tiểu luận: Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ tại công ty urenco – hà nội

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (249.74 KB, 42 trang )

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luân với tên đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư
lưu trữ tại công ty Urenco – Hà Nội”.
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi không hề sao chép
của ai cả. Mọi thông tin đã trình bày trong đề tài là trung thực.
Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy cô, đặc
biệt đối với TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi
thực hiện đề tài.
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập và
tổng hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán bộ
văn thư – lưu trữ của Công ty Urenco – Hà Nội.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Tôi là sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ nên chọn đề tài này để phù
hợp với việc phục vụ cho chuyên ngành, vấn đề học tốt cho sau này.
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Đây là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật và
liên quan đến nhiều cán bộ, công chức. Công tác này tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là
nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành,lưu trữ tổ chức. Vì

vậy nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được
văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài
về sau.
Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn
tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích cao
cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội,
của mỗi con người. Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ
chức tốt thì sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp
thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện
công việc. Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh
nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan. Vì vậy,
công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác
thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ
quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản
lý, sản xuất, kinh doanh.
Công ty Urenco – Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ đang có những
vấn đề bất cập nên tôi đã tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công

4

ty Urenco. Do đó tôi quyết định chọn vấn đề “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ
tại công ty Urenco – Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Đã có sách giáo trình “Nghiệp vụ công tác văn thư” ( của trường Cao
đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải) và giáo trình “Giáo trình lưu
trữ” ( của trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội –

2009) đã cung cấp cho tôi những luận cứ lý thuyết hết sức cặn kẽ, minh họa sinh
động, phong phú.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Sáng tỏ những lý thuyết văn thư – lưu trữ mà tôi đã được học, chứng minh
sự đúng đắn của lý thuyết đó.
Tìm ra một số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển của Công ty
Urenco.
4. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác văn thư – lưu trữ tại
Công ty Urenco – Hà Nội.
5. Phạm vi nghiên cứu:
–

Nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Urenco:
Thời gian nghiên cứu: năm 2014-2015.
Phạm vi không gian: Tại Công ty Urenco – Hà Nội.
Phạm vi thời gian thực hiện: Từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2015.
6. Phương pháp nghiên cứu:

–

Thư viện.
Khảo sát thực tiễn.
Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư – lưu

–

trữ tại Công ty Urenco.
Phương pháp đối chiếu, tổng hợp.
7. Bố cục đề tài:

Ngoài phần mở đầu; kết luận; tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài
gồm 3 chương:

–

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư – lưu trữ và khái quát về

–

Công ty Urenco.
Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Urenco.
5

–

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu
trữ ở Công ty Urenco.

6

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO
1.1: Công tác văn thư
1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư:
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có
hai khuynh hướng đáng chú ý là:
– Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy

tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác
văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí
quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
– Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó.
Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn.
Tóm lại: “ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị
vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức ).” [ 7; Tr.7 ]
1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư :
Công tác văn thư gồm 3 nội dung công việc sau đây :
-Thứ nhất, xây dựng văn bản
Thảo văn bản;
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
Đánh máy văn bản;
Ký văn bản.
-Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Quản lý và giải quyết văn bản đi;
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
-Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu
7

Các loại con dấu;
Quản lý con dấu;
Sử dụng con dấu.
1.1.3: Yêu cầu về công tác văn thư:
Quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây :

– Nhanh chóng : Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thời
góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan.
– Chính xác : Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,
ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực
hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
– Bí mật : Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật.
– Hiện đại : Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì
vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều
kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,
lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh
sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
1.2 : Công tác lưu trữ :
1.2.1: Khái niệm về công tác lưu trữ:
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác lưu trữ. Nhưng có 3
khuynh hướng đáng chú ý là :
– Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
8

– Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm
tấc cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa

học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
– Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Tóm lại, “ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.”[ 4; Tr.17 ]
1.2.2 : Nội dung về công tác lưu trữ:
–

Công tác lưu trữ gồm 3 nội dung sau đây :
Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để
quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định

–

của nhà nước về lưu trữ;
Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ,hợp tác quốc tế về
lưu trữ.
1.2.3 : Tính chất của công tác lưu trữ :

–

Tính chất khoa học:
Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài
liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung
chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị.thu nhập và bổ

sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v…
Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có
những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ
thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra cách chính xác cách tổ chức khoa
học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải được nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu
khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ.

9

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu
–

chuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ.
Tính chất cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, được sử dụng rộng rãi
phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội. Tuy nhiên một số tài
liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù
tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ.
Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính
chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người
giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng,
có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu
lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
1.3: Một số nét khái quát về công ty Urenco – Hà Nội
1.3.1: Thông tin chung
Công ty TNHH Một thành viên Môi trường Đô thị Hà Nội (URENCO) là
doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND thành phố Hà Nội, là doanh nghiệp

chính chịu trách nhiệm quản lý môi trường, thu gom, vận chuyển và xử lý chất
thải đô thị trên địa bàn Hà Nội, cung ứng các dịch vụ vệ sinh môi trường đô thị
và khu công nghiệp trên phạm vi toàn quốc.
Tên giao dịch Quốc tế: Urban Environment Company – URENCO.
Urenco phụ trách thu gom, vận chuyển và xử lý chất thải ở 4 Quận trung
tâm của thành phố Hà Nội là Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa và Hai Bà Trưng.
Với khối lượng rác thải sinh hoạt thu gom trung bình là 3.500 tấn/ngày.
Không chỉ phụ trách thu gom rác thải sinh hoạt phát sinh hàng ngày.
Urenco còn là công ty hàng đầu về thu gom, xử lý các loại chất thải khác như
chất thải xây dựng, chất thải Công nghiệp, chất thải Y tế nguy hại và phân bùn
bể phốt.
Urenco được Thành phố cho phép hoạt động theo mô hình Công ty mẹ công ty con từ năm 2011. Hiện nay Urenco có tất cả 16 đơn vị thành viên với
hơn 3500 cán bộ công nhân viên – lao động.

