Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

Quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ ? Những sách vở, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính ? Chế độ quản trị hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp ? Ý nghĩa của việc lưu giữ tài liệu của Doanh nghiệp ? Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp ?

Tóm tắt câu hỏi:

Tôi vừa vào làm tại bộ phận văn thư của công ty TNHH Bắc Việt. Khi tôi vào làm thì được người làm trước bàn giao toàn bộ sổ sách. Hiện nay khi kiểm tra lại thì tôi phát hiện thiếu một số giấy tờ liên quan đến việc công nhận tài sản của công ty. Như vậy tôi có bắt buộc phải bổ sung những giấy tờ đó vào kho lưu trữ không? Cám ơn luật sư đã tư vấn!

Hiện nay, bất kể cơ quan, doanh nghiệp hay những tổ chức triển khai đều có những tài liệu lưu trữ và bắt buộc phải lưu trữ theo quy định của pháp lý. Các tài liệu lưu trữ đó khi sử dụng phải tuân thủ theo những quy định và so với những tài liệu lưu trữ của Doanh nghiệp thì có những Chế độ quản trị hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp dựa trên quy định của pháp lý. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ cung ứng những thông tin cụ thể về yếu tố này.

Cơ sở pháp lý:

Luật Lưu Trữ 2011 Luật Doanh Nghiệp 2020

Luật sư tư vấn pháp luật Doanh nghiệp trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Như tất cả chúng ta hiểu thì lưu trữ đó là việc giữ những thông tin về những nội dung, những nghành khác nhau với những mục tiêu để ship hàng những nhu yếu sử dụng khi thiết yếu. Đối với việc lưu trữ thì những cơ quan tổ chức triển khai hay cá thể có những quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định của pháp lý đơn cử tại Điều 29. Quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ Luật Lưu trữ quy định : 1. Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để ship hàng công tác làm việc, điều tra và nghiên cứu khoa học, lịch sử dân tộc và những nhu yếu chính đáng khác .

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, công việc, tài sản mới nhất năm 2022

2. Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể khi sử dụng tài liệu lưu trữ có những nghĩa vụ và trách nhiệm sau đây : a ) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu lưu trữ ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, trình làng, trích dẫn tài liệu lưu trữ ; b ) Không xâm phạm quyền lợi của Nhà nước, quyền và quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể ; c ) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp lý ; d ) Thực hiện những quy định của Luật này, nội quy, quy định của cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu lưu trữ và những quy định khác của pháp lý có tương quan. 3. Cơ quan, tổ chức triển khai có tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ và trách nhiệm sau đây : a ) Chủ động trình làng tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản trị ; b ) Hằng năm thanh tra rà soát, thông tin tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độ mật đã được giải mật .

Xem thêm: Mẫu đơn trình báo mất giấy tờ, tài liệu, tài sản mới nhất

Như vậy pháp lý đã quy định đơn cử về quyền sử dụng tài liệu lưu trữ của Cơ quan, tổ chức triển khai và những cá thể để bảo vệ được Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để ship hàng công tác làm việc, điều tra và nghiên cứu khoa học, lịch sử vẻ vang và những nhu yếu chính đáng tức là sử dụng không vi phạm quy định của pháp lý. Ngoài ra song song với đó là những quy định về nghĩa vụ và trách nhiệm khi Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể khi sử dụng tài liệu lưu trữ như Không xâm phạm quyền lợi của Nhà nước, quyền và quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể, hay Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp lý và những quy định như trên nhằm mục đích bảo vệ sử dụng tài liệu lưu trữ đúng cách để hạn chế những sai phạm trong sử dụng những loại tài liệu này.

2. Những giấy tờ, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính

Những sách vở, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ tại trụ sở chính hoặc khu vực khác quy định trong Điều lệ công ty. Thời hạn lưu trữ thực thi theo quy định của pháp lý có tương quan. Cụ thể như sau : 1. Điều lệ công ty ; quy định quản trị nội bộ của công ty ; sổ ĐK thành viên hoặc sổ ĐK cổ đông 2. Văn bằng bảo lãnh quyền sở hữu công nghiệp ; giấy ghi nhận ĐK chất lượng mẫu sản phẩm ; giấy phép và giấy ghi nhận khác ; 3. Tài liệu, sách vở xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty ; 4. Biên bản họp Hội đồng thành viên, những quyết định hành động của doanh nghiệp ; 5. Bản cáo bạch để phát hành sàn chứng khoán ;

Xem thêm: Xử phạt hành vi không khai báo lưu trú của khách sạn, nhà nghỉ

6. Báo cáo của Ban trấn áp, Kết luận của cơ quan thanh tra, Tóm lại của tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán ;

7. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

8. Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp là 05 năm sau khi chấm hết Hợp đồng. Như vậy pháp lý quy định về Những sách vở, tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ theo quy định là những loại sách vở có giá trị về mặt pháp lý vì nó tương quan tới những yếu tố quan trọng của những Doanh nghiệp như Tài liệu, sách vở xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty hay Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính hằng năm là những loại sách vở có đặc thù bắt buộc phải có theo quy định vì trong những trường hợp rủi ro đáng tiếc hay theo pháp lý quy định về kiểm tra và quản trị những thông tin về Doanh nghiệp những loại sách vở không được tuân thủ sẽ bị giải quyết và xử lý theo quy định của pháp lý. Chính vì Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị ship hàng hoạt động giải trí thực tiễn, trong những điều tra và nghiên cứu khoa học, những quy định lịch sử vẻ vang được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ gồm có bản gốc, bản chính ; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế sửa chữa bằng bản sao hợp pháp. Ngoài ra Lưu ý so với những móc Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp là 05 năm sau khi chấm hết Hợp đồng, theo đó thì sau thời hạn đó những tài liệu, hồ sơ lao động của doanh nghiệp sẽ được chuyển đi hoặc hủy theo quy định của pháp lý. Hiện nay thời hạn lưu trữ tài liệu sẽ nhờ vào vào loại tài liệu, theo đó có hai loại thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu là : dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và dữ gìn và bảo vệ có thời hạn. Bảo quản vĩnh viễn vận dụng so với tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào vào thời hạn gồm có tài liệu về đường lối, chủ trương, chủ trương, cương lĩnh, kế hoạch ; đề án, dự án Bất Động Sản, chương trình tiềm năng, trọng điểm vương quốc ; về nhà đất và những tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được dữ gìn và bảo vệ tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc khi đến hạn theo quy định của pháp lý về lưu trữ. và Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được triển khai theo quy định của pháp lý về lưu trữ .

Xem thêm: Sử dụng giấy tờ, tài liệu giả có phạm tội không? Bị xử phạt như thế nào?

3. Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

Luật sư tư vấn:

Điều 11 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định về chính sách lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp như sau : “ Tùy theo mô hình, doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu sau đây : a ) Điều lệ công ty ; quy định quản trị nội bộ của công ty ; sổ ĐK thành viên hoặc sổ ĐK cổ đông ; b ) Văn bằng bảo lãnh quyền sở hữu công nghiệp ; giấy ghi nhận ĐK chất lượng mẫu sản phẩm ; giấy phép và giấy ghi nhận khác ; c ) Tài liệu, sách vở xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty ; d ) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ; những quyết định hành động của doanh nghiệp ; đ ) Bản cáo bạch để phát hành sàn chứng khoán ;

Xem thêm: Kinh doanh lưu trú là gì? Điều kiện đối với kinh doanh dịch vụ lưu trú du lịch?

e ) Báo cáo của Ban trấn áp, Kết luận của cơ quan thanh tra, Tóm lại của tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán ; g ) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính hằng năm. ” Như vậy, tài liệu, sách vở xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty là một trong những sách vở bắt buộc phải được lưu trữ. Do đó, trong trường hợp này, khi bạn được chuyển giao lại sách vở nhưng thiếu sách vở tương quan đến việc xác nhận quyền sở hữu tài sản thì bạn phải báo ngay với giám đốc công ty để bổ trợ sách vở quan trọng này, bảo vệ chính sách lưu trữ tài liệu của công ty. Ngoài ra, bạn cũng cần thông tin kịp thời cho cấp trên để có giải pháp thích hợp và kịp thời để có giải pháp tìm hiểu cũng như giải quyết và xử lý hành vi làm mất, thất lạc sách vở quan trọng của công ty mình. Theo quy định của pháp lý, công ty của bạn phải lưu giữ những tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 11 Luật doanh nghiệp 2020 tại trụ sở chính hoặc khu vực khác được quy định trong Điều lệ công ty ; thời hạn lưu giữ thực thi theo quy định của pháp lý có tương quan.

4. Ý nghĩa của việc lưu giữ tài liệu của Doanh nghiệp

– Đối với việc Việc lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng điều này được biểu lộ qua những ý nghĩa sau : + Thứ nhất, bảo vệ được những nhu yếu của pháp lý về lưu trữ tài liệu. + Thứ hai, tạo thuận tiện cho doanh nghiệp khi kiểm tra, chớp lấy nội dung, khối lượng văn bản của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp biết cách sắp xếp và trấn áp tài liệu để hoàn toàn có thể thuận tiện phân biệt tài liệu nào bị mất, bị thất lạc đồng thời giữ gìn được những bí hiểm của công ty .

Xem thêm: Tội làm giả và sử dụng con dấu, tài liệu của cơ quan tổ chức

+ Thứ ba, trải qua việc lưu trữ doanh nghiệp hoàn toàn có thể phân biệt tính quan trọng của tài liệu để phân loại và từ đó tạo thuận tiện cho quy trình tìm tài liệu. + Thứ tư, việc lưu trữ cũng góp thêm phần giúp những công ty nhanh gọn hoàn thành xong toàn bộ những hồ sơ có tương quan tới pháp lý.

5.

Xử phạt về lưu giữ và lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

Đối với việc Xử phạt việc không thực thi lưu giữ hồ sơ trong doanh nghiệp được quy định như sau :

Hiện nay hành vi không lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Ví dụ:

Trong hoạt động giải trí góp vốn đầu tư công : Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng so với hành vi cố ý hủy hoại, lừa dối, che giấu hoặc lưu giữ không rất đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ tương quan đến quyết định hành động chủ trương góp vốn đầu tư, quyết định hành động góp vốn đầu tư, tiến hành triển khai chương trình, dự án Bất Động Sản. Trong tổ chức triển khai và quản trị doanh nghiệp : Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng so với hành vi không lưu giữ những tài liệu tại trụ sở chính hoặc khu vực khác được quy định trong Điều lệ công ty. Ngoài ra nếu doanh nghiệp không lưu giữ tài liệu trong hoạt động giải trí tổ chức triển khai và quản trị của mình thì sẽ phải chịu giải pháp khắc phục hậu quả : Buộc lưu giữ tài liệu ( Điều 34 Nghị định 50/2016 / NĐ-CP ) Trên đây là nội dung chúng tôi tư vấn về yếu tố Chế độ quản trị hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp theo quy định của pháp lý và thông tin pháp lý kèm theo dựa trên quy định hiện hành.

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2