Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: Doanh nghiệp cần lưu trữ bao lâu, bằng hình thức nào? – Hóa đơn điện tử

Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm được quy định quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật là bao lâu, có những hình thức nào để theo dõi, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử?

1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào theo quy định của Tổng cục Thuế phát hành. Theo quy định tại Nghị định 123 / 2020, từ 01/07/2022, hàng loạt những doanh nghiệp phải quy đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử .
Theo chủ trương vận dụng hóa đơn điện tử trên toàn nước theo 2 tiến trình, nhiều tỉnh thành đã gần như hoàn thành xong kế hoạch. Điều đó có nghĩa là sắp tới những loại hóa đơn, kể cả hóa đơn đầu vào đều sẽ được quy đổi sang hóa đơn điện tử .

Theo Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm, tương tự như khi sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Điều 11, Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý quan tâm những nguyên tắc dưới đây :

• Hóa đơn điện tử phải được dữ gìn và bảo vệ, quản trị, lưu trữ bằng phương tiện đi lại điện tử .
• Doanh nghiệp được tự lựa chọn, vận dụng hình thức dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ hóa đơn điện tử tương thích với đặc trưng riêng và năng lực công nghệ tiên tiến nhưng phải bảo vệ tối thiểu 3 nhu yếu :

• Tính bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, toàn vẹn và khá đầy đủ thông tin : tin tức tuyệt đối không bị đổi khác, rơi lệch trong suốt quy trình thực thi dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ .
• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời hạn quy định theo pháp lý về kế toán .
• Hóa đơn điện tử lưu trữ phải in được ra bản giấy hoặc tra cứu được khi có nhu yếu .
• Hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ hoàn toàn có thể tiêu hủy nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền .

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.

3. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC, điều kiện kèm theo để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào :

• Đảm bảo đủ an toàn và đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng sau cuối là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn là thông tin trên hóa đơn điện tử còn vừa đủ và chưa bị đổi khác, ngoài những đổi khác về hình thức phát sinh trong quy trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử .

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

  Xem thêm: Cách bỏ lưu trữ tin nhắn Facebook Messenger trên điện thoại, máy tính – https://vh2.com.vn

Bên mua cũng cần lưu trữ hóa đơn điện tử .

4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Đối với bên mua, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào, bên mua hoàn toàn có thể sao chép hàng loạt tài liệu hóa đơn vào những thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD, … Ngoài ra, tài liệu hóa đơn điện tử còn hoàn toàn có thể lưu trữ trực tuyến để bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, thuận tiện khi cần tra cứu thông tin .
Hóa đơn điện tử gồm có tối thiểu 2 file luôn đi cùng nhau là bản bộc lộ của hóa đơn ( file PDF ) và file dữ liệu hóa đơn ( file XML ). Vì vậy, bên mua cũng hoàn toàn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là PDF và XML .

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Lưu ý : file PDF chỉ là bản bộc lộ của hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý .

Kết luận

Trên đây là quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào : Doanh nghiệp cần lưu trữ bao lâu, bằng hình thức nào. Chủ trương của Chính Phủ, Bộ Tài Chính là đến 1/7/2022 sẽ vận dụng hóa đơn điện tử trên khoanh vùng phạm vi cả nước nên những doanh nghiệp cần chú ý quan tâm nắm vững những quy định về hóa đơn điện tử nêu trên để tiến hành và sử dụng thuận tiện .

Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ : Số 15 Đặng Thùy Trâm – CG cầu giấy – Thành Phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH : 1900 4767 – 1900 4768

• Tel : 024.37545222

  Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

• Fax : 024.37545223
• Website : https://einvoice.vn/

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2