Hướng dẫn lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu suất cao của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại những cơ quan, đơn vị chức năng, địa phương trên địa phận tỉnh, ngày 23/5/2022 Sở Nội vụ đã phát hành Công văn số 689 / SNV-CCVTLT về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với những nội dung hầu hết như sau :

1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống

a ) Đối với Danh mục hồ sơ

– Danh mục hồ sơ phải vừa đủ những yếu tố cấu thành theo pháp luật của pháp lý về công tác làm việc văn thư ;

– Danh mục hồ sơ được update cho từng cá thể của cơ quan, tổ chức triển khai trên Hệ thống .

b ) Đối với việc lập hồ sơ

– Hồ sơ điện tử phải được lập đồng nhất trong quy trình quản trị quản lý của cơ quan, tổ chức triển khai trên Hệ thống ;

– Tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào của cơ sở tài liệu hồ sơ điện tử triển khai theo pháp luật của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ .

          c ) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

– Hồ sơ điện tử nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, đơn cử :

+ Đối với hồ sơ, tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản : Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày khu công trình được quyết toán .

+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác : Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày việc làm kết thúc .

– Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực thi theo pháp luật của pháp lý về công tác làm việc văn thư, đơn cử :

+ Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ triển khai nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống .

+ Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục ; link đúng chuẩn tài liệu đặc tả với hồ sơ ; tiếp đón và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống .

3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống

a ) Bước 1 : Lập Danh mục hồ sơ

          – Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

Cách lập : Căn cứ văn bản pháp luật tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, kế hoạch công tác làm việc năm của cơ quan để thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ ( Mẫu hạng mục hồ sơ được triển khai theo lao lý tại Phụ lục V Nghị định 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư trên Hệ thống ) .

– Văn phòng / bộ phận hành chính cơ quan, đơn vị chức năng update Danh mục hồ sơ cho từng thông tin tài khoản đơn vị chức năng, cá thể trên Hệ thống ;

b ) Bước 2 : Lập hồ sơ

– Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm địa thế căn cứ vào Danh mục hồ sơ để triển khai update và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào lao lý tại chương II Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống gồm có :

+ Văn bản đến ;

+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ ( lần 1,2,3, … ) ;

+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác ( phim, ảnh, ghi âm ) trong quy trình quản trị quản lý, xử lý việc làm ;

+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng giải quyết và xử lý việc làm .

– Hệ thống tự update vào hồ sơ

+ Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ huy xử lý văn bản đến ;

+ Văn bản đi đã phát hành, quy trình luân chuyển và thông tin trong chỉ huy soạn thảo bản đi .

Trường hợp hồ sơ đang xử lý chưa có trong Danh mục hồ sơ hoặc hồ sơ mới phát sinh, cá thể tự update bổ trợ vào hạng mục .

– Kết thúc hồ sơ

+ Khi việc làm đã xử lý xong, người lập hồ sơ thực thi thanh tra rà soát lại hàng loạt văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thành xong hồ sơ ;

+ Xin quan điểm chỉ huy của chỉ huy đơn vị chức năng về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị chức năng và triển khai xong theo quan điểm chỉ huy ;

+ Kết xuất dữ liệu quản trị văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ ;

+ Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được triển khai bằng công dụng của Hệ thống .

          c) Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử và Lưu trữ cơ quan

Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục lao lý tại Điều 30 Nghị định 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư .