Quy chế văn thư lưu trữ năm 2022

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (121.21 KB, 19 trang )

UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ ABCD

Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ABCD, ngày
tháng 01 năm 2022

/QĐ-UBND

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD

BAN NHÂN DÂN XÃ ABCD
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm
2015;Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và
Luật chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ
Nội vụ hướng dân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức;
Theo đề nghị của cơng chức Văn phịng – Thống kê.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ xã ABCD.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Văn phịng HĐND&UBND xã, cán bộ, công chức, các ban
ngành liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
– UBND huyện (b/c);
– Phòng Nội vụ (b/c);
– TT Đảng ủy, TT HĐND xã (b/c);
– PCT UBND xã;
– Đoàn thể xã;
– Như điều 3;
– Lưu: VT.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Trần Bình Trọng

UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ ABCD

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ
Công tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng 01 năm 2022 của

UBND xã ABCD)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng: Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ được áp dụng
đối với cán bộ, công chức thuộc UBND xã ABCD.
2. Đối tượng điều chỉnh: Công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư gồm các công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động hàng ngày
của UBND xã; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ; thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.
Công tác lưu trữ gồm các công việc: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của HĐND, UBND xã.
Điều 2. Tổ chức, biên chế của văn thư, lưu trữ
1. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND xã là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn
liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ. Văn phịng HĐND-UBND xã quản lý và
thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Kho Lưu trữ của xã.
2. Bộ phận trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư thuộc Văn phịng
HĐND&UBND xã.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực
hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong q trình chỉ đạo,

điều hành, giải quyết cơng việc của các cơ quan.
4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng
theo quy định.
5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành.
6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan nhận được từ cơ
quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng
phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức.
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản,
được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản
điện tử.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn
bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc
bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc
phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức
và kỹ thuật quy định.
13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được
lập trong năm của cơ quan.
14. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những

nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây
dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban
hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
Điều 4. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Văn phòng HĐND-UBND xã chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND xã
chỉ đạo chung việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
xã; giải quyết khiếu naị, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ. Chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND xã trực tiếp thực hiện công tác
văn thư đảm bảo đúng các quy định của pháp luật.
Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm tham mưu giúp Văn phòng HĐNDUBND xã triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu

trữ. Đồng thời, quản lý Kho Lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như thu
thập, quản lý hồ sơ, tài liệu của mình; chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưa vào lưu trữ,
hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ khai thác có hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
Văn phịng HĐND-UBND xã có trách nhiệm:
– Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi.
– Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
– Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
– Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
– Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị;
các loại con dấu khác theo quy định.
5. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm triển khai và tổ chức
thực hiện các quy định của UBND xã về công tác văn thư, lưu trữ.
6. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trong q trình theo

dõi, giải quyết các cơng việc được giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc
mình giải quyết và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Điều 5. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
a. Văn bản của cơ quan phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định
của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
b. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung
tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
d. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử
lý.
đ. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
e. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý,
sử dụng theo quy định của pháp luật.
g. Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI, Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư
và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ
quan, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản
giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của
pháp luật.
Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan có liên quan
đến bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 8. Kinh phí cho hoạt động Văn thư và lưu trữ
Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch, dự trù kinh phí mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất như: Giá, tủ,
cặp, bìa hồ sơ…, chỉnh lý tài liệu (nếu có) theo nhu cầu của cơng tác văn thư, lưu
trữ. Trên cơ sở đó, phịng Tài chính-Kế hoạch cân đối nguồn kinh phí báo cáo
UBND xã xem xét duyệt cấp phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 9. Các hình thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND gồm:
– Nghị quyết của HĐND.
– Quyết định của UBND.
2. Văn bản hành chính.
Bao gồm các loại văn bản được liệt kê tại Mục I Phụ lục III ban hành kèm
theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác
văn thư.
3. Văn bản chuyên ngành.

Văn bản trao đổi với cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nước ngồi.
Điều 10. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Thể thức văn bản
– Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020, Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và
biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định số
154/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản QPPL.
– Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 8, 9 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các mẫu trình bày văn bản tại
Mục II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Văn bản chuyên ngành của cơ quan, đơn vị thuộc xã thực hiện thống nhất theo
hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
– Văn bản trao đổi với các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nước ngoài thực
hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và thông lệ quốc tế.
– Văn bản của các cơ quan, đơn vị ban hành thống nhất sử dụng phông chữ
Tiếng Việt: Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt
Nam TcVN 6909:2001, màu đen.
2. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số
trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Viết hoa trong văn
bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II, Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được

thực hiện theo quy định tại Phụ lục III, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính
phủ.
Điều 11. Soạn thảo văn bản
– Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân xã thực hiện theo quy định tại Chương VIII, Chương IX,
Chương X, Chương XI, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 (được
sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020).
– Quy trình soạn thảo văn bản hành chính:
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền
giao cho cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm
quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo
văn bản đến cá nhân soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi
chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 12. Duyệt bản thảo văn bản
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa,
bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đối với văn bản giấy: Trước khi trình lãnh đạo UBND xã ký ban hành.
Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối cùng của nội dung văn bản (sau
dấu ./.); đề xuất mức độ “khẩn” “mật” (nếu có) trình người ký văn bản quyết
định.
Văn phòng HĐND-UBND xã giúp Chủ tịch UBND xã kiểm tra lần cuối
và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của
UBND xã và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Khi trình ký mà người có thẩm quyền ký văn bản chưa đồng ý và có ý kiến
cần chỉnh sửa về nội dung thì người soạn thảo chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh lại
trước khi ký ban hành.
2. Đối với văn bản điện tử: Phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật
trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ
Thông tin và Truyền thông.
Điều 14. Ký ban hành văn bản
1. Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, đơn
vị ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường
hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay
cấp trưởng.
2. Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ
quan, đơn vị. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được thay mặt tập
thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị những văn bản theo ủy quyền của
người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn

thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được
ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo
thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan.
4. Người đứng đầu cơ quan có thể giao cấp phó ký thừa lệnh một số loại
văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao
ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế
công tác văn thư của cơ quan, đơn vị.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do
mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng
dùng các loại mực dễ phai.
7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí,
hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đi
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối
với văn bản giấy); ký số của cơ quan, đơn vị (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 16. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời

gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01
vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu
văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản
giấy và văn bản điện tử.
a. Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm
pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
b. Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy định.
c. Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy
định.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện
sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành đượcthực hiện
bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 17. Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thơng tin cần thiết
của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
a. Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng
ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính
phủ.
b. Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ
các
trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước. Việc chuyển, nhận văn bản điện tử có nội dung bí mật nhà nước trên
mạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông được thực hiện theo quy định

pháp luật về cơ yếu.
Điều 18. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ
mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn đối với văn bản giấy

a. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi
nhận của văn bản.
b. Việc đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được
thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị
định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 19. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
3. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn
bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời
gian và nơi nhận (theo Khoản 1, Điều 4 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày
28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật
Nhà nước).
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi,
thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng
có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính
bằng cơng văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
a. Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi,
bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu
hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông
báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm
quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm
quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và
phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ
quan thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.
Điều 20. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a. Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu
ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
b. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc.
2. Lưu văn bản điện tử
a. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn
vị ban hành văn bản.
b. Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị
định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan
thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên
quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5,
Điều 19 Quyết định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến.