10

Được thành lập từ năm 1960, với hơn 50 năm kinh nghiệm của mình,
Urenco không chỉ là thương hiệu hàng đầu Việt Nam về quản lý môi trường đô
thị và công nghiệp mà đã vươn xa ra tầm quốc tế. Vinh dự được Đảng và nhà
nước trao tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới và nhiều danh hiệu,
huân chương cao quý khác.
Hiện nay, Urenco là thành viên thường trực của Hiệp hội Môi trường Đô
thị Việt Nam (VUREIA), thường xuyên tham gia tư vấn cho nhà nước về chính
sách, pháp luật, nghị định, quy hoạch…chuyên ngành môi trường đô thị và
công nghiệp; phối hợp với các đối tác trong và ngoài nước tổ chức các cuộc hội
thảo, hội nghị, thăm quan học tập…nhằm trao đổi kinh nghiệm, phổ biến các
kiến thức quản lý hiệu quả và áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong lĩnh
vực môi trường.
1.3.2: Cơ cấu tổ chức:

Công ty Urenco- Hà Nội gồm có: Ban lãnh đạo. các phòng ban nghiệp vụ,
các xí nghiệp thành viên, các công ty con.
Ban lãnh đạo gồm: 01 Chủ tịch Hội đồng thành viên, 01 Tổng giám đốc,
04 Phó Tổng giám đốc.
Các phòng ban nghiệp vụ gồm: phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng Kỹ
thuật vật tư, phòng Tài chính kế toán, phòng Tổ chức lao động, phòng Hành
chính quản trị, phòng Đối ngoại, phòng Truyền thong, phòng Điều hành sản xuất
và quản lý chất lượng, ban Quản lý dự án.
Các xí nghiệp thành viên: chi nhánh Ba đình – Urenco 1, chi nhánh Hoàn
Kiếm – Urenco 2, chi nhánh Hai Bà Trưng – Urenco 3, chi nhánh Đống Đa –
Urenco 4, chi nhánh Long Biên – Urenco 6, chi nhánh Cầu Diễn – Urenco 7, chi
nhánh Nam Sơn – Urenco 8, Văn phòng Đại diện tại TP. Đà Nẵng.
Các công ty con : công ty Cổ phần Môi trường Tây Đô – Urenco 5, công
ty CP Công nghiệp Môi trường Phú Minh – Urenco 9, công ty CP Môi trường
Công nghiệp Bắc Sơn – Urenco 10, công ty CP Môi trường Công nghiệp và Đô
thị Đại Đồng – Urenco 11, công ty CP Kỹ nghệ Môi trường Việt Nam – Urenco

11

12, công ty CP Vật tư thiết bị Môi trường- Urenco 13, công ty CP Đầu tư và
Phát triển Môi trường – Urenco 14.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Urenco – Hà Nội ( xem Phụ lục 1 )
* Tiểu kết : Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất
quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt, trong quá
trình hoạt động công ty đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản,
tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây
là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị
rất cao. Bên cạnh việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng thì việc lưu
trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn

nhiều. Do đó, công tác này đóng vai trò không thể thiếu đối vơi công ty Urenco
– Hà Nội.

12

Chương 2:
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO
2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Urenco
2.1.1: Công tác văn thư
–

2.1.1.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Về hình thức văn bản:
Hiện nay, các văn bản mà công ty Urenco ban hành chủ yếu là văn bản
hành chính gồm: quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ

–

trình, các loại hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, vv…
Về thể thức văn bản:
Công ty Urenco đã áp dụng theo đúng Thông tư số 01/2011/TT- BNV của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính trong

–

công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản: Khi tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản,
công ty Urenco. tiến hành theo các bước sau:
+ Thứ nhất là xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn

bản cần soạn thảo.
+ Thứ hai là thu nhập, xử lý thong tin có liên quan đến văn bản cần soạn
thảo.
+ Thứ ba là soạn thảo văn bản bao gồm các công việc sau xây dựng đề
cương công việc, viết bản thảo.
+ Thứ tư, duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo.
+ Thứ năm, đánh máy, nhân bản văn bản.
+ Thứ sáu, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
+ Thứ bảy, ký văn bản.
+ Thứ tám, ban hành văn bản.
2.1.1.2: Quản lý văn bản đi:
Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi ở Phòng Kế hoạch tổng hợp bao
gồm các công việc sau:
Trước tiên, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhằm mục đích:
đảm bảo các văn bản của Công ty ban hành ra trình bày đẹp, chính xác, đúng
tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định ; giúp xử lý và giải quyết công việc của Công
ty được nhanh chóng, hiệu quả, chính xác. Kiểm tra trước khi trình ký chính
13

thức và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư là người kiểm tra thẩm quyền ký
văn bản.
Trước khi cán bộ văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành văn bản sẽ
soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản,kiểm tra các thành phần thể
thức bổ sung,kiểm tra hình thức văn bản xem có trường hợp sai sót hay không.
Nếu có, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho đơn vị soạn thảo biết để cùng sửa
chữa khắc phục, khi có khó khăn sẽ báo cáo Chánh văn phòng hoặc người có
trách nhiệm xem xét và quyết định.
Thứ hai, ghi số và ngày tháng văn bản.

Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích giúp cho việc quản lý, tra
tìm, sắp xếp văn bản được thuận lợi, dễ dàng. Mỗi văn bản được ghi một số và
ngày tháng nhất định.
Số của văn bản chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành
trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Riêng với văn bản mật, số được ghi
và đăng ký riêng.
Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn.
Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản;
đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55.
Khi đóng dấu cán bộ văn thư cần thực hiện theo đúng nguyên tắc: Dấu
đóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dung đúng mực dấu quy định; chỉ
được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấu
ướt lên đúng loại văn bản. Đóng các loại dấu khác: Dấu mật, dấu thu hồi, vv…
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
14

Dấu được cán bộ văn thư bảo quản trong hòm có khóa chắc chắn trong
cũng như ngoài giờ làm việc, thường xuyên vệ sinh sạch sẽ và sử dụng dấu theo
đúng quy định của pháp luật.
Thứ tư, đăng ký văn bản đi.
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng có liên quan nhằm mục đích: thuận tiện cho việc quản lý và

bảo quản; tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng; tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
Tất cả các văn bản đi của Công ty đều được đăng ký vào sổ theo mẫu in
sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định của Nhà nước.
Công ty Urenco – Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn bản đi, đó
là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính.
–

Đăng ký văn bản đi bằng sổ (phương pháp thủ công): Sổ đăng kí văn bản được
in sẵn theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Mẫu bìa và phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi ( xem phụ lục 2 ).

