, ĐK bản quyền, chiếm hữu .
– Tài liệu về máy móc, thiết bị, quá trình công nghệ tiên tiến, những sáng tạo, nâng cấp cải tiến kỹ thuật công nghệ tiên tiến …
– Các tài liệu khác có tương quan .

5. Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

– Văn bản quy phạm pháp luật, lao lý hướng dẫn về công tác làm việc kinh tế tài chính, kế toán .
– Hồ sơ dự trù, quyết toán kinh phí đầu tư .
– Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê gia tài, kiểm tra kinh tế tài chính hàng năm .
– Hồ sơ về kế hoạch kinh tế tài chính, Báo cáo kinh tế tài chính .
– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán …

6. Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh gọn, tiết kiệm chi phí thời hạn. Nên sắp xếp theo cách như sau :

–     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

–     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

–     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

Bước 3: Lập danh mục quản lý

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách mạng lưới hệ thống hồ sơ của đơn vị chức năng. Nhờ vào hạng mục này mà tất cả chúng ta hoàn toàn có thể sắp xếp, quản trị và tra cứu hồ sơ nhanh gọn .
– Tạo một hạng mục đơn cử, đúng mực : Bạn nên tạo một hạng mục đơn cử và đưa sơ đồ đó vào máy tính .
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng tính năng siêu link ( Hyperlink ) để link với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ tất cả chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt công dụng siêu link .

    +  Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Khi cần tìm bạn hoàn toàn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy .
– Danh mục hồ sơ phải được update tiếp tục : Không phải đưa hạng mục xong là xong mà bạn cần phải so sánh, update tiếp tục khi có sự bổ trợ những hồ sơ mới .

Công việc sắp xếp, quản lý những tủ tài liệu, tủ hồ sơ tưởng như đơn giản nhưng lại rất khó khăn. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu văn phòng để quản lý, khái thác và sử dụng phù hợp sẽ góp phần tích cực thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường khốc liệt ngày nay.

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2