Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán (Cập nhật 2022)

Hiện nay, chứng từ kế toán là một loại giấy tờ quan trọng, liên quan sâu sắc tới hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chính vì vậy, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những vấn đề được pháp luật về tài chính điều chỉnh nhằm phù hợp với tính chất của loại giấy tờ này. Trong phạm vi bài viết dưới đây, ACC Group sẽ cung cấp tới quý khách hàng một số thông tin cơ bản về chứng từ kế toán cũng như thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán (Cập nhật 2022)

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

2. Chứng từ kế toán dùng để làm gì?

Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế tài chính được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm địa thế căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin bạn đầu của quản lí, những thông tin trong chứng từ được biểu lộ bằng những thước đo : hiện vật, lao động, giá trị. Chứng từ hoàn toàn có thể bằng sách vở hoặc bằng sự ghi nhận của những phương tiện đi lại điện tử. Chứng từ gồm nhiều loại, hoàn toàn có thể có giá và chuyển nhượng ủy quyền được ( gọi là chứng từ có giá ) hoặc chỉ phản ánh hoạt động giải trí kinh tế tài chính của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng ủy quyền. Chứng từ phải được lập theo trình tự, thủ tục do pháp lý về kế toán – thống kê quy định. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định và những yếu tố thiết yếu : tên chứng từ, ngày tháng năm lập, nội dung tóm tắt của vấn đề phản ánh, đối tượng người tiêu dùng gia tài được phản ánh và thước đo sử dụng ; chữ ký và họ tên của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ. Chứng từ được lập thành nhiều bản và luân chuyển qua những bộ phận tương quan để xác nhận, sử dụng theo tính năng. Tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà chủ thể quản trị phải dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ trong thời hạn do pháp lý quy định .

3. Các loại chứng từ kế toán?

– Chứng từ tương quan đến tiền mặt :
+ Phiếu thu : Chứng từ xác nhận việc thu tiền những mẫu sản phẩm, hành hóa mà người mua thanh toán giao dịch tại chỗ bằng tiền mặt .
+ Phiếu chi : Chứng từ xác nhận việc chi tiền mặt cho phía nhà đáp ứng để mua hàng hoá, nguyên vật liệu Giấy đề xuất giao dịch thanh toán .
+ Giấy ý kiến đề nghị tạm ứng
– Chứng từ tương quan đến Ngân hàng :
+ Giấy Báo Nợ / Báo Có của Ngân hàng .
+ Séc tiền mặt : Chứng từ sử dụng khi công ty phát hành séc nhu yếu nhân viên cấp dưới đi rút tiền từ thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước để nhập quỹ tiền mặt .
+ Ủy nhiệm chi : chứng từ sử dụng khi bạn giao dịch thanh toán cho nhà đáp ứng sản phẩm & hàng hóa bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng .
+ Chuyển tiền nội bộ : Chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ thông tin tài khoản tiền Nước Ta đồng sang thông tin tài khoản ngoại tệ. Việc quy đổi này là để tiện cho việc giao dịch thanh toán với những nhà cung ứng sản phẩm & hàng hóa quốc tế Tiền đang chuyển : Chứng từ biểu lộ rằng tiền từ người gửi đang được chuyển đến thông tin tài khoản người nhận, người nhận ở đây chính là những nhà cung ứng sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ …
– Chứng từ tương quan đến đến Mua hàng / Bán hàng :
+ Hoá đơn bán hàng : Chứng từ ghi lại việc bán thành công xuất sắc những mẫu sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên cấp dưới kế toán ghi nhận vào lệch giá .
+ Hoá đơn mua hàng : Chứng từ ghi lại việc việc mua những loại sản phẩm & hàng hóa, mẫu sản phẩm .
+ Hàng bán trả lại : Chứng từ đính kèm theo hoá đơn trả lại hàng của khách ( sử dụng so với những mẫu sản phẩm đã bán rồi nhưng bị khách trả lại vì một nguyên do nào đó ) .
+ Hàng mua trả lại : Chứng từ đính kèm theo hoá đơn đầu ra ghi lại đã việc mua sản phẩm & hàng hóa, loại sản phẩm nhưng rồi lại trả lại nhà phân phối .
+ Chứng từ kế toán được biểu lộ qua : Hóa đơn GTGT đầu vào / Hóa đơn GTGT đầu ra / Tờ khai hải quan / Phiếu Nhập Kho / Phiếu Xuất Kho / Biên bản chuyển giao / Bảng Báo giá / Đơn đặt hàng / Hợp đồng kinh tế tài chính / Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế tài chính .
– Chứng từ kế toán tương quan đến tiền lương : Bảng chấm công ; Bảng tính lương ; Bảng thanh toán giao dịch tiền lương, Hợp đồng lao động ; những Quy chế, quy định, …

4. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán?

Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán loại 05 năm, 10 năm và vĩnh viễn được quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174 / năm nay / NĐ-CP .

5. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đối với từng loại?

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán .
– Tài liệu kế toán dùng cho quản trị, quản lý của đơn vị chức năng kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .

– Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại mục (1) và (2) mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết cụ thể, những sổ kế toán chi tiết cụ thể, những sổ kế toán tổng hợp, báo cáo giải trình kinh tế tài chính tháng, quý, năm của đơn vị chức năng kế toán, báo cáo giải trình quyết toán, báo cáo giải trình tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .
– Tài liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia tài cố định và thắt chặt ; báo cáo giải trình tác dụng kiểm kê và nhìn nhận gia tài .
– Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng chủ góp vốn đầu tư, gồm có tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản triển khai xong thuộc nhóm B, C .
– Tài liệu kế toán tương quan đến xây dựng, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, quy đổi hình thức chiếm hữu, quy đổi mô hình doanh nghiệp hoặc quy đổi đơn vị chức năng, giải thể, phá sản, chấm hết hoạt động giải trí, kết thúc dự án Bất Động Sản .
– Tài liệu tương quan tại đơn vị chức năng như hồ sơ truy thuế kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của những tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán độc lập .
– Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn .
Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại những mục nêu trên mà pháp lý khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực thi lưu trữ theo quy định đó .

Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

– Đối với đơn vị chức năng kế toán trong nghành kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân những cấp phê chuẩn ; Hồ sơ, báo cáo giải trình quyết toán dự án Bất Động Sản hoàn thành xong thuộc nhóm A, dự án Bất Động Sản quan trọng vương quốc ; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng. Việc xác lập tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện thay mặt theo pháp lý của đơn vị chức năng kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định hành động trên cơ sở xác lập đặc thù sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng .
– Đối với hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm những tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế tài chính, bảo mật an ninh, quốc phòng. Việc xác lập tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện thay mặt theo pháp lý của đơn vị chức năng kế toán quyết định hành động địa thế căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa vĩnh viễn của tài liệu, thông tin để quyết định hành động cho từng trường hợp đơn cử và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác .

Qua bài viết trên, ACC Group đã cung cấp tới quý khách hàng những thông tin cơ bản về công tác lưu trữ chứng từ kế toán cũng như thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Mong rằng quý khách hàng đã nắm bắt được những thông tin trên và tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán một cách nghiêm túc.

Đánh giá post

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2