Networks Business Online Việt Nam & International VH2

Công tác văn thư – Công tác lưu trữ – Tài liệu, ebook, giáo trình, hướng dẫn

Đăng ngày 30 August, 2022 bởi admin
Khái niệm Công tác văn thư là tổng thể những việc làm có tương quan đến công văn sách vở, khởi đầu từ khi thảo văn bản ( so với công văn đi ) hoặc từ khi tiếp đón ( so với công văn đến ) đến khi xử lý xong việc làm, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .

ppt

23 trang

| Chia sẻ : tranhoai21

| Lượt xem: 4447

| Lượt tải: 2

download

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Công tác văn thư – Công tác lưu trữ, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Công tác văn thư Công tác lưu trữ1TS. Nguyễn Lệ Nhung1. Khái niệm Công tác văn thư là tổng thể những việc làm có tương quan đến công văn sách vở, khởi đầu từ khi thảo văn bản ( so với công văn đi ) hoặc từ khi đảm nhiệm ( so với công văn đến ) đến khi xử lý xong việc làm, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. I. Công tác văn thư 2TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Vị trí, tính năng a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không hề thiếu được trong hoạt động giải trí của tổng thể những cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực thi công dụng, trách nhiệm của mình đều cần phải dùng đến công văn sách vở để phổ cập những chủ trương, chủ trương, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ xảy ra trong hoạt động giải trí hàng ngày. 3TS. Nguyễn Lệ Nhungb. Tác dụng – Làm tốt công tác văn thư góp thêm phần tăng nhanh mọi hoạt động giải trí của những cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu sách vở – Làm tốt công tác văn thư góp thêm phần giữ gìn bí hiểm của Đảng và Nhà nước – Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác lưu trữ4TS. Nguyễn Lệ Nhung3. Nội dung công tác văn thư gồm có những việc làm – Thảo văn bản, ghi biên bản những cuộc họp, hội nghị  nhân viên, cán bộ – Sửa và duyệt bản thảo  nhân viên, thủ trưởng – Đánh máy, in  nhân viên cấp dưới đánh máy Trình ký  văn thư Ký  thủ trưởng – Quản lý con dấu ngặt nghèo, sử dụng con dấu đúng lao lý  văn thư – Vào sổ và làm thủ tục gửi đi  văn thư – Cấp phát giấy đi đường, giấy trình làng  văn thư5TS. Nguyễn Lệ Nhung – Nhận, vào sổ công văn đến  văn thư – Phân phối công văn đến  thủ trưởng – Chuyển giao công văn đến  văn thư – Theo dõi xử lý công văn đến + Theo dõi xử lý về nội dung  thủ trưởng + Theo dõi thời hạn xử lý  văn thư – Lập hồ sơ  tổng thể những người tương quan đến công văn sách vở – Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan  toàn bộ những người có hồ sơ. 6TS. Nguyễn Lệ Nhung4. Hình thức tổ chức triển khai công tác văn thưa. Văn thư tập trung chuyên sâu : tổng thể những việc làm tiếp đón, ĐK, chuyển giao và theo dõi thời hạn xử lý công văn đến ; đánh máy, in ; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và những đơn vị chức năng thường trực đều tập trung chuyên sâu ở Văn phòng cơ quan. b. Văn thư phân tán : những nội dung việc làm trên được triển khai phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chức năng trình độ. c. Văn thư hỗn hợp : tích hợp cả hai hình thức trên. Một số việc làm như đánh máy, in, nhận và gửi công văn sách vở thì tập trung chuyên sâu xử lý ở Văn phòng cơ quan, còn những việc khác vừa thực thi ở Văn phòng cơ quan, vừa ở những đơn vị chức năng trình độ. 7TS. Nguyễn Lệ Nhung5. Ứng dụng CNTT vào c / tác văn thư5. 1. Khái niệm Ứng dụng CNTT vào c / tác văn thư là việc vận dụng những công cụ tin học để soạn thảo văn bản, kiến thiết xây dựng CSDL Giao hàng nhu yếu quản trị, thiết kế xây dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong những văn bản, tài liệu được nhanh gọn, đúng chuẩn ; nâng cao hiệu suất, hiệu suất cao c / tác trong CQ, tổ chức triển khai và tạo thiên nhiên và môi trường thuận tiện trao đổi thông tin giữa những CQ trải qua mạng thông tin nội bộ và những mạng thông tin vương quốc. 8TS. Nguyễn Lệ Nhung5. 2. Nội dung ứng dụng CNTT vào c / tác văn thư – Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản ; – Ứng dụng CNTT để quản trị, giải quyết và xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, nội bộ ; – Ứng dụng CNTT để quản trị, giải quyết và xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố ; – Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản. 9TS. Nguyễn Lệ Nhung5. 3. Các ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – Gửi nhận văn bản ; – Thư tín điện tử ; – Quản lý văn bản đi ; – Quản lý văn bản đến ; – Quản lý đơn thư khiếu tố … 10TS. Nguyễn Lệ NhungII. Công tác lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ a. Khái niệm : Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong hàng loạt khối tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, đoàn thể, nhà máy sản xuất và cá thể được dữ gìn và bảo vệ cố định và thắt chặt trong những kho lưu trữ để khai thác Giao hàng những mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, văn hoá, khoa học, lịch sử dân tộc của toàn xã hội. 11TS. Nguyễn Lệ Nhungb. Đặc điểm : – Tài liệu lưu trữ tiềm ẩn những thông tin về quá khứ. – Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của những văn bản. – Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản trị, được dữ gìn và bảo vệ, nghiên cứu và điều tra và sử dụng theo những qui định ngặt nghèo, thống nhất của Đảng, Nhà nước. 12TS. Nguyễn Lệ Nhungc. Loại hình : – Tài liệu hành chính. – Tài liệu khoa học kỹ thuật. – Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình. – Tài liệu điện tử ( tài liệu đọc bằng máy ) 13TS. Nguyễn Lệ Nhungd. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ * ý nghĩa chính trị : Tài liệu lưu trữ mang đặc thù giai cấp rõ ràng, bất kể thời đại nào, những giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ giai cấp mình. * ý nghĩa kinh tế tài chính : Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế tài chính to lớn ; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế tài chính chung, tình hình tăng trưởng của từng ngành. Việc nghiên cứu và điều tra, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại quyền lợi to lớn cho nền kinh tế tài chính quốc dân. 14TS. Nguyễn Lệ Nhungd. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ( tiếp theo ) ‏ * ý nghĩa khoa học : Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết những quy luật hoạt động và tăng trưởng sự vật, hiện tượng kỳ lạ trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong điều tra và nghiên cứu lịch sử vẻ vang. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, đúng mực nhất cho việc điều tra và nghiên cứu lịch sử dân tộc. * ý nghĩa văn hoá : Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt quan trọng của dân tộc bản địa. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động phát minh sáng tạo về vật chất và niềm tin của nhân dân ta qua những thời kỳ lịch sử vẻ vang. 15TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Công tác lưu trữa. Khái niệm : Công tác lưu trữ là toàn bộ những việc làm có tương quan tới tổ chức triển khai quản trị, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để Giao hàng cho những nhu yếu xã hội. b. Nội dung của công tác lưu trữ gồm có những khâu nhiệm vụ sau : – Sưu tầm, tích lũy, bổ trợ tài liệu. – Phân loại ( chỉnh lý ) tài liệu. – Xác định giá trị tài liệu. – Thống kê, dữ gìn và bảo vệ tài liệu. – Tổ chức Giao hàng khai thác, sử dụng tài liệu. 16TS. Nguyễn Lệ Nhungc. Nguyên tắc quản trị công tác lưu trữ : tập trung chuyên sâu thống nhất * Quản lý tài liệu – Tập trung hàng loạt tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào dữ gìn và bảo vệ trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, Q., thị và đặt dưới sự quản trị thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. – Tập trung hàng loạt tài liệu phông lưu trữ vương quốc vào dữ gìn và bảo vệ trong mạng lưới những TT lưu trữ, những phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản trị thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước. 17TS. Nguyễn Lệ Nhung * Quản lý việc chỉ huy, hướng dẫn nghiệp vụViệc quản trị chỉ huy, hướng dẫn nhiệm vụ được phân cấp như sau : – ở những cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. – ở những cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước. 18TS. Nguyễn Lệ NhungIII. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữa. Tính chất cơ mật : Tài liệu tiềm ẩn nhiều bí hiểm của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan, … yên cầu công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chính sách, thủ tục ngặt nghèo ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm, cẩn trọng cách mạng, ý thức tổ chức triển khai kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định về bảo vệ tài liệu. b. Tính chất khoa học : Tài liệu tiềm ẩn một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao, yên cầu những khâu nhiệm vụ văn thư và lưu trữ phải được thực thi theo giải pháp khoa học và có mạng lưới hệ thống lý luận riêng. 19TS. Nguyễn Lệ Nhung2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ – Nguồn tài liệu hầu hết và vô tận bổ trợ cho những kho lưu trữ là tài liệu từ văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được rất đầy đủ tài liệu để bổ trợ cho kho lưu trữ. – Tài liệu bảo vệ vừa đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi xử lý xong lập hồ sơ rất đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc phân loại, xác lập giá trị tài liệu và ship hàng khai thác. – Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được thực trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công Phục hồi và lập lại hồ sơ. – Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những yếu tố cần kiểm soát và chấn chỉnh trong công tác văn thư. 20TS. Nguyễn Lệ NhungTóm lại : Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không hề thiếu được trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan. Vì vậy những cơ quan cần phải chăm sóc tổ chức triển khai tốt để Giao hàng cho công tác hàng ngày và lâu bền hơn về sau. 21TS. Nguyễn Lệ NhungCÂU HỎI ÔN TẬP1. Khái niệm và đặc thù của tài liệu lưu trữ2. Khái niệm công tác lưu trữ3. Nhiệm vụ công tác lưu trữ4. Nội dung và đặc thù công tác lưu trữ5. Mục đích, ý nghĩa công tác lưu trữ22TS. Nguyễn Lệ NhungTHỰC HÀNH1. Thảo luận những yếu tố tương quan đến khái niệm tài liệu lưu trữ – Phân biệt tài liệu lưu trữ và những loại tài liệu khác – Phân tích ý nghĩa của tài liệu lưu trữ2. Tính chất cơ mật của tài liệu lưu trữ, 3. Những yếu tố tương quan đến tổ chức triển khai bộ phận làm công tác lưu trữ và sắp xếp nhân sự làm công tác lưu trữ trong những cơ quan lúc bấy giờ. 23TS. Nguyễn Lệ NhungTÀI LIỆU THAM KHẢO1. Giáo trình “ Nghiệp vụ văn thư cơ bản ” Sở giáo dục TP. Hà Nội, H., 2007 2. Giáo trình “ Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản ” – Sở giáo dục TP.HN, H., 2007 3. Các tập bài giảng về “ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ” ; – Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước – 20084. Pháp lệnh Lưu trữ vương quốc 2001 và Nghị định số 111 / 2004 / CP5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước phát hành về công tác Lưu trữ24TS. Nguyễn Lệ Nhung

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2