Hướng dẫn thực hiện Kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2020

Thái Văn Kiện – VTLT

2020-02-18T14:25:24+07:00

2020 – 02-18 T14 : 25 : 24 + 07 : 00https://vh2.com.vn/vi/snv/van-thu-luu-tru/huong-dan-thuc-hien-ke-hoach-cong-tac-van-thu-luu-tru-nam-2020-137.html/ themes / binhphuoc / images / no_image. gif

Bình Phước : Cổng thông tin điện tử

https://vh2.com.vn/uploads/binhphuoc/quochuy_1.png

Triển khai t

hực hiện Công văn số

6532

/ BNV-VTLTNN ngày

26

/

12

/ 201

9

của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 20

20

; Kế hoạch số

271

/ KH-UBND ngày

11/12/2019

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về công tác làm việc văn thư, lưu trữ

trên địa phận tỉnh năm 2020 .

Thực hiện tính năng quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; Sở Nội vụ hướng dẫn những sở, ban, ngành, tổ chức triển khai cấp tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố và những Doanh nghiệp nhà nước ( gọi chung là những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương ) kiến thiết xây dựng và tiến hành tốt kế hoạch công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2020

như sau :

1. Công tác tuyên truyền, thông dụng pháp lý về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương tăng cường tổ chức triển khai tuyên truyền, phổ cập những lao lý của pháp lý và văn bản hướng dẫn nhiệm vụ ngành về công tác làm việc văn thư, lưu trữ so với những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị trải qua những phương tiện đi lại báo, đài ; trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức triển khai ;

tổ chức triển khai Hội nghị phổ cập, tiến hành

; sao gửi văn bản ; lồng ghép

trải qua những cuộc họp, giao ban định kỳ ; tiến hành tại buổi hoạt động và sinh hoạt “ Ngày pháp lý ” định kỳ của cơ quan

… Phù hợp với đặc trưng của địa phương và cơ quan, đơn vị chức năng .

2

. Công tác thiết kế xây dựng và phát hành văn bản

Trên cơ sở những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản chỉ huy của những cơ quan nhà nước cấp trên

những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương cần : Tiếp tục thanh tra rà soát, sửa đổi, bổ trợ, phát hành những văn bản mới theo pháp luật hiện hành và tương thích với tình hình thực tiễn của cơ quan, tổ chức triển khai, đơn cử :

–

Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ (

địa thế căn cứ

Thông tư số 04/2013 / TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thiết kế xây dựng Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai ) .

–

Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu

của cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh

(

địa thế căn cứ

Thông tư số 09/2011 / TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ lao lý về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ

tài liệu

của ngành )

.

Thời gian phát hành : trong năm 2020 .

–

Danh mục

hồ sơ cơ quan năm 2020 .

Thời gian phát hành : Quý I / 2020 .

3

. Công tác

tổ chức triển khai cán bộ, tập huấn, tu dưỡng nhiệm vụ

– Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, bảo vệ tiêu chuẩn ngạch công chức, chức vụ viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng pháp luật của pháp lý .

– Tổ chức những lớp tu dưỡng, tập huấn nhiệm vụ công tác làm việc văn thư, lưu trữ tương thích với từng đối tượng người tiêu dùng công chức, viên chức, trong đó tập trung chuyên sâu hầu hết vào những nội dung như : Soạn thảo, ký phát hành văn bản điện tử ; quản trị văn bản điện tử ; công tác làm việc lập hồ sơ điện tử và sử dụng thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác làm việc văn thư ; công tác làm việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ; công tác làm việc chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu, quản trị và sử dụng con dấu …

– Thực hiện không thiếu những chính sách phụ cấp nghĩa vụ và trách nhiệm, ô nhiễm, bảo lãnh lao động và những chính sách khác cho công chức, viên chức và người lao động làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ theo đúng pháp luật của pháp lý .

4. Thanh tra, kiểm tra việc thực thi những lao lý của pháp lý về văn thư, lưu trữ :

Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc triển khai những pháp luật của pháp lý về văn thư, lưu trữ so với những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị, trong đó tập trung chuyên sâu vào những nội dung như :

– Thực hiện những lao lý của pháp lý về tiêu chuẩn chức vụ công chức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ ;

– Công tác văn thư : Soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng thiết bị khóa bí hiểm ; quản trị và sử dụng con dấu .

– Hoạt động nhiệm vụ lưu trữ : Dữ liệu thông tin nguồn vào của tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ ( gồm có tài liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu ) bảo vệ theo đúng pháp luật tại Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử ; công tác làm việc tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu lưu trữ ; bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ ( kho tàng, trang thiết bị và những giải pháp khác để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ ) ; tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu ;

– Báo cáo tình hình triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2020 và chính sách báo cáo giải trình thống kê định kỳ hằng năm theo lao lý tại Thông tư số 03/2018 / TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ lao lý chính sách báo cáo giải trình thống kê ngành Nội vụ .

5 .

Hiện đại hóa công tác làm việc văn thư, lưu trữ

– Đẩy mạnh ứng dụng

công nghệ thông tin

trong

công tác làm việc

văn thư, lưu trữ

cơ quan, tổ chức triển khai

;

Đồng thời, liên tục sao lưu dữ liệu, bảo vệ lưu trữ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ điện tử ;

tiến hành triển khai nhiệm vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng những ứng dụng quản trị văn bản và quản lý và điều hành tác nghiệp theo

đúng lao lý .

– Xây dựng cơ sở tài liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và Giao hàng khai thác tài liệu lưu trữ

.

– Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin Giao hàng quản trị, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử dân tộc

tỉnh

.

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang cấp tỉnh

– Tăng cường công tác làm việc kiểm tra tài liệu lưu trữ và kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang bảo vệ bảo đảm an toàn, phòng chống cháy nổ ; phòng chống những rủi ro tiềm ẩn tác động ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang như : mối mọt, ẩm mốc … ; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ ; góp vốn đầu tư trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ lịch sử dân tộc ;

– Tiếp tục thiết kế xây dựng kế hoạch tích lũy tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc ;

– Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử dân tộc, cung ứng những nhu yếu sử dụng tài liệu lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể theo lao lý. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị tổ chức triển khai tọa lạc, triển lãm

, viết bài đăng trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, những phương tiện đi lại truyền thông online xã hội .

 

7. Bố trí kinh phí đầu tư để triển khai công tác làm việc văn thư, hoạt động giải trí lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương dữ thế chủ động sắp xếp đủ kinh phí đầu tư cho hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ theo pháp luật tại Điều 39 Luật Lưu trữ, góp vốn đầu tư cho việc tái tạo, tăng cấp lan rộng ra kho lưu trữ đủ diện tích quy hoạnh và những điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu theo lao lý tại Khoản 3, Mục III của Thông tư số 09/2007 / TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ và Chỉ thị số 35 / CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng nhà nước .

8 .

Các hoạt động giải trí nhiệm vụ văn thư, lưu trữ

Để thống nhất những hoạt động giải trí nhiệm vụ văn thư

, lưu trữ

đi vào nề nếp, ý kiến đề nghị những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương triển khai tốt

những

việc làm sau

:

8.1. Công tác văn thư

– Thực hiện đúng những lao lý về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản : văn bản quy phạm pháp luật triển khai theo Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng nhà nước hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; văn bản hành chính triển khai theo Thông tư số 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính

; văn bản điện tử thực thi theo

Thông tư số 01/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ pháp luật quy trình tiến độ trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác làm việc văn thư, những tính năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai

.

– Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng lao lý tại Nghị định số

99/2016 / NĐ-CP ngày 01/7/2016 của nhà nước về quản trị và sử dụng con dấu và Công văn 278 / UBND-NC ngày 02/02/2016 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc triển khai nghiêm lao lý về đóng dấu tài liệu hành chính khi phát hành văn bản .

– Quản lý và xử lý văn bản đi, văn bản đến ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

theo lao lý tại Thông tư số 07/2012 / TT-BNV ngày 02/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản trị văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ; Công văn số

1499 / UBND-NC ngày 06/6/2016 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc triển khai công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ;

Thông tư số 01/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý tiến trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác làm việc văn thư, những tính năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai

.

          8

.

2

. Công tác lưu trữ

8.2.1. Công tác tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu

– Đối với Lưu trữ cơ quan :

+ Lập kế hoạch tích lũy hồ sơ, tài liệu đã xử lý xong của những phòng, ban, bộ phận vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức triển khai

.

+

Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử dân tộc theo

đúng

lao lý

.

– Đối với Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh

:

Tiếp tục h

ướng dẫn những cơ quan, tổ chức triển khai

thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang

sẵn sàng chuẩn bị tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử vẻ vang

tỉnh

theo Kế hoạch số 252 / KH-UBND ngày 19/12/2014 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc

chỉnh lý, tích lũy tài liệu tồn dư, tích đống trên địa phận tỉnh quy trình tiến độ năm ngoái – 2020 .

–

Ủy Ban Nhân Dân những

huyện, thị xã

, thành phố

:

+ Chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử dân tộc theo lao lý tại Công văn số 3920 / UBND-NC ngày 30/12/2019 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc xử lý tài liệu tồn dư, tích đống tại những phòng, ban trình độ thuộc Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố và Ủy Ban Nhân Dân những xã, phường, thị xã trên địa phận tỉnh .

+ Đối với những huyện, thị xã, thành phố đã thu tài liệu vào Lưu trữ huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thực thi hiện hành thi hành mà chưa chỉnh lý hoàn hảo, chuyển giao tài liệu về Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh, thì nhanh gọn triển khai những bước theo lao lý. Đối với những tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh, Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ – LĐTB&XH chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp quản trị và lưu trữ đến khi hết thời hạn dữ gìn và bảo vệ .