2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 22. Tiếp nhận văn bản đến
1. Đối với văn bản giấy
a. Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong
bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan
báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản.
b. Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ
quan, đơn vị thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu
“ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc đơn vị đồn thể trong cơ
quan, đơn vị thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì). Những bì
văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư
cơ quan để đăng ký.
c. Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Đối với văn bản điện tử
a. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và tồn vẹn của văn bản
điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a
khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản phải trả lại cho
cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc
dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải
quyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản.
c. Cơ quan, đơn vị nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong
ngày cho cơ quan, đơn vị gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ
thống.
Điều 23. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các
thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào
của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại
Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ những
loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian
tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
b. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ
đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ.
c. Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử và đăng ký vào Hệ thống.
Trường hợp văn bản đến là văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn
bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu
quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ
các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để
quản lý.
4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước (Khoản 2, Điều 4 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật Nhà nước).
Điều 24. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và

chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ
đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn
vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung
văn bản.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, đơn
vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối
hợp và thời hạn giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào
mục “Chuyển” trong dấu “ĐÊN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại
Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Sau khi có ý kiến chỉ đạo
giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư
cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được
giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký
nhận văn bản.
4.Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan
trìnhvăn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ
thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến
chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị
hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản
giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển

văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì
giải quyết.
Điều 25. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp
thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ
quan, đơn vị. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải
quyết ngay.
Mục 3
SAO VĂN BẢN
Điều 26. Các hình thức bản sao
1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản
điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp
từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b. Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in
từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
c. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số
hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.
2. Sao lục
a. Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn
bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b. Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a. Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ
văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện
tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b. Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần
nội dung văn bản cần trích sao.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Điều 27. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định
tại Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 28. Thẩm quyền sao văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc sao văn bản do cơ
quan, đơn vị ban hành, văn bản do các cơ quan, đơn vị khác gửi đến và quy định
thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 29. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, đơn vị phê duyệt, được ban
hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Điều 30. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, đơn vị.
b. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết
cơng việc.
2. Mở hồ sơ
a. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ
sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b. Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban
hành.

c. Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được
giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số
và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a. Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b. Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo
quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện,
kết thúc hồ sơ.
c. Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ
có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d. Đối với hồ sơ điện tử: Cơ quan, đơn vị đã áp dụng được thì người lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thơng tin cịn thiếu. Việc biên mục
văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 31. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng
thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a. Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ
ngày cơng trình được quyết tốn.
b. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a. Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ
quan giữ mỗi loại 01 bản.
b. Đối với hồ sơ điện tử: : Cơ quan, đơn vị đã áp dụng thì quy định cụ thể
như sau:
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện
nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý
hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Điều 32. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
1. Văn phòng UBND- HĐND xã tham mưu cho Chủ tịch UBND xã trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ tại UBND xã.
– Các CB,CC thuộc UBND xã thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu của các nhân.
– Trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ
sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu
trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
– Cán bộ, công chức cá nhân trong cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu
những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu
trữ cơ quan (Kho Lưu trữ xã).
– Trường hợp cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ
quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại

gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
– Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị
trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao
tồn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình cơng tác cho cơ quan, đơn vị
theo quy chế của cơ quan, đơn vị.
Chương V
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 33. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ
quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo
quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a. Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan, đơn vị tại trụ sở cơ quan, đơn vị.
b. Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho
người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản.
c. Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành
và bản sao văn bản.
d. Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực
hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật và
khóa bí mật.
Điều 34. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu

a. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
màu đỏ theo quy định.
b. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
c. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được
đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tiêu đề phụ lục.
d. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do
người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn
bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các
văn bản điện tử do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn
bản điện tử.
Chương VI CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức Lưu trữ có nhiệm vụ đơn vị thu
thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ UBND xã, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho Lưu trữ UBND xã.
3. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Đơn vị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 36. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của HĐND, UBND xã phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và

bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý
a. Không phân tán phông lưu trữ;
b. Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của HĐND
và UBND xã.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a. Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b. Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c. Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d. Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 37. Xác định giá trị tài liệu
1. Văn phịng UBND- HĐND xã có nhiệm vụ tham mưu xây dựng Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo UBND xã ký ban hành sau khi có ý
kiến tham gia của cơ quan, đơn vị có liên quan.
2. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
bằng số năm.
3. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
bằng số năm cụ thể;
b. Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 38. Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng xác định giá

trị tài liệu, thành phần gồm:
+ Văn phòng UBND- HĐND xã – Chủ tịch
+ Đại diện đơn vị, cá nhân có tài liệu đưa ra xét huỷ – Ủy viên
+ Đại diện Lưu trữ cơ quan – Ủy viên
Điều 39. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
Lãnh đạo UBND xã quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại kho Lưu trữ
UBND xã
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị thuộc Danh mục cơ quan, đơn vị nguồn nộp lưu tài liệu vào kho
Lưu trữ cơ quan đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thẩm định tài liệu hết
giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lãnh
đạo UBND xã quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu
và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

a. Quyết định thành lập Hội đồng;
b. Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị;
c. Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng
thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d. Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, đơn vị có tài liệu
hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e. Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
g. Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h. Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại kho Lưu trữ xã ít
nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 40. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng UBNDHĐND xã tham mưu Lãnh đạo UBND xã nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
Mục 2
BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ UBND xã do các
công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài
liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào kho Lưu
trữ UBND xã và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ UBND xã. Kho lưu trữ
phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm
bảo an toàn cho tài liệu.
3. Văn phịng UBND- HĐND xã có trách nhiệm thực hiện các quy định về
bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực
hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo
mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với
từng loại tài liệu lưu trữ.
Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài
liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm
tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 42. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài địa bàn xã đều được
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cơng vụ và các nhu cầu riêng
chính đáng.

2. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc cơ quan, đơn vị của xã; đối
tượng khai thác ngoài địa bàn xã nghiên cứu tài liệu vì mục đích cơng vụ phải có

giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chủ tịch UBND
xã xác nhận.
3. Cán bộ, công chức, viên chức khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích
riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu
và phải được được Chủ tịch UBND xã xác nhận.
Điều 43. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ UBND xã.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử.
4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 44. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lãnh đạo UBND xã cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu
trữ. trong kho Lưu trữ của UBND xã đối với cán bộ, công chức, viên chức trực
thuộc UBND xã và các cơng chức, viên chức có nhu cầu chính đáng.
Cán bộ, cơng chức, viên chức được Lãnh đạo UBND xã giao quản lý, khai
thác, phụ trách Kho lưu trữ UBND xã được phép cho các đối tượng sử dụng tài
liệu bằng các hình thức như nghiên cứu tại kho, mượn, sao, chụp… một cách hiệu
quả, đảm bảo an tồn thơng tin tài liệu.
Điều 45. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Kho Lưu trữ UBND xã phải có Nội quy phịng lưu trữ.
2. Nội quy Phòng lưu trữ bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a. Thời gian mở, đóng cửa;
b. Những vật dụng được và khơng được mang vào phịng đọc;
Quy định phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng
dẫn;

c) Không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu và thông tin tra cứu khi chưa
được phép;
d. Ngoài các quy định trên, cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có
liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định
về phòng chống cháy nổ của UBND xã.
e. Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ UBND xã phải lập các Sổ nhập,
xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu
lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 46. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, UBND các xã,
thị trấn thuộc UBND xã
Cán bộ công chức UBND các xã có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực
hiện quy chế này.
Điều 47. Trách nhiệm của Văn phòng UBND- HĐND xã.
Văn phịng UBND- HĐND xã có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực
hiện Quy chế này.

Trong q trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ
sung, Cán bộ, công chức, viên chức, cá nhân phản ánh về UBND xã (qua Văn
phòng UBND- HĐND xã) để sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp theo quy
định./.

lưu trữ xã ABCD.Điều 2. Quyết định này có hiệu lực hiện hành kể từ ngày ký. Điều 3. Văn phịng HĐND&UBND xã, cán bộ, công chức, những banngành tương quan chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành Quyết định này. /. Nơi nhận : – Ủy Ban Nhân Dân huyện ( b / c ) ; – Phòng Nội vụ ( b / c ) ; – TT Đảng ủy, TT HĐND xã ( b / c ) ; – PCT Ủy Ban Nhân Dân xã ; – Đoàn thể xã ; – Như điều 3 ; – Lưu : VT.TM. UỶ BAN NHÂN DÂNCHỦ TỊCHTrần Bình TrọngUỶ BAN NHÂN DÂNXÃ ABCDCỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcQUY CHẾCông tác Văn thư, lưu trữ xã ABCD ( Ban hành kèm theo Quyết định số / QĐ-UBND ngày tháng 01 năm 2022 củaUBND xã ABCD ) Chương IQUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1. Phạm vi vận dụng và đối tượng người dùng điều chỉnh1. Phạm vi vận dụng : Quy chế về công tác làm việc văn thư, lưu trữ được áp dụngđối với cán bộ, công chức thuộc Ủy Ban Nhân Dân xã ABCD. 2. Đối tượng kiểm soát và điều chỉnh : Công tác văn thư, lưu trữCông tác văn thư gồm những việc làm : Soạn thảo, phát hành văn bản ; quảnlý văn bản và những tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí hàng ngàycủa Ủy Ban Nhân Dân xã ; quản trị và sử dụng con dấu ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ ; thiết bị lưu khóa bí hiểm trong cơng tác văn thư. Công tác lưu trữ gồm những việc làm : Thu thập, chỉnh lý, xác lập giá trị, dữ gìn và bảo vệ, thống kê và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động giải trí của HĐND, Ủy Ban Nhân Dân xã. Điều 2. Tổ chức, biên chế của văn thư, lưu trữ1. Công tác quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND xã là đầu mối tổ chức triển khai thực thi những việc làm về nhiệm vụ chuyên mônliên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ. Văn phịng HĐND-UBND xã quản trị vàthực hiện những nhiệm vụ tương quan đến Kho Lưu trữ của xã. 2. Bộ phận trực tiếp triển khai trách nhiệm công tác làm việc văn thư thuộc Văn phịngHĐND và Ủy Ban Nhân Dân xã. Điều 3. Giải thích từ ngữ1. “ Văn bản ” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn từ hoặcký hiệu, hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và được trình bàyđúng thể thức, kỹ thuật theo pháp luật. 2. “ Văn bản chuyên ngành ” là văn bản hình thành trong quy trình thựchiện hoạt động giải trí trình độ, nhiệm vụ của một lao lý. 3. “ Văn bản hành chính ” là văn bản hình thành trong q trình chỉ huy, điều hành quản lý, xử lý cơng việc của những cơ quan. 4. “ Văn bản điện tử ” là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lậphoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạngtheo pháp luật. 5. “ Văn bản đi ” là tổng thể những loại văn bản do cơ quan phát hành. 6. “ Văn bản đến ” là tổng thể những loại văn bản do cơ quan nhận được từ cơquan, tổ chức triển khai, cá thể khác gửi đến. 7. “ Bản thảo văn bản ” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằngphương tiện điện tử hình thành trong quy trình soạn thảo một văn bản của cơquan, tổ chức triển khai. 8. “ Bản gốc văn bản ” là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bảnđiện tử. 9. “ Bản chính văn bản giấy ” là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức vănbản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 10. “ Bản sao y ” là bản sao khá đầy đủ, đúng mực nội dung của bản gốc hoặcbản chính văn bản, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật pháp luật. 11. “ Bản sao lục ” là bản sao rất đầy đủ, đúng mực nội dung của bản sao y, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật lao lý. 12. “ Bản trích sao ” là bản sao đúng mực phần nội dung của bản gốc hoặcphần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình diễn theo thể thứcvà kỹ thuật lao lý. 13. “ Danh mục hồ sơ ” là bảng kê có mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến đượclập trong năm của cơ quan. 14. “ Hồ sơ ” là tập hợp những văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về mộtvấn đề, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc có đặc thù chung, hình thànhtrong q trình theo dõi, xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi, công dụng, nhiệmvụ của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể. 15. “ Lập hồ sơ ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongq trình theo dõi, xử lý cơng việc của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể theo nhữngnguyên tắc và giải pháp nhất định. 16. “ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử ” là Hệ thống thông tin được xâydựng với công dụng chính để thực thi việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, banhành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan trên môi trường tự nhiên mạng ( sau đây gọi chung là Hệ thống ). Điều 4. Trách nhiệm quản trị, triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ1. Văn phòng HĐND-UBND xã chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân xãchỉ đạo chung việc thực thi những lao lý của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưutrữ. Kiểm tra việc thực thi những pháp luật về công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại UBNDxã ; xử lý khiếu naị, tố cáo và giải quyết và xử lý vi phạm pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân xã trực tiếp thực thi công tácvăn thư bảo vệ đúng những pháp luật của pháp lý. Cán bộ, cơng chức có nghĩa vụ và trách nhiệm tham mưu giúp Văn phòng HĐNDUBND xã tiến hành triển khai những văn bản của nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưutrữ. Đồng thời, quản trị Kho Lưu trữ và thực thi những nhiệm vụ lưu trữ như thuthập, quản trị hồ sơ, tài liệu của mình ; chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưa vào lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ và kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu Giao hàng khai thác có hiệu quảtài liệu lưu trữ. Văn phịng HĐND-UBND xã có nghĩa vụ và trách nhiệm : – Đăng ký, thực thi thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi. – Tiếp nhận, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giao văn bản đến. – Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và ship hàng việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. – Quản lý Sổ ĐK văn bản. – Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng ; những loại con dấu khác theo pháp luật. 5. Thủ trưởng những cơ quan, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm tiến hành và tổ chứcthực hiện những pháp luật của Ủy Ban Nhân Dân xã về công tác làm việc văn thư, lưu trữ. 6. Cán bộ, công chức, viên chức những cơ quan, đơn vị chức năng trong q trình theodõi, xử lý những cơng việc được giao phải có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ cơng việcmình xử lý và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo lao lý. Điều 5. Nguyên tắc, nhu yếu quản trị công tác làm việc văn thư1. Nguyên tắcCông tác văn thư được triển khai thống nhất theo lao lý của pháp lý. 2. Yêu cầua. Văn bản của cơ quan phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩmquyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo quy địnhcủa pháp lý : Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực thi theo quy địnhcủa Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. b. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được quản trị tập trungtại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp đón, ĐK, trừ những loại văn bảnđược ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý. c. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Vănbản đến có những mức độ khẩn : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọichung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khinhận được. d. Văn bản phải được theo dõi, update tự động hóa trạng thái gửi, nhận, xửlý. đ. Người được giao xử lý, theo dõi việc làm của cơ quan, đơn vị chức năng cótrách nhiệm lập hồ sơ về việc làm được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan. e. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng phải được quản trị, sử dụng theo lao lý của pháp lý. g. Hệ thống phải phân phối những pháp luật tại phụ lục VI, Nghị định số30 / 2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về cơng tác văn thưvà những pháp luật của pháp lý có tương quan. Điều 6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơquan, đơn vị chức năng theo pháp luật của pháp lý có giá trị pháp lý như bản gốc văn bảngiấy. 