–

Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: có phần mềm quản lý những văn bản và
chuẩn những thông tin đầu vào theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
Thứ năm, chuyển giao văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của Công ty ban hành ra được gửi tới đối tượng liên
quan đều đảm bảo nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
Trước khi chuyển đến cho các đối tượng có •ien quan thì văn bản của
công ty phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin.
Phong bì gửi văn bản được làm bằng loại giấy dày, dai, bền, khó thấm nước. Cán
bộ văn thư sau khi lựa chọn bì thì sẽ trình bày bì; cho văn bản vào bì; dán bì;
dán tem; viết bì; ghi số, kí hiệu văn bản cần gửi;ghi tên cơ quan, đơn vị, hoặc
chức danh và ghi rõ địa chỉ; đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn trên bì (nếu có).
•Sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng
ký vào sổ thì văn bản phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Văn

15

bản có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưu điện. Dù gửi trực
tiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản.
Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thì đăng ký
vào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ( xem Phụ lục 3 ).
Đối với chuyển giao qua bưu điện thì đăng ký sổ: “ Gửi văn bản đi bưu
điện ”.
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện (xem Phụ lục 4 ).
Thứ sáu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Tất cả văn bản đi có đóng dấu và đăng ký số tại bộ phận văn thư đều
được lưu một bản tại bộ phận văn thư. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực
tiếp của người có thẩm quyền.
Đối với các loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư. Bản lưu
văn bản đi tại văn thư Công ty và văn thư đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành.
Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn thận, khoa học, dễ tra tìm.
Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổ theo dõi.
2.1.1.3: Quản lý văn bản đến:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Phòng Kế hoạch Tổng hợp
bao gồm những công việc sau:
Thứ nhất, tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thư
kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối
với văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận.
Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán bộ văn thư
báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và giải quyết, trong trường hợp cần thiết có
thể lập biên bản.

Kiểm tra khi tiếp nhận nhằm tránh những sai sót, giúp cho xử lý, giải
quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Thứ hai, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
16

Văn bản đến Phòng Kế hoạch tổng hợp được chia làm hai loại:
–

Loại bì văn thư được bóc: Văn bản gửi chung cho Công ty.
Loại bì văn thư không được bóc: Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể.
Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện đúng theo quy
định tại Thông tư số 12 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công An hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.
Bóc bì văn bản đến:

–

Khi bóc bì: Bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc ngay sau nhận để giải quyết,
xử lý kịp thời, không làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địa chỉ nơi

–

gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.
Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh và những văn bản kiểm tra xác
minh một vấn đề gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản hay có gì bất thường, cần phải giữ lại bì ghim kèm theo văn
bản đó để làm bằng chứng .
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư đều
phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến. Đối với văn bản chuyển qua máy

fax sẽ photo trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản chuyển qua mạng trong
trường hợp cần thiết có thể in ra; đối với văn bản đến không thuộc diện đăng kí
tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà chuyển cho các cá nhân, đơn vị có
nhiệm vụ giải quyết xử lý văn bản.
Mẫu dấu đến ( xem Phụ lục 5 )
Thứ ba, đăng ký văn bản đến
– Tất cả các văn bản đến Văn phòng Công ty đều được đăng kí quản lý
thống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách
nhiệm xử lý. Đăng kí theo đúng các quy định của Nhà nước (sổ đăng kí văn bản
đến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành). Đăng kí bằng sổ rõ, chính
xác, không dùng bút chì, không dập xóa, viết tắt những từ ít thông dụng.
– Công ty Urenco – Hà Nội áp dụng hai phương tiện đăng ký văn bản đến,
đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính.
Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến; phòng Kế hoạch Tổng hợp (thuộc Công ty Urenco) có các sổ sau:
17

+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan, tổ chức: Dùng để đăng những văn
bản của các cơ quan, tổ chức gửi đến Công ty;
+ Sổ đăng kí văn bản đến các cơ quan Trung ương: Đăng ký văn bản đến
từ các cơ quan Trung ương;
+ Sổ đăng kí văn bản mật đến: Đăng ký văn bản đến có mức độ mật như
mật, tuyệt mật, tối mật.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( xem Phụ lục 6)
Đăng kí bằng máy tính: Thực hiện theo Công văn số 608/NTNN-TTNC
ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụng
công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Thứ tư, trình văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư trình cho
Lãnh đạo Công ty xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư căn cứ vào đó nhằm chuyển đến đúng nơi nhận giải quyết và các
đơn vị cá nhân sẽ căn cứ vào đó để giải quyết công việc.
Thứ năm, sao văn bản đến.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của Chủ tịch
công ty, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản.
Sao văn bản gồm có hai phương pháp:
– Sao phô tô copy: là bản sao chụp lại toàn bộ văn bản, kể cả con dấu.
Những bản sao photo không có chữ kí và dấu của Công ty và Văn phòng Công
ty thì chỉ có giá trị thông tin trong nội bộ Công ty, mang tính chất tham khảo,
không có giá trị pháp lý.
– Sao đánh máy văn bản bao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Thứ sáu, chuyển giao văn bản đến.
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân
giải quyết. Khi chuyển sang cho các đơn vị, cá nhân phải đăng kí vào sổ chuyển
giao văn bản đến và yêu cầu người nhận kí nhận vào “sổ chuyển giao văn bản
đến”.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến ( xem Phụ lục 7 ).
Đối với văn bản mật, mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn bản đến
(thường) nhưng thêm cột “mức độ mật” sau cột “số đến”.
18