– Trình tự thủ tục nộp lưu tài liệu :

Thực hiện theo lao lý tại Điều 22 Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014 / TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử dân tộc những cấp .

8

.

2

.

2 .

Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

– Trang bị không thiếu những trang thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu để bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ an toàn tài liệu như : Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, nhiệt độ, máy hút bụi, giá, cặp, hộp

…

– Kiểm tra định kỳ

những

hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chính sách thông gió, duy trì nhiệt độ, nhiệt độ trong kho tương thích với từng loại tài liệu, vận dụng những giải pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng nhỏ

.

– Thực hiện nghiêm công tác làm việc bảo vệ bí hiểm nhà nước trong nghành nghề dịch vụ văn thư, lưu trữ .

– Niêm yết nội quy, quy định khai thác, sử dụng tài liệu

tại kho Lưu trữ, ngay trước cổng ra vào kho

.

9. Thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Hàng năm, những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương t

hực hiện trang nghiêm chính sách

báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ theo lao lý tại Thông tư số 03/2018 / TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ pháp luật chính sách báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và Công văn số 2124 / SNV-CCVTLT ngày 01/11/2018 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai báo cáo giải trình thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ .

10 .

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ :

10.1 .

Đối với

Chi cục Văn thư

– Lưu trữ tỉnh

+ Bố trí phòng đọc để Giao hàng cho nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu

.

+ Xây dựng và triển khai xong dần những công cụ tra cứu như :

T

hẻ tra tìm ; lập sổ quản trị việc khai thác, sử dụng tài liệu và quản trị fan hâm mộ

.

+ Xây dựng website của Chi cục Văn thư – Lưu trữ nhằm mục đích update những thông tin tương quan đến công tác làm việc quản trị Nhà nước về văn thư, lưu trữ ; update những tài liệu lưu trữ để cho những tổ chức triển khai, cá thể thuận tiện trong việc tra cứu, khám phá tiến tới sử dụng trang website để cung ứng sử dụng dịch vụ công trực tuyến về nghành nghề dịch vụ văn thư, lưu trữ .

+ Tổ chức

tích lũy những tài liệu có giá trị về lịch sử vẻ vang tỉnh Bình Phước để sẵn sàng chuẩn bị

trưng

b

ày triển lãm tài liệu, công bố, ra mắt tài liệu lưu trữ

đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử dân tộc

.

10.2. Đối với Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ

– Lao động TB&XH các huyện, thị xã, thành phố

+ Xây dựng những công cụ tra cứu như :

l

ập sổ quản trị việc khai thác, sử dụng tài liệu

.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng .

T

hực hiện số hóa tài liệu ; kiến thiết xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản trị hồ sơ và mạng lưới hệ thống quản trị văn bản đi, đến

điện tử

tại Lưu trữ nhằm mục đích update những tài liệu lưu trữ để cho những tổ chức triển khai, cá thể thuận tiện trong việc tra cứu, khám phá tiến tới sử dụng dịch vụ công trực tuyến về nghành nghề dịch vụ văn thư, lưu trữ

tại địa phương mình một cách nhanh gọn, hiệu suất cao

.

10.3 .

Đối với những

s

ở, ban, ngành, tổ chức triển khai cấp tỉnh ;

Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố ,

những Doanh nghiệp Nhà nước

Xây dựng bản mục lục hồ sơ và hạng mục những tài liệu để Giao hàng cho nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan được nhanh gọn, thuận tiện .

Hoàn thiện mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu điện tử bảo vệ những tính năng chính để thực thi việc tin học hóa công tác làm việc soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên thiên nhiên và môi trường mạng .

Báo cáo tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011 và đề xuất kiến nghị sửa đổi, bổ trợ cho tương thích với tình hình thực tiễn .

Quán triệt, tổ chức triển khai tiến hành triển khai nghiêm Chỉ thị số 35 / CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng nhà nước về tăng cường công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc và Công văn số 5709 / BNV-VTLTNN ngày 30 tháng 10 năm 2017 của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn tiến hành thực thi Chỉ thị số 35 / CT-TTg ; Nghị định về công tác làm việc văn thư ( Nghị định thay thế Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước về công tác làm việc văn thư và Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08/02/2010 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ) ;

Thông tư số 01/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý quy trình tiến độ trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác làm việc văn thư, những tính năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai và

Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử .

         

Sở Nội vụ ý kiến đề nghị những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương c

ăn cứ vào Công văn hướng dẫn này và tình hình trong thực tiễn của cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương

kiến thiết xây dựng kế hoạch cụ thể đơn cử để

tiến hành thực thi công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 20

20

tương thích

, hiệu suất cao và

báo cáo giải trình hiệu quả triển khai về Sở Nội vụ

( trải qua

Chi cục Văn thư – Lưu trữ

)

trước ngày

20

/ 11/20

20 để Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo giải trình Ủy Ban Nhân Dân tỉnh. / .