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải cung ứng không thiếu những pháp luật củapháp luật. Điều 7. Bảo vệ bí hiểm nhà nước trong công tác làm việc văn thư, lưu trữMọi hoạt động giải trí trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan có liên quanđến bí hiểm nhà nước phải thực thi theo những pháp luật của pháp lý hiện hành vềbảo vệ bí hiểm nhà nước. Điều 8. Kinh phí cho hoạt động giải trí Văn thư và lưu trữHàng năm, Văn phòng HĐND-UBND xã có nghĩa vụ và trách nhiệm kiến thiết xây dựng kếhoạch, dự trù kinh phí đầu tư shopping những trang thiết bị, cơ sở vật chất như : Giá, tủ, cặp, bìa hồ sơ …, chỉnh lý tài liệu ( nếu có ) theo nhu yếu của cơng tác văn thư, lưutrữ. Trên cơ sở đó, phịng Tài chính-Kế hoạch cân đối nguồn kinh phí đầu tư báo cáoUBND xã xem xét duyệt cấp ship hàng công tác làm việc văn thư, lưu trữ. Chương IICÔNG TÁC VĂN THƯMục 1SO ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNĐiều 9. Các hình thức văn bản1. Văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và Ủy Ban Nhân Dân gồm : – Nghị quyết của HĐND. – Quyết định của UBND. 2. Văn bản hành chính. Bao gồm những loại văn bản được liệt kê tại Mục I Phụ lục III phát hành kèmtheo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tácvăn thư. 3. Văn bản chuyên ngành. Văn bản trao đổi với cơ quan, đơn vị chức năng hoặc cá thể nước ngồi. Điều 10. Thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản1. Thể thức văn bản – Văn bản quy phạm pháp luật triển khai theo lao lý của Luật Ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật năm năm ngoái và Luật sửa đổi, bổ trợ một số ít điều củaLuật phát hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020, Nghị định số34 / 2016 / NĐ-CP ngày 14/5/2016 của nhà nước pháp luật cụ thể một số ít điều vàbiện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định số154 / 2020 / NĐ-CP ngày 31/12/2020 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ một số ít điềucủa Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14/5/2016 của nhà nước Quy định chitiết 1 số ít điều và giải pháp thi hành Luật phát hành văn bản QPPL. – Văn bản hành chính triển khai theo lao lý tại Điều 8, 9 Nghị định số30 / 2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước và những mẫu trình diễn văn bản tạiMục II Phụ lục III phát hành kèm theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP. Văn bản chuyên ngành của cơ quan, đơn vị chức năng thuộc xã thực thi thống nhất theohướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản trị ngành, nghành nghề dịch vụ. – Văn bản trao đổi với những cơ quan, đơn vị chức năng hoặc cá thể quốc tế thựchiện theo những pháp luật hiện hành của pháp lý và thông lệ quốc tế. – Văn bản của những cơ quan, đơn vị chức năng phát hành thống nhất sử dụng phông chữTiếng Việt : Times New Roman của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn ViệtNam TcVN 6909 : 2001, màu đen. 2. Kỹ thuật trình diễn văn bảnKỹ thuật trình diễn văn bản gồm có : Khổ giấy, kiểu trình diễn, định lềtrang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình diễn những thành phần thể thức, sốtrang văn bản. Kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính được triển khai theo quyđịnh tại Phụ lục I, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. Viết hoa trong vănbản hành chính được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục II, Nghị định30 / 2020 / NĐ-CP của nhà nước. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính đượcthực hiện theo pháp luật tại Phụ lục III, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của Chínhphủ. Điều 11. Soạn thảo văn bản – Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dânvà Ủy ban nhân dân xã thực thi theo pháp luật tại Chương VIII, Chương IX, Chương X, Chương XI, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm ngoái ( đượcsửa đổi, bổ trợ một số ít điều theo Luật sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của LuậtBan hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020 ). – Quy trình soạn thảo văn bản hành chính : 1. Căn cứ tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu, nội dung của vănbản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng hoặc người có thẩm quyềngiao cho cá thể chủ trì soạn thảo văn bản. 2. Cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản triển khai những việc làm : Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo ; tích lũy, giải quyết và xử lý thơng tin có tương quan ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thứcvà kỹ thuật trình diễn. Đối với văn bản điện tử, cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bảnngoài việc triển khai những nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệukèm theo ( nếu có ) vào Hệ thống và update những thông tin thiết yếu. 3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ trợ bản thảo văn bản, người có thẩmquyền cho quan điểm vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảovăn bản đến cá thể soạn thảo văn bản để chuyển cho cá thể được giao nhiệmvụ soạn thảo văn bản. 4. Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trướcngười đứng đầu đơn vị chức năng và trước pháp lý về bản thảo văn bản trong phạm vichức trách, trách nhiệm được giao. Điều 12. Duyệt bản thảo văn bản1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần thay thế sửa chữa, bổ trợ thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định hành động. Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành1. Đối với văn bản giấy : Trước khi trình chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân xã ký phát hành. Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về độ chínhxác của nội dung văn bản, ký nháy / tắt vào ở đầu cuối của nội dung văn bản ( saudấu. /. ) ; đề xuất kiến nghị mức độ “ khẩn ” “ mật ” ( nếu có ) trình người ký văn bản quyếtđịnh. Văn phòng HĐND-UBND xã giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân xã kiểm tra lần cuốivà chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành văn bản củaUBND xã và phải ký nháy / tắt vào vị trí ở đầu cuối ở “ Nơi nhận ”. Khi trình ký mà người có thẩm quyền ký văn bản chưa đồng ý chấp thuận và có ý kiếncần chỉnh sửa về nội dung thì người soạn thảo chỉnh sửa, bổ trợ hoàn hảo lạitrước khi ký phát hành. 2. Đối với văn bản điện tử : Phải bảo vệ nhu yếu về thể thức và kỹ thuậttrình bày theo lao lý của Bộ Nội vụ, về định dạng theo pháp luật của BộThông tin và Truyền thông. Điều 14. Ký ban hành văn bản1. Cơ quan, đơn vị chức năng thao tác theo chính sách thủ trưởngNgười đứng đầu cơ quan có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản do cơ quan, đơnvị phát hành ; hoàn toàn có thể giao cấp phó ký thay những văn bản thuộc nghành nghề dịch vụ được phâncông đảm nhiệm và một số ít văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trườnghợp cấp phó được giao đảm nhiệm, quản lý và điều hành thì triển khai ký như cấp phó ký thaycấp trưởng. 2. Cơ quan, đơn vị chức năng thao tác theo chính sách tập thểNgười đứng đầu cơ quan đại diện thay mặt tập thể chỉ huy ký những văn bản của cơquan, đơn vị chức năng. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng được thay mặt đại diện tậpthể, ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng những văn bản theo ủy quyền củangười đứng đầu và những văn bản thuộc nghành nghề dịch vụ được phân công đảm nhiệm. 3. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được triển khai bằng văn bản, giới hạnthời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không đượcủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa chuyển nhượng ủy quyền được triển khai theothể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan. 4. Người đứng đầu cơ quan hoàn toàn có thể giao cấp phó ký thừa lệnh một số ít loạivăn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giaoký thừa lệnh phải được lao lý đơn cử trong quy chế thao tác hoặc quy chếcông tác văn thư của cơ quan, đơn vị chức năng. 5. Người ký văn bản phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về văn bản domình ký phát hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trướcpháp luật về hàng loạt văn bản do cơ quan, đơn vị chức năng phát hành. 6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơngdùng những loại mực dễ phai. 7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực thi ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo pháp luật tại Phụ lục I, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư. Chương IIIQUẢN LÝ VĂN BẢNMục 1QU ẢN LÝ VĂN BẢN ĐIĐiều 15. Trình tự quản trị văn bản đi1. Cấp số, thời hạn phát hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị chức năng, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, ( đốivới văn bản giấy ) ; ký số của cơ quan, đơn vị chức năng ( so với văn bản điện tử ). 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 5. Lưu văn bản đi. Điều 16. Cấp số, thời hạn ban hành văn bản1. Số và thời hạn phát hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thờigian phát hành văn bản của cơ quan, đơn vị chức năng trong năm ( mở màn liên tục từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm ), số và ký hiệuvăn bản của cơ quan, đơn vị chức năng là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bảngiấy và văn bản điện tử. a. Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật : Mỗi loại văn bản quy phạmpháp luật được cấp mạng lưới hệ thống số riêng. b. Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lýngành, nghành pháp luật. c. Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng quyđịnh. 2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực hiệnsau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo. Văn bản mật được cấp mạng lưới hệ thống số riêng. 3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời hạn phát hành đượcthực hiệnbằng tính năng của Hệ thống. Điều 17. Đăng ký văn bản đi1. Việc ĐK văn bản bảo vệ vừa đủ, đúng mực những thơng tin cần thiếtcủa văn bản đi. 2. Đăng ký văn bản : Văn bản được ĐK bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. a. Đăng ký văn bản bằng sổVăn thư cơ quan ĐK văn bản vào sổ ĐK văn bản đi. Mẫu sổ đăngký văn bản đi theo pháp luật tại Phụ lục IV, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của Chínhphủ. b. Đăng ký văn bản bằng Hệ thốngVăn bản được ĐK bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủcáctrường thông tin theo mẫu sổ ĐK văn bản đi, đóng sổ để quản trị. 3. Văn bản mật được ĐK theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí mậtnhà nước. Việc chuyển, nhận văn bản điện tử có nội dung bí hiểm nhà nước trênmạng Internet, mạng máy tính và mạng viễn thông được thực thi theo quy địnhpháp luật về cơ yếu. Điều 18. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị chức năng và dấu chỉ độmật, mức độ khẩn1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị chức năng và dấu chỉ độ mật, mức độkhẩn so với văn bản giấya. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác lập ở phần nơinhận của văn bản. b. Việc đóng dấu cơ quan, đơn vị chức năng và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, đượcthực hiện theo pháp luật tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. 2. Ký số của cơ quan, đơn vị chức năng so với văn bản điện tửKý số của cơ quan, đơn vị chức năng được triển khai theo lao lý tại Phụ lục I Nghịđịnh 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. Điều 19. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi1. Văn bản đi phải triển khai xong thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hànhtrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Vănbản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. 3. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo vệ bí hiểm nội dung của vănbản theo pháp luật của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước, đúng số lượng, thờigian và nơi nhận ( theo Khoản 1, Điều 4 Nghị định số 26/2020 / NĐ-CP ngày28 / 02/2020 của nhà nước pháp luật chi tiết cụ thể 1 số ít điều của Luật bảo vệ bí mậtNhà nước ). 3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, sửa chữa thay thế bằng văn bản có hình thức tương tự. Văn bản đã phát hành nhưngcó sai sót về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành phải được đính chínhbằng cơng văn của cơ quan, đơn vị chức năng phát hành văn bản. 4. Thu hồi văn bảna. Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. b. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông tin thuhồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị tịch thu trên Hệ thống, đồng thời thôngbáo qua Hệ thống để bên gửi biết. 5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩmquyền : Văn thư cơ quan thực thi in văn bản đã được ký số của người có thẩmquyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị chức năng để tạo bản chính văn bản giấy vàphát hành văn bản. 6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy : Văn thư cơquan thực thi số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị chức năng. Điều 20. Lưu văn bản đi1. Lưu văn bản giấya. Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấungay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự ĐK. b. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc. 2. Lưu văn bản điện tửa. Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơnvị phát hành văn bản. b. Cơ quan, đơn vị chức năng có Hệ thống phân phối theo pháp luật tại Phụ lục VI Nghịđịnh 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước và những lao lý của pháp lý có liên quanthì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. Cơ quan, đơn vị chức năng có Hệ thống chưa phân phối theo lao lý tại Phụ lục VINghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước và những lao lý của pháp lý có liênquan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo lao lý tại khoản 5, Điều 19 Quyết định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ việc làm. Mục 2QU ẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾNĐiều 21. Trình tự quản trị văn bản đến1. Tiếp nhận văn bản đến. 2. Đăng ký văn bản đến. 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Điều 22. Tiếp nhận văn bản đến1. Đối với văn bản giấya. Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, thực trạng bì, dấu niêm phong ( nếucó ), nơi gửi ; so sánh số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trongbì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường, Văn thư cơ quanbáo ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý và thơng báo cho nơi gửi văn bản. b. Tất cả văn bản giấy đến ( gồm có cả văn bản có dấu chỉ độ mật ) gửi cơquan, đơn vị chức năng thuộc diện ĐK tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ ĐẾN ”. Đối với văn bản gửi đích danh cá thể hoặc đơn vị chức năng đồn thể trong cơquan, đơn vị chức năng thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận ( khơng bóc bì ). Những bìvăn bản gửi đích danh cá thể, nếu là văn bản tương quan đến việc làm chung củacơ quan, đơn vị chức năng thì cá thể nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển lại cho Văn thưcơ quan để ĐK. c. Mẫu dấu “ ĐẾN ” được thực thi theo lao lý tại Phụ lục IV Nghị định30 / 2020 / NĐ-CP của nhà nước. 2. Đối với văn bản điện tửa. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác nhận và tồn vẹn của văn bảnđiện tử và triển khai tiếp đón trên Hệ thống. b. Trường hợp văn bản điện tử không phân phối những lao lý tại điểm akhoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị chức năng nhận văn bản phải trả lại chocơ quan, đơn vị chức năng gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặcdấu hiệu không bình thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm giảiquyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản. c. Cơ quan, đơn vị chức năng nhận văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm thông tin ngay trongngày cho cơ quan, đơn vị chức năng gửi về việc đã nhận văn bản bằng tính năng của Hệthống. Điều 23. Đăng ký văn bản đến1. Việc ĐK văn bản đến phải bảo vệ khá đầy đủ, rõ ràng, đúng chuẩn cácthơng tin thiết yếu theo mẫu sổ ĐK văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vàocủa dữ liệu quản trị văn bản đến. Những văn bản đến không được ĐK tạiVăn thư cơ quan thì đơn vị chức năng, cá thể khơng có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý, trừ nhữngloại văn bản đến được ĐK riêng theo lao lý của pháp lý. 2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời giantiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. 3. Đăng ký văn bảnVăn bản được ĐK bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. b. Đăng ký văn bản đến bằng sổVăn thư cơ quan ĐK văn bản vào sổ ĐK văn bản đến. Mẫu sổđăng ký văn bản đến theo lao lý tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020 / NĐ-CP củaChính phủ. c. Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thốngVăn thư cơ quan tiếp đón văn bản điện tử và ĐK vào Hệ thống. Trường hợp văn bản đến là văn bản giấy, Văn thư cơ quan thực thi số hóa vănbản đến theo lao lý tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. Văn thư cơ quan update vào Hệ thống những trường thông tin nguồn vào của dữ liệuquản lý văn bản đến theo pháp luật tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020 / NĐ-CP củaChính phủ. Văn bản đến được ĐK vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủcác trường thông tin theo mẫu Sổ ĐK văn bản đến, ký nhận và đóng sổ đểquản lý. 4. Văn bản mật được ĐK theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí mậtnhà nước ( Khoản 2, Điều 4 Nghị định số 26/2020 / NĐ-CP ngày 28/02/2020 củaChính phủ pháp luật cụ thể 1 số ít điều của Luật bảo vệ bí hiểm Nhà nước ). Điều 24. Trình, chuyển giao văn bản đến1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất làtrong ngày thao tác tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ huy xử lý vàchuyển giao cho đơn vị chức năng hoặc cá thể được giao giải quyết và xử lý. Trường hợp đã xác lập rõđơn vị hoặc cá thể được giao giải quyết và xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơnvị, cá thể giải quyết và xử lý theo quy chế công tác làm việc văn thư của cơ quan, đơn vị chức năng. Văn bản đếncó dấu chỉ những mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhậnđược. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ đúng mực và giữ bí hiểm nội dungvăn bản. 2. Căn cứ nội dung của văn bản đến ; quy chế thao tác của cơ quan, đơnvị ; công dụng, trách nhiệm và kế hoạch công tác làm việc được giao cho đơn vị chức năng, cá thể, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý. Đối với văn bản liên quanđến nhiều đơn vị chức năng hoặc cá thể thì xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì, phốihợp và thời hạn xử lý. 3. Trình, chuyển giao văn bản giấy : Ý kiến chỉ huy xử lý được ghi vàomục “ Chuyển ” trong dấu “ ĐÊN ” hoặc Phiếu xử lý văn bản đến theo mẫu tạiPhụ lục IV Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. Sau khi có quan điểm chỉ đạogiải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thưcơ quan để ĐK bổ trợ thông tin, chuyển cho đơn vị chức năng hoặc cá thể đượcgiao xử lý. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị chức năng, cá thể phải kýnhận văn bản. 4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống : Văn thư cơ quantrìnhvăn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ huy xử lý trên Hệ thống. Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý văn bản đến trên Hệthống và update vào Hệ thống những thông tin : Đơn vị hoặc người nhận ; ý kiếnchỉ đạo, trạng thái giải quyết và xử lý văn bản ; thời hạn xử lý ; chuyển văn bản cho đơn vịhoặc cá thể được giao xử lý. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bảngiấy thì Văn thư cơ quan thực thi trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyểnvăn bản giấy đến đơn vị chức năng hoặc cá thể được người có thẩm quyền giao chủ trìgiải quyết. Điều 25. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy xử lý kịpthời văn bản đến và giao người có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải quyếtvăn bản đến. 2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị chức năng hoặc cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm nghiêncứu, xử lý văn bản đến theo thời hạn lao lý tại quy chế thao tác của cơquan, đơn vị chức năng. Những văn bản đến có dấu chỉ những mức độ khẩn phải được giảiquyết ngay. Mục 3SAO VĂN BẢNĐiều 26. Các hình thức bản sao1. Sao y gồm : Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bảnđiện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. a. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực thi bằng việc chụptừ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy. b. Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực thi bằng việc intừ bản gốc văn bản điện tử ra giấy. c. Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được triển khai bằng việc sốhóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị chức năng. 2. Sao lụca. Sao lục gồm : Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ vănbản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b. Sao lục được thực thi bằng việc in, chụp từ bản sao y. 3. Trích saoa. Trích sao gồm : Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từvăn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điệntử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b. Bản trích sao được triển khai bằng việc tạo lập lại khá đầy đủ thể thức, phầnnội dung văn bản cần trích sao. 4. Thể thức và kỹ thuật trình diễn bản sao y, sao lục, trích sao được thựchiện theo lao lý tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước. Điều 27. Giá trị pháp lý của bản saoBản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực thi theo đúng quy địnhtại Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính. Điều 28. Thẩm quyền sao văn bản1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng quyết định hành động việc sao văn bản do cơquan, đơn vị chức năng phát hành, văn bản do những cơ quan, đơn vị chức năng khác gửi đến và quy địnhthẩm quyền ký những bản sao văn bản. 2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước được triển khai theoquy định của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước. Chương IVLẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUANĐiều 29. Lập Danh mục hồ sơDanh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng phê duyệt, được banhành vào đầu năm và gửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan làm địa thế căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực thi theo pháp luật tại Phụ lục V Nghị định30 / 2020 / NĐ-CP của nhà nước. Điều 30. Lập hồ sơ1. Yêu cầua. Phản ánh đúng công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng, cơ quan, đơn vị chức năng. b. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hoặc trình tự giải quyếtcơng việc. 2. Mở hồ sơa. Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm có nghĩa vụ và trách nhiệm mở hồsơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác làm việc. b. Cập nhật những thông tin khởi đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã banhành. c. Trường hợp những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá thể đượcgiao trách nhiệm xử lý việc làm tự xác lập những thông tin : Tiêu đề hồ sơ, sốvà ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn khởi đầu. 3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơCá nhân được giao trách nhiệm có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, update tổng thể vănbản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơđã mở, gồm có tài liệu phim, ảnh, ghi âm ( nếu có ) bảo vệ sự toàn vẹn, đầy đủcủa hồ sơ, tránh bị thất lạc. 4. Kết thúc hồ sơa. Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý xong. b. Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu cótrong hồ sơ ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp ; xác lập lại thời hạn bảoquản của hồ sơ ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích ; triển khai xong, kết thúc hồ sơ. c. Đối với hồ sơ giấy : Người lập hồ sơ thực thi đánh số tờ so với hồ sơcó thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản so với hồ sơ cóthời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; viết chứng từ kết thúc so với toàn bộ hồ sơ. d. Đối với hồ sơ điện tử : Cơ quan, đơn vị chức năng đã vận dụng được thì người lập hồsơ có nghĩa vụ và trách nhiệm update vào Hệ thống những thơng tin cịn thiếu. Việc biên mụcvăn bản trong hồ sơ được triển khai bằng tính năng của Hệ thống. Điều 31. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúngthời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục pháp luật. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quana. Đối với hồ sơ, tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản : Trong thời hạn 03 tháng kể từngày cơng trình được quyết tốn. b. Đối với hồ sơ, tài liệu khác : Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày côngviệc kết thúc. 3. Thủ tục nộp lưua. Đối với hồ sơ giấyKhi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định30 / 2020 / NĐ-CP của nhà nước. Đơn vị, cá thể nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơquan giữ mỗi loại 01 bản. b. Đối với hồ sơ điện tử : : Cơ quan, đơn vị chức năng đã vận dụng thì pháp luật cụ thểnhư sau : Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ thực hiệnnộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục ; liênkết đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ ; đảm nhiệm và đưa hồ sơ về chính sách quản lýhồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống. Điều 32. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan1. Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã tham mưu cho quản trị Ủy Ban Nhân Dân xã trongviệc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân xã. – Các CB, CC thuộc Ủy Ban Nhân Dân xã triển khai việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của những nhân. – Trong quy trình theo dõi, xử lý cơng việc, mỗi cá thể phải lập hồsơ về việc làm và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệutrong hồ sơ ; bảo vệ nhu yếu, chất lượng của hồ sơ theo pháp luật trước khi nộplưu vào Lưu trữ cơ quan. – Cán bộ, công chức cá thể trong cơ quan, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp lưunhững hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưutrữ cơ quan ( Kho Lưu trữ xã ). – Trường hợp cơ quan, đơn vị chức năng hoặc cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tàiliệu đã đến hạn nộp lưu để Giao hàng cơng việc thì phải được người đứng đầu cơquan, đơn vị chức năng đồng ý chấp thuận bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lạigửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị chức năng, cá nhânkhông quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. – Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vịtrước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác làm việc, đi học tập dài ngày phải bàn giaotồn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình cơng tác cho cơ quan, đơn vịtheo quy chế của cơ quan, đơn vị chức năng. Chương VQUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬTTRONG CÔNG TÁC VĂN THƯĐiều 33. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm giao cho Văn thư cơquan quản trị, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng theoquy định. 2. Văn thư cơ quan có trách nhiệma. Bảo quản bảo đảm an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơquan, đơn vị chức năng tại trụ sở cơ quan, đơn vị chức năng. b. Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng chongười khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giaocon dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng phải được lập biên bản. c. Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị chức năng ban hànhvà bản sao văn bản. d. Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, đơn vị chức năng vào văn bản đã có chữ kýcủa người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị chức năng trực tiếp thựchiện. 3. Cá nhân có nghĩa vụ và trách nhiệm tự dữ gìn và bảo vệ an tồn thiết bị lưu khóa bí hiểm vàkhóa bí hiểm. Điều 34. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật1. Sử dụng con dấua. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấumàu đỏ theo pháp luật. b. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký vềphía bên trái. c. Các văn bản phát hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu đượcđóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, đơn vị chức năng hoặc tiêu đề phụ lục. d. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy dongười đứng đầu cơ quan, đơn vị chức năng lao lý. đ ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ vănbản. 2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mậtThiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, đơn vị chức năng được sử dụng để ký số cácvăn bản điện tử do cơ quan, đơn vị chức năng phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang vănbản điện tử. Chương VI CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1C ÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆUĐiều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quanHàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức Lưu trữ có trách nhiệm đơn vị chức năng thuthập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã, đơn cử : 1. Lập kế hoạch tích lũy hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với những cơ quan, đơn vị chức năng, công chức, viên chức xác lập nhữngloại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho Lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã. 3. Hướng dẫn những cơ quan, đơn vị chức năng, công chức, viên chức chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, tài liệu và lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ”. 4. Chuẩn bị kho và những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ để tiếp đón hồ sơ, tài liệu. 5. Đơn vị đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu, kiểm tra so sánh giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với trong thực tiễn tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 36. Chỉnh lý tài liệuHồ sơ, tài liệu của HĐND, Ủy Ban Nhân Dân xã phải được chỉnh lý hoàn hảo vàbảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc chỉnh lýa. Không phân tán phông lưu trữ ; b. Khi phân loại, lập hồ sơ ( chỉnh sửa hoàn thành xong, hồi sinh hoặc lập mớihồ sơ ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyếtcông việc ( không phá vỡ hồ sơ đã lập ) ; c. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được những hoạt động giải trí của HĐNDvà Ủy Ban Nhân Dân xã. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt nhu yếu : a. Phân loại và lập hồ sơ hoàn hảo ; b. Xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho hồ sơ, tài liệu ; c. Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu ; d. Lập công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ, cơ sở tài liệu và những công cụ tracứu khác ship hàng cho việc quản trị và tra cứu sử dụng tài liệu ; đ ) Lập hạng mục tài liệu hết giá trị. Điều 37. Xác định giá trị tài liệu1. Văn phịng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã có trách nhiệm tham mưu thiết kế xây dựng Bảngthời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu trình Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân xã ký phát hành sau khi có ýkiến tham gia của cơ quan, đơn vị chức năng có tương quan. 2. Xác định giá trị tài liệu phải địa thế căn cứ vào những tiêu chuẩn cơ bản sau đây : Xác định tài liệu cần dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và tài liệu dữ gìn và bảo vệ có thời hạnbằng số năm. 3. Việc xác lập giá trị tài liệu phải đạt được nhu yếu sau : a. Xác định tài liệu cần dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và tài liệu dữ gìn và bảo vệ có thời hạnbằng số năm đơn cử ; b. Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 38. Hội đồng xác lập giá trị tài liệu : Trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải xây dựng hội đồng xác lập giátrị tài liệu, thành phần gồm : + Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã – quản trị + Đại diện đơn vị chức năng, cá thể có tài liệu đưa ra xét huỷ – Ủy viên + Đại diện Lưu trữ cơ quan – Ủy viênĐiều 39. Hủy tài liệu hết giá trị1. Thẩm quyền quyết định hành động huỷ tài liệu hết giá trị được lao lý như sau : Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân xã quyết định hành động huỷ tài liệu hết giá trị tại kho Lưu trữUBND xã2. Thủ tục quyết định hành động hủy tài liệu hết giá trị được lao lý như sau : Theo đề xuất của Hội đồng xác lập giá trị tài liệu, Thủ trưởng những cơquan, đơn vị chức năng thuộc Danh mục cơ quan, đơn vị chức năng nguồn nộp lưu tài liệu vào khoLưu trữ cơ quan đề xuất Hội đồng xác lập giá trị tài liệu thẩm định và đánh giá tài liệu hếtgiá trị cần hủy. Căn cứ vào quan điểm thẩm định và đánh giá của Hội đồng xác lập giá trị tài liệu, Lãnhđạo Ủy Ban Nhân Dân xã quyết định hành động việc hủy tài liệu hết giá trị ; 3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo vệ hủy hết thông tin trong tài liệuvà phải được lập thành biên bản. 4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có : a. Quyết định xây dựng Hội đồng ; b. Danh mục tài liệu hết giá trị ; Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giátrị ; c. Biên bản họp Hội đồng xác lập giá trị tài liệu ; Biên bản họp Hội đồngthẩm tra xác lập giá trị tài liệu ; d. Văn bản đề xuất đánh giá và thẩm định, xin quan điểm của cơ quan, đơn vị chức năng có tài liệuhết giá trị ; đ ) Văn bản thẩm định và đánh giá, cho quan điểm của cơ quan có thẩm quyền ; e. Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị ; g. Biên bản chuyển giao tài liệu hủy ; h. Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. 5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được dữ gìn và bảo vệ tại kho Lưu trữ xã ítnhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. Điều 40. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sửTrong thời hạn 10 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, Văn phòng UBNDHĐND xã tham mưu Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân xã nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quảnvĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử dân tộc. Mục 2B ẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮĐiều 41. Bảo quản tài liệu lưu trữ1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã do cáccông chức, viên chức tự dữ gìn và bảo vệ và phải bảo vệ bảo đảm an toàn cho những hồ sơ, tàiliệu. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào kho Lưutrữ Ủy Ban Nhân Dân xã và tập trung chuyên sâu dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã. Kho lưu trữphải được trang bị rất đầy đủ những thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu theo lao lý đảmbảo bảo đảm an toàn cho tài liệu. 3. Văn phịng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những lao lý vềbảo quản tài liệu lưu trữ : Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn pháp luật ; thựchiện những giải pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảomật so với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ ; trang bị không thiếu những thiết bị kỹ thuật, phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; duy trì những chính sách dữ gìn và bảo vệ tương thích vớitừng loại tài liệu lưu trữ. Cán bộ, cơng chức, viên chức có nghĩa vụ và trách nhiệm : Bố trí, sắp xếp khoa học tàiliệu lưu trữ ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp ( cặp ), dán nhãn ghi đầy đủthông tin theo lao lý để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu ; liên tục kiểmtra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. Điều 42. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài địa phận xã đều đượckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục tiêu cơng vụ và những nhu yếu riêngchính đáng. 2. Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc cơ quan, đơn vị chức năng của xã ; đốitượng khai thác ngoài địa phận xã điều tra và nghiên cứu tài liệu vì mục tiêu cơng vụ phải cógiấy ra mắt ghi rõ mục tiêu nghiên cứu và điều tra tài liệu và phải được quản trị UBNDxã xác nhận. 3. Cán bộ, công chức, viên chức khai thác sử dụng tài liệu vì mục đíchriêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếuvà phải được được quản trị Ủy Ban Nhân Dân xã xác nhận. Điều 43. Các hình thức tổ chức triển khai sử dụng tài liệu lưu trữ1. Sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã. 2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ. 3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trangthông tin điện tử. 4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ. Điều 44. Thẩm quyền được cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ1. Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân xã được cho phép việc sử dụng bản chính những tài liệu lưutrữ. trong kho Lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân xã so với cán bộ, công chức, viên chức trựcthuộc Ủy Ban Nhân Dân xã và những cơng chức, viên chức có nhu yếu chính đáng. Cán bộ, cơng chức, viên chức được Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân xã giao quản trị, khaithác, đảm nhiệm Kho lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã được phép cho những đối tượng người tiêu dùng sử dụng tàiliệu bằng những hình thức như nghiên cứu và điều tra tại kho, mượn, sao, chụp … một cách hiệuquả, bảo vệ an tồn thơng tin tài liệu. Điều 45. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ1. Kho Lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã phải có Nội quy phịng lưu trữ. 2. Nội quy Phòng lưu trữ gồm có những nội dung cần lao lý sau : a. Thời gian mở, ngừng hoạt động ; b. Những đồ vật được và khơng được mang vào phịng đọc ; Quy định phải triển khai những thủ tục điều tra và nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướngdẫn ; c ) Không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu và thông tin tra cứu khi chưađược phép ; d. Ngoài những lao lý trên, cần thực thi nghiêm chỉnh những pháp luật cóliên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan ; Quy định về sử dụng tài liệu ; Quy địnhvề phòng chống cháy nổ của Ủy Ban Nhân Dân xã. e. Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân xã phải lập những Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ ĐK mục lục hồ sơ và sổ ĐK fan hâm mộ để quản lý tài liệulưu trữ và Giao hàng khai thác tài liệu. Chương VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆNĐiều 46. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng, Ủy Ban Nhân Dân những xã, thị xã thuộc Ủy Ban Nhân Dân xãCán bộ công chức Ủy Ban Nhân Dân những xã có nghĩa vụ và trách nhiệm tổ chức triển khai, tiến hành thựchiện quy chế này. Điều 47. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã. Văn phịng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã có nghĩa vụ và trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thựchiện Quy chế này. Trong q trình triển khai, nếu có yếu tố phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổsung, Cán bộ, công chức, viên chức, cá thể phản ánh về Ủy Ban Nhân Dân xã ( qua Vănphòng Ủy Ban Nhân Dân – HĐND xã ) để sửa đổi, bổ trợ Quy chế cho tương thích theo quyđịnh. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2