Thứ bảy, giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư.
Khi nhận văn bản, các đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải quyết kịp thời,
chính xác các văn bản đến (những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn, thượng
khẩn, hỏa tốc cần giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ). Khi giải quyết
văn bản các cá nhân có ý kiến đề xuất thì phải ghi vào phiếu giải quyết công

việc.
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của công ty.
– Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theo dõi,
kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của Công ty.
– Trưởng các đơn vị, tổ chức của Công ty có trách nhiệm kiểm tra việc
giải quyết văn bản có chính xác, đúng thủ tục chưa; kiểm tra, đôn đốc các cá
nhân thực hiện nhiệm vụ của mình.
– Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm:
Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Công ty xử lý. Để theo dõi giải quyết
văn bản, cán bộ văn thư đã lập sổ “ Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến” .
2.1.1.4: Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Công ty
Urenco – Hà Nội được thực hiện theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01
tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về xử lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn thư (Phòng Kế hoạch
tổng hợp) trực tiếp quản lý, đóng dấu tại cơ quan và chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch Công ty về việc sử dụng dấu.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, cán bộ văn thư
tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản an toàn và vệ sinh
sạch sẽ thường xuyên.
2.1.1.5: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty:
19

Lập hồ sơ chính là “quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các
nguyên tắc và phương pháp quy định.”[ 4 ; Tr 112 ]

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng cuối cùng của công tác văn thư; là
mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp
tới công tác lưu trữ tại Công ty.
Công ty Urenco đã sử dụng bốn phương pháp lập hồ sơ, đó là : phương
pháp lập danh mục hồ sơ và phương pháp lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ nguyên
tắc và phương pháp lập hồ sơ nhân sự.
–

Phương pháp lập danh mục hồ sơ:
+ Danh mục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần
phải lập trong 1 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời gian bảo
quản của mỗi hồ sơ. Danh mục hồ sơ là căn cứ để cán bộ chuyên môn lập các hồ
sơ công việc của mình, nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên
trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan.
+ Cách làm: Từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
chương trình, kế hoạch công tác cho năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự
kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý
kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong
đơn vị,bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu
thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ
của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, xét

–

duyệt.
Phương pháp lập hồ sơ công việc:
+ Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.

+ Các bước khi lập hồ sơ công việc:
Bước 1: Mở hồ sơ: Đầu năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ, Phòng Kế
hoạch tổng hợp sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị
20

mình.Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để ở
nơi làm việc. Nếu phát sinh không có danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới
và ghi tên công việc lên bìa hồ sơ.
Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Từng cán bộ, nhân viên
trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thu thập tất cả các văn bản,
tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa
vào việc đó, hồ sơ đó.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ
sơ hay đơn vị bảo quản: khi phân chia đơn vị bảo quản dựa vào mối lien hệ về
nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu. Công ty sắp xếp văn bản, tài liệu trong
hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo các cách sắp xếp: sắp xếp theo thứ tự thời gian; sắp
xếp theo số văn bản; sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc; sắp xếp theo
mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả; sắp xếp theo
–

vần chữ cái.
Lập hồ sơ nguyên tắc:
+ Hồ sơ nguyên tắc là bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng
mặt công tác nghiệp vụ nhất định; có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùng
để tra cứu khi giải quyết công việc, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng văn

–

bản quy phạm pháp luật ban hành.
Phương pháp lâp hồ sơ nhân sự:
+ Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có lien quan về một cá nhân
cụ thể.
+ Công ty đã lập hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên.
Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, khi đến hạn quy định,
người lập hồ sơ phải nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách của đơn vị để thống
nhất quản lý, khi nộp hồ sơ phải có 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
“Biên bản giao nhận tài liệu”. Cuối năm, cán bộ văn thư thống kê những hồ sơ
đã đến hạn nộp lưu (một năm kể từ năm công việc kết thúc), đối chiếu hồ sơ
thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ và nộp vào
kho lưu trữ theo hướng dẫn của lưu trữ hiện hành. Việc giao nộp hồ sơ phải
được lập biên bản theo quy định.
2.1.2: Công tác lưu trữ:
21

2.1.2.1: Công tác xác định giá trị tài liệu:
Công tác xác định giá trị tài liệu tại Công ty Urenco là điều kiện để bổ
sung được những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử. Đây là một công việc
quan trọng và khó khăn, lien quan đến việc quyết định số phận của tài liệu.
Các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu:
–

Xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư: chiếm vị trí quan trọng, nó tạo

–

điều kiện tố cho các giai đoạn xác định giá trị tài liệu về sau.
Xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ hiện hành.

+ Tại lưu trữ hiện hành, toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lý sẽ được
đánh giá một cách tổng hợp. Tại giai đoạn này, công tác xác định giá trị lưu trữ
hiện hành có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với
công tác thống kê, phân loại và đặc biệt là chỉnh lý.
+ Công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành là điều kiện để bổ

–

sung được những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.
Xác định giá trị tài liệu trong các lưu trữ lịch sử: giai đoạn này có nhiệm vụ chủ
yếu là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành. Tại đây các
hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng và được quyết định bảo quản cố
định. Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông, tài liệu lựa chọn không chính
xác ở các giai đoạn trước, tài liệu đxa thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần
cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ lịch sử.
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được những tài
liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản thì đương nhiên có một số
lượng khá lớn tài liệu hết mọi giá trị, không cần bảo quản, cần loại ra để tiêu
hủy. Tất cả những tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy được thẩm tra lại của cơ
quan lưu trữ, sau khi Thủ trưởng cơ quan quản lý lưu trữ xem xét, đồng ý thì ký
vào văn bản phê duyệt.
Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị ( Phụ lục 8 ) .
2.1.2.2: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập và bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ
những tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai
thác, sử dụng tài liệu.
22

Công tác thu thập, bổ sung gồm:

–

Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu

–

lưu trữ;
Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ.
Phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới các kho lưu

–

trữ.
Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ:

–

Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của cán bộ
công chức trong cơ quan. Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình
hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Lưu trữ
hiện hành chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã giải quyết xong và đã được lập

–

hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước.
Định kỳ giao nộp tài liệu của lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử: Tài liệu được
thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử được lập hồ sơ chính xác, thống kê thành
mục lục hồ sơ và có biên bản bàn giao hồ sơ giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ
lịch sử. Biên bản bàn giao hồ sơ lập thành hai bản: một bản bên giao, một bản

bên nhận.
Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Lưu trữ lịch sử có trách
nhiệm phối hợp với lưu trữ hiện hành lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu
hang năm từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử tổ chức hướng
dẫn cho các lưu trữ hiện hành về thành phần các loại tài sản có giá trị phải nộp
lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử.
Tại Công ty Urenco, việc thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
là một công việc thường xuyên tất yếu.
2.1.2.3: Chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ; nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương
tiện bảo quản.
23

Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu đã được Phòng Kế hoạch tổng hợp thực
hiện theo ba bước:
Thứ nhất, chuẩn bị chỉnh lý.
Sau khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý, phải tiến hành giao nhận tài
liệu. Việc giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm.
Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu trước khi chỉnh lý để hạn chế tác hại do
bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện.
Công việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin cần thiết về tình
hình của phông hoặc khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho biên soạn
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch, tiến hành sưu tầm, thu thập
những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài
liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra. Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ
những vấn đề sau:

–

Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu

–

trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mết giá, số cặp, gói tài liệu và số lượng

–

hồ sơ, đơn vị bảo quản;
Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ
yếu; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những loại

–

tài liệu như tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm…;
Nội dung của tài liệu: những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng
trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành không được phản ánh trong tài

–

liệu;
Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: mức độ thiếu đủ của
phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ; tình trạng vật lý của phông
hoặc khối tài liệu; tình trạng công cụ thống kê, tra cứu.
Nếu phát hiện thành phần tài liệu phông còn thiếu, cán bộ lưu trữ tiến
hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài
liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ các yếu tố sau:

–

Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu:

24

–

Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức – đơn vị hình thành phông, của các

–

đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan;
Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
Biên bản giao nhận tài liệu của các đợn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Cuối cùng, biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch
chỉnh lý.

–

Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: Bản lịch sử
đơn vị hình thành phông có thể biên soạn riêng hoặc gộp vào làm một, bao gồm

–

2 phần.
Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: bao gồm 2 phần chính:

+ Hướng dẫn phân loại tài liệu: nội dung bao gồm phương án phân loại tài
liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay
đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp.
+ Hướng dẫn lập hồ sơ gồm các nội dung: hướng dẫn chi tiết về phương
pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo các đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ đối với
những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ
sơ; hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài
liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ; hướng dẫn viết tiêu đề
hồ sơ; hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ, tùy theo từng loại hồ
sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi
loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc
hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.
-Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: nội dung bao gồm 2
phần chính là phần bản kê các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra
khỏi phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người
tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời gian bảo quản cho
từng hồ sơ được thống nhất.
-Lập kế hoạch chỉnh lý.
Thứ hai, thực hiện chỉnh lý.

25

vậy nếu làm tốt công tác văn thư, mọi việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai đều đượcvăn bản hóa ; xử lý xong việc làm, tài liệu được lập hồ sơ không thiếu, nộp lưuvào tàng trữ cơ quan đúng pháp luật sẽ tạo thuận tiện cho công tác tàng trữ tiếnhành những khâu nhiệm vụ tiếp theo như phân loại, xác lập giá trị, thống kê, bảoquản và ship hàng tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dàivề sau. Công tác tàng trữ có trách nhiệm tổ chức triển khai khoa học tài liệu ; dữ gìn và bảo vệ an toàntài liệu và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng có hiệu suất cao tài liệu tàng trữ. Mục đích caocả của công tác tàng trữ là hướng tới việc Giao hàng quyền lợi chính đáng của xã hội, của mỗi con người. Nếu công tác tàng trữ ở những cơ quan, doanh nghiệp được tổchức tốt thì sẽ giúp những cơ quan, doanh nghiệp tàng trữ rất đầy đủ và phân phối kịpthời những thông tin thiết yếu cho chỉ huy và cán bộ trong quy trình thực hiệncông việc. Nội dung của nhiều tài liệu tàng trữ còn tiềm ẩn những bài học kinh nghiệm kinhnghiệm quý báu trong quy trình tăng trưởng của vương quốc, của những cơ quan. Vì vậy, công tác tàng trữ giúp những cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp trong việc khai thácthông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống lịch sử cho những thế hệ cán bộ trong cơquan, tổng kết hoạt động giải trí và rút ra những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề có ích trong quảnlý, sản xuất, kinh doanh thương mại. Công ty Urenco – TP.HN về công tác văn thư – tàng trữ đang có nhữngvấn đề chưa ổn nên tôi đã tìm hiểu và khám phá để góp thêm phần tương hỗ cho sự tăng trưởng của Côngty Urenco. Do đó tôi quyết định hành động chọn yếu tố “ Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữtại công ty Urenco – TP. Hà Nội ” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu và điều tra yếu tố : Đã có sách giáo trình “ Nghiệp vụ công tác văn thư ” ( của trường Caođẳng Nội Vụ TP. Hà Nội, NXB Giao thông vận tải đường bộ ) và giáo trình “ Giáo trình lưutrữ ” ( của trường Cao đẳng Nội Vụ TP.HN, NXB Giao thông vận tải đường bộ, Thành Phố Hà Nội – 2009 ) đã phân phối cho tôi những luận cứ kim chỉ nan rất là cặn kẽ, minh họa sinhđộng, đa dạng chủng loại. 3. Mục tiêu điều tra và nghiên cứu : Sáng tỏ những triết lý văn thư – tàng trữ mà tôi đã được học, chứng minhsự đúng đắn của triết lý đó. Tìm ra một số ít giải pháp để góp thêm phần tương hỗ cho sự tăng trưởng của Công tyUrenco. 4. Đối tượng điều tra và nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu và điều tra của bài tiểu luận là công tác văn thư – tàng trữ tạiCông ty Urenco – Thành Phố Hà Nội. 5. Phạm vi nghiên cứu và điều tra : Nghiên cứu công tác văn thư tại Công ty Urenco : Thời gian điều tra và nghiên cứu : năm năm trước – năm ngoái. Phạm vi khoảng trống : Tại Công ty Urenco – TP.HN. Phạm vi thời hạn thực thi : Từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2015.6. Phương pháp điều tra và nghiên cứu : Thư viện. Khảo sát thực tiễn. Phân tích tài liệu : Phân tích những nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư – lưutrữ tại Công ty Urenco. Phương pháp so sánh, tổng hợp. 7. Bố cục đề tài : Ngoài phần khởi đầu ; Kết luận ; tài liệu tìm hiểu thêm và phụ lục thì đề tàigồm 3 chương : Chương 1 : Một số yếu tố lý luận về công tác văn thư – tàng trữ và khái quát vềCông ty Urenco. Chương 2 : Công tác văn thư – tàng trữ tại Công ty Urenco. Chương 3 : Một số giải pháp để nâng cao hiệu suất cao của công tác văn thư – lưutrữ ở Công ty Urenco. Chương 1M ỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮVÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY URENCO1. 1 : Công tác văn thư1. 1.1 : Khái niệm về công tác văn thư : Hiện nay có nhiều ý niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng cóhai khuynh hướng đáng chú ý quan tâm là : – Công tác văn thư là công tác tổ chức triển khai xử lý và quản lí văn bản giấytờ trong cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tácvăn thư gồm có hai nội dung hầu hết : tổ chức triển khai xử lý văn bản và quản líquy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai. – Công tác văn thư là hàng loạt việc làm về soạn thảo và ban hành văn bảntrong những cơ quan tổ chức triển khai, tổ chức triển khai và quản lí văn bản trong những cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được ý niệm rộng hơn. Tóm lại : “ Công tác văn thư là hoạt động giải trí bảo vệ thông tin bằng vănbản, Giao hàng cho chỉ huy, chỉ huy, quản trị, quản lý và điều hành việc làm của những cơquan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức triển khai kinh tế tài chính, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, đơn vịvũ trang nhân dân ( dưới đây gọi chung là những cơ quan, tổ chức triển khai ). ” [ 7 ; Tr. 7 ] 1.1.2 : Nội dung về công tác văn thư : Công tác văn thư gồm 3 nội dung việc làm sau đây : – Thứ nhất, thiết kế xây dựng văn bảnThảo văn bản ; Duyệt bản thảo, thay thế sửa chữa, bổ trợ bản thảo đã duyệt ; Đánh máy văn bản ; Ký văn bản. – Thứ hai, quản trị và xử lý văn bảnQuản lý và xử lý văn bản đến ; Quản lý và xử lý văn bản đi ; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan. – Thứ ba, quản trị và sử dụng con dấuCác loại con dấu ; Quản lý con dấu ; Sử dụng con dấu. 1.1.3 : Yêu cầu về công tác văn thư : Quá trình triển khai công tác văn thư phải bảo vệ những nhu yếu sau đây : – Nhanh chóng : Quá trình xử lý việc làm của cơ quan phụ thuộcnhiều vào việc thiết kế xây dựng văn bản, tổ chức triển khai quản trị và xử lý văn bản kịp thờigóp phần hoàn thành xong tốt việc làm của cơ quan. – Chính xác : Tất cả những khâu từ đảm nhiệm văn bản đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thựchiện theo đúng quy trình tiến độ, đúng nguyên tắc và đối tượng người tiêu dùng. – Bí mật : Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộcphạm vi bí hiểm của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quy trình đảm nhiệm, nhân bản, gửi, phát hành, dữ gìn và bảo vệ những văn bản đều phải bảo vệ bí hiểm. – Hiện đại : Việc triển khai những nội dung đơn cử của công tác văn thưgắn liền với việc sử dụng những phương tiện đi lại và kĩ thuật văn phòng văn minh. Vìvậy, nhu yếu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đềbảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng cónăng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư thời nay tuy đã trởthành một nhu yếu cấp bách, nhưng phải thực thi từng bước, tương thích với điềukiện đơn cử của những cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lỗi thời coi thường việc vận dụng tân tiến của khoa học kĩ thuật, những phát minhsáng chế có tương quan đến việc tăng cường hiệu suất cao công tác văn thư. 1.2 : Công tác tàng trữ : 1.2.1 : Khái niệm về công tác tàng trữ : Hiện nay có nhiều ý niệm khác nhau về công tác tàng trữ. Nhưng có 3 khuynh hướng đáng quan tâm là : – Công tác tàng trữ là khâu sau cuối của quy trình giải quyết và xử lý thông tin. Tất cảnhững văn bản đến đã qua giải quyết và xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệuliên quan đều phải được chuyển vào tàng trữ. – Công tác tàng trữ là một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí quản trị Nhà nước bao gồmtấc cả những yếu tố lý luận thực tiễn và pháp chế tương quan tới việc tổ chức triển khai khoahọc tài liệu, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu tàng trữ ship hàng côngtác quản trị, điều tra và nghiên cứu khoa học và những nhu yếu cá thể. – Công tác tàng trữ sinh ra do yên cầu khách quan của việc quản trị, bảo quảnvà tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ Giao hàng xã hội. Vì thế công tác tàng trữ là mộtmắt xích không hề thiếu trong hoạt động giải trí của cỗ máy Nhà nước. Tóm lại, “ Công tác tàng trữ là một nghành hoạt động giải trí quản trị Nhà nước baogồm toàn bộ những yếu tố lý luận, thực tiễn và pháp chế tương quan đến việc tổ chứckhoa học tài liệu, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu tàng trữ phục vụcông tác quản trị, điều tra và nghiên cứu khoa học và những nhu yếu cá thể. ” [ 4 ; Tr. 17 ] 1.2.2 : Nội dung về công tác tàng trữ : Công tác tàng trữ gồm 3 nội dung sau đây : Hoạt động nhiệm vụ : thực thi những quá trình nhiệm vụ tàng trữ. Hoạt động quản trị : soạn thảo, phát hành những văn bản quy phạm pháp luật đểquản lý nhà nước về tàng trữ, tổ chức triển khai kiểm tra, hướng dẫn triển khai những quy địnhcủa nhà nước về tàng trữ ; Tổ chức điều tra và nghiên cứu khoa học tàng trữ, đào tạo và giảng dạy cán bộ tàng trữ, hợp tác quốc tế vềlưu trữ. 1.2.3 : Tính chất của công tác tàng trữ : Tính chất khoa học : Nghiên cứu tìm ra những quy luật hoạt động giải trí xã hội được phản ánh vào tàiliệu tàng trữ, thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống lý luận về tàng trữ để thực thi những nội dungchuyên môn của công tác tàng trữ như phân loại, xác lập giá trị. thu nhập và bổsung tài liệu, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ v.v … Mỗi quá trình nhiệm vụ tàng trữ của mỗi mô hình tài liệu tàng trữ đều cónhững đặc trưng của nó. Khoa học tàng trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc thù cụthể của từng mô hình tài liệu tàng trữ và đề ra cách đúng chuẩn cách tổ chức triển khai khoahọc cho từng mô hình tài liệu. Khoa học tàng trữ phải được điều tra và nghiên cứu thừa kế những tác dụng nghiên cứukhoa học của những ngành khác để vận dụng hữu hiệu vào những quá trình nghiệp vụlưu trữ. Để quản trị thống nhất những nghành nhiệm vụ tàng trữ, công tác tiêuchuẩn hóa trong tàng trữ cũng phải điều tra và nghiên cứu một cách rất đầy đủ. Tính chất cơ mật : Về kim chỉ nan, tài liệu tàng trữ có giá trị lịch sử vẻ vang, được sử dụng rộng rãiphục vụ điều tra và nghiên cứu lịch sử vẻ vang, giúp cho mọi hoạt động giải trí xã hội. Tuy nhiên 1 số ít tàiliệu tàng trữ vẫn còn tiềm ẩn nhiều nội dung về bí hiểm vương quốc, do đó kẻ thùtìm mọi thủ đoạn, thủ đoạn để đánh cắp những bí hiểm vương quốc trong tài liệu tàng trữ. Vì vậy những nguyên tắc, chính sách trong công tác tàng trữ phải biểu lộ khá đầy đủ tínhchất bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu ; cán bộ tàng trữ phải là những ngườigiác ngộ quyền lợi và nghĩa vụ giai cấp vô sản, quyền hạn dân tộc bản địa, luôn cẩn trọng cách mạng, có ý thức tổ chức triển khai kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định bảo mật thông tin tài liệulưu trữ của Đảng và Nhà nước. 1.3 : Một số nét khái quát về công ty Urenco – Hà Nội1. 3.1 : tin tức chungCông ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một thành viên Môi trường Đô thị TP.HN ( URENCO ) làdoanh nghiệp nhà nước thường trực Ủy Ban Nhân Dân thành phố TP.HN, là doanh nghiệpchính chịu nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị thiên nhiên và môi trường, thu gom, luân chuyển và giải quyết và xử lý chấtthải đô thị trên địa phận Thành Phố Hà Nội, đáp ứng những dịch vụ vệ sinh thiên nhiên và môi trường đô thịvà khu công nghiệp trên khoanh vùng phạm vi toàn nước. Tên thanh toán giao dịch Quốc tế : Urban Environment Company – URENCO.Urenco đảm nhiệm thu gom, luân chuyển và giải quyết và xử lý chất thải ở 4 Quận trungtâm của thành phố TP. Hà Nội là Hoàn Kiếm, Ba Đình, Q. Đống Đa và Hai Bà Trưng. Với khối lượng rác thải hoạt động và sinh hoạt thu gom trung bình là 3.500 tấn / ngày. Không chỉ đảm nhiệm thu gom rác thải hoạt động và sinh hoạt phát sinh hàng ngày. Urenco còn là công ty số 1 về thu gom, giải quyết và xử lý những loại chất thải khác nhưchất thải kiến thiết xây dựng, chất thải Công nghiệp, chất thải Y tế nguy cơ tiềm ẩn và phân bùnbể phốt. Urenco được Thành phố được cho phép hoạt động giải trí theo quy mô Công ty mẹ công ty con từ năm 2011. Hiện nay Urenco có toàn bộ 16 đơn vị chức năng thành viên vớihơn 3500 cán bộ công nhân viên – lao động. 10 Được xây dựng từ năm 1960, với hơn 50 năm kinh nghiệm tay nghề của mình, Urenco không chỉ là tên thương hiệu số 1 Nước Ta về quản trị thiên nhiên và môi trường đôthị và công nghiệp mà đã vươn xa ra tầm quốc tế. Vinh dự được Đảng và nhànước trao tặng thương hiệu Anh hùng lao động thời kỳ thay đổi và nhiều thương hiệu, huân chương cao quý khác. Hiện nay, Urenco là thành viên thường trực của Thương Hội Môi trường Đôthị Nước Ta ( VUREIA ), tiếp tục tham gia tư vấn cho nhà nước về chínhsách, pháp lý, nghị định, quy hoạch … chuyên ngành môi trường tự nhiên đô thị vàcông nghiệp ; phối hợp với những đối tác chiến lược trong và ngoài nước tổ chức triển khai những cuộc hộithảo, hội nghị, thăm quan học tập … nhằm mục đích trao đổi kinh nghiệm tay nghề, phổ cập cáckiến thức quản trị hiệu suất cao và vận dụng công nghệ tiên tiến kỹ thuật tiên tiến và phát triển trong lĩnhvực thiên nhiên và môi trường. 1.3.2 : Cơ cấu tổ chức triển khai : Công ty Urenco – Thành Phố Hà Nội gồm có : Ban chỉ huy. những phòng ban nhiệm vụ, những nhà máy sản xuất thành viên, những công ty con. Ban chỉ huy gồm : 01 quản trị Hội đồng thành viên, 01 Tổng giám đốc, 04 Phó Tổng giám đốc. Các phòng ban nhiệm vụ gồm : phòng Kế hoạch tổng hợp, phòng Kỹthuật vật tư, phòng Tài chính kế toán, phòng Tổ chức lao động, phòng Hànhchính quản trị, phòng Đối ngoại, phòng Truyền thong, phòng Điều hành sản xuấtvà quản trị chất lượng, ban Quản lý dự án Bất Động Sản. Các nhà máy sản xuất thành viên : Trụ sở Ba đình – Urenco 1, Trụ sở HoànKiếm – Urenco 2, Trụ sở Hai Bà Trưng – Urenco 3, Trụ sở Đống Đa – Urenco 4, Trụ sở Long Biên – Urenco 6, Trụ sở Cầu Diễn – Urenco 7, chinhánh Nam Sơn – Urenco 8, Văn phòng Đại diện tại TP. TP. Đà Nẵng. Các công ty con : công ty Cổ phần Môi trường Tây Đô – Urenco 5, côngty CP Công nghiệp Môi trường Phú Minh – Urenco 9, công ty CP Môi trườngCông nghiệp Bắc Sơn – Urenco 10, công ty CP Môi trường Công nghiệp và Đôthị Đại Đồng – Urenco 11, công ty CP Kỹ nghệ Môi trường Nước Ta – Urenco1112, công ty CP Vật tư thiết bị Môi trường – Urenco 13, công ty CP Đầu tư vàPhát triển Môi trường – Urenco 14. Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai công ty Urenco – Thành Phố Hà Nội ( xem Phụ lục 1 ) * Tiểu kết : Có thể khẳng định chắc chắn, công tác văn thư, tàng trữ có vai trò rấtquan trọng so với tổng thể những nghành của đời sống xã hội. Đặc biệt, trong quátrình hoạt động giải trí công ty đều sản sinh những sách vở tương quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi thiết yếu. Bởi đâylà những bản gốc, bản chính, là địa thế căn cứ xác nhận vấn đề đã xảy ra và có giá trịrất cao. Bên cạnh việc soạn thảo, phát hành văn bản đã quan trọng thì việc lưutrữ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ còn quan trọng hơnnhiều. Do đó, công tác này đóng vai trò không hề thiếu đối vơi công ty Urenco – Thành Phố Hà Nội. 12C hương 2 : CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY URENCO2. 1 : Thực trạng công tác văn thư – tàng trữ tại công ty Urenco2. 1.1 : Công tác văn thư2. 1.1.1 : Công tác soạn thảo và phát hành văn bản : Về hình thức văn bản : Hiện nay, những văn bản mà công ty Urenco phát hành hầu hết là văn bảnhành chính gồm : quyết định hành động, thông tư, thông tin, báo cáo giải trình, kế hoạch, công văn, tờtrình, những loại hợp đồng, giấy mời, giấy trình làng, vv … Về thể thức văn bản : Công ty Urenco đã vận dụng theo đúng Thông tư số 01/2011 / TT – BNV củaBộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình diễn văn bản hành chính trongcông tác kiến thiết xây dựng và phát hành văn bản. Công tác soạn thảo văn bản : Khi triển khai soạn thảo và phát hành văn bản, công ty Urenco. triển khai theo những bước sau : + Thứ nhất là xác lập hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của vănbản cần soạn thảo. + Thứ hai là thu nhập, giải quyết và xử lý thong tin có tương quan đến văn bản cần soạnthảo. + Thứ ba là soạn thảo văn bản gồm có những việc làm sau thiết kế xây dựng đềcương việc làm, viết bản thảo. + Thứ tư, duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo. + Thứ năm, đánh máy, nhân bản văn bản. + Thứ sáu, kiểm tra văn bản trước khi ký phát hành. + Thứ bảy, ký văn bản. + Thứ tám, phát hành văn bản. 2.1.1. 2 : Quản lý văn bản đi : Quy trình tổ chức triển khai quản trị văn bản đi ở Phòng Kế hoạch tổng hợp baogồm những việc làm sau : Trước tiên, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình diễn văn bản : Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình diễn văn bản nhằm mục đích mục tiêu : bảo vệ những văn bản của Công ty phát hành ra trình diễn đẹp, đúng mực, đúngtiêu chuẩn mà Nhà nước pháp luật ; giúp giải quyết và xử lý và xử lý việc làm của Côngty được nhanh gọn, hiệu suất cao, đúng chuẩn. Kiểm tra trước khi trình ký chính13thức và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư là người kiểm tra thẩm quyền kývăn bản. Trước khi cán bộ văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành văn bản sẽsoát lại lần cuối tổng thể những yếu tố về thể thức văn bản, kiểm tra những thành phần thểthức bổ trợ, kiểm tra hình thức văn bản xem có trường hợp sai sót hay không. Nếu có, cán bộ văn thư kịp thời thông tin cho đơn vị chức năng soạn thảo biết để cùng sửachữa khắc phục, khi có khó khăn vất vả sẽ báo cáo giải trình Chánh văn phòng hoặc người cótrách nhiệm xem xét và quyết định hành động. Thứ hai, ghi số và ngày tháng văn bản. Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích mục tiêu giúp cho việc quản trị, tratìm, sắp xếp văn bản được thuận tiện, thuận tiện. Mỗi văn bản được ghi 1 số ít vàngày tháng nhất định. Số của văn bản chính là số thứ tự ĐK văn bản do Công ty ban hànhtrong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, khởi đầu từ số 01 vào ngày đầu nămvà kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Riêng với văn bản mật, số được ghivà ĐK riêng. Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn. Việc đóng dấu lên chữ ký ; đóng dấu lên những phụ lục kèm theo văn bản ; đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thựchiện theo pháp luật tại Nghị định số 110 / 2004 / ND-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản được thực thi theo quyđịnh tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55. Khi đóng dấu cán bộ văn thư cần thực thi theo đúng nguyên tắc : Dấuđóng phải rõ rang, ngay ngắn, đúng chiều và dung đúng mực dấu lao lý ; chỉđược đóng dấu vào những văn bản, sách vở sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ ