Những điều cần biết về quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp càng lớn thì lượng hồ sơ, sách vở cần lưu trữ càng nhiều. Lưu giữ hồ sơ là một khâu khá là quan trọng và cấp thiết trong những doanh nghiệp để phòng tránh được những rủi ro đáng tiếc không thiết yếu, cũng như giúp bạn thao tác hiệu suất cao hơn, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiết kiệm chi phí được nhiều thời hạn và ngân sách, tạo nên giá trị cho tương lai. Tuy nhiên để lưu trữ hồ sơ một cách, ngăn nắp, khoa học để tìm kiếm một cách nhanh gọn, thuận tiện thì không phải là điều thuận tiện. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ san sẻ đến bạn đọc quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp một cách chi tiết cụ thể nhất. Cùng tìm hiểu thêm nhé .

Tầm quan trọng của các loại hồ sơ trong doanh nghiệp

Hồ sơ sách vở là một loại gia tài có giá trị của doanh nghiệp, có ảnh hưởng tác động trực tiếp ship hàng cho hoạt động giải trí quản trị và sản xuất kinh doanh thương mại. Việc nhận thức đúng yếu tố này sẽ tạo cơ sở quản trị và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách tương thích, khoa học. Bởi vì phải có những hồ sơ tài liệu làm địa thế căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa thay thế, chỉ huy hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại sao cho đúng với kế hoạch, mục tiêu đã đề ra .

Đồng thời, chúng còn giúp cho việc nghiên cứu tình hình, thống kê, kiểm tra, thiết lập vật tư, hàng hóa, tiền vốn đều thông qua việc quản lý hồ sơ, tài liệu. Việc xây dựng các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiêu chuẩn và định mức cũng cần sự góp sức của tài liệu, hồ sơ lưu trữ. Đây được coi là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.

Những phương thức lưu trữ hồ sơ hiện nay

Vì là những sách vở quan trọng nên chúng được lưu trữ rất cẩn trọng và cụ thể. Chúng ta hoàn toàn có thể lưu trữ hồ sơ theo những phương pháp sau đây :

Lưu trữ trong thùng hồ sơ

Với những loại hồ sơ lâu năm cố định và thắt chặt, ít phải trích lục thì bạn nên lưu trữ trong những thùng hồ sơ có nắp đậy và sử dụng những mẩu giấy ghi chú cho từng loại hồ sơ khác nhau .

Lưu trữ trong tủ hồ sơ

Dùng những loại tủ để lưu trữ hồ sơ là một trong những cách làm được nhiều doanh nghiệp vận dụng lúc bấy giờ. Tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ tương thích với size và phân loại nghành nghề dịch vụ những loại hồ sơ cũng thuận tiện hơn. Bên ngoài mỗi ngăn bạn hãy dán giấy để chia theo từng loại để dễ quản trị và tìm kiếm .

Nếu văn phòng bạn không có nhiều diện tích quy hoạnh, bạn cũng hoàn toàn có thể dùng những tủ hồ sơ nhiều ngăn treo trên tường. Ưu điểm của loại tủ hồ sơ này là tiết kiệm chi phí khoảng trống, và chứa được khá nhiều hồ sơ .

Lưu trữ trong các loại bìa, bì đựng phù hợp

Tùy theo tính chất của hồ sơ dự án mà bạn chọn cho doanh nghiệp mình các loại bìa, bì đựng phù hợp. Với những loại hồ sơ lâu năm, ít phải lấy ra thì bạn có thể chọn những loại bìa còng. Bạn cũng có thể lưu trong những bì thư A4 có hoặc bằng kẹp giấy cũng được.  

Quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm nhiều loại và có giá trị khác nhau. Để lập và quản trị rất đầy đủ những hồ sơ bạn cần phải dựa trên 1 số ít tiêu chuẩn nhất định và có quy trình lưu trữ tương thích. Việc phân loại khoa học, hài hòa và hợp lý sẽ giúp cho việc quản trị, khai thác, sử dụng hồ sơ được hiệu suất cao đem lại quyền lợi thiết thực. Hồ sơ trong doanh nghiệp hiện được phân loại theo :

Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng

• Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp…
• Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
• Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
• Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
• Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
• Các loại giấy tờ, văn bản khác.

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

• Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp.
• Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
• Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
• Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động.
• Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
• Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp.

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

• Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
• Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
• Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

• Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
• Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

• Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
• Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
• Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
• Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
• Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…

Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Sắp xếp các loại hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Bạn có thể sắp xếp các loại hồ sơ theo cách như sau:

• Sắp xếp theo thời gian: sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
• Sắp xếp theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
• Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
• Sắp xếp theo phòng ban, lĩnh vực.

Lập danh mục quản lý

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách mạng lưới hệ thống, khoa học hồ sơ của doanh nghiệp. Thông qua những hạng mục này, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp, quản trị và tra cứu hồ sơ một cách nhanh gọn. Bạn nên tạo một hạng mục đơn cử, đưa sơ đồ đó vào máy tính để khi cần tìm bạn hoàn toàn có thể tra nhanh trên đó và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy. Danh mục hồ sơ phải được update liên tục khi có sự bổ trợ những hồ sơ mới .

Cách lưu trữ hồ sơ

Bạn nên lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và hoàn toàn có thể dùng bút đánh số ở ngoài những hồ sơ lưu trữ. Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự. Hoặc cũng hoàn toàn có thể tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh. Dùng tính năng dẫn link để link với tập tin hình ảnh cần lưu. Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với thư mục cụ thể .

Theo dõi và cập nhật

Đây là quy trình bạn cần phải đặc biệt quan trọng chú trọng, liên tục update những bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, hạng mục lưu trữ. Bổ sung những chứng từ, sách vở còn thiếu trong những bộ hồ sơ hiện có và kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông tin trước 1 – 2 ngày .
Công việc sắp xếp, quản trị hồ sơ tưởng như đơn thuần nhưng lại rất khó khăn vất vả. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu để quản trị, khai thác và sử dụng tương thích sẽ góp thêm phần tích cực thôi thúc sự quản lý và vận hành và tăng trưởng của doanh nghiệp. Hy vọng với những san sẻ từ bài viết trên đây bạn sẽ chớp lấy được quy trình lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp lúc bấy giờ .
Phần mềm quản trị bán hàng Salekit chúc bạn thành công xuất sắc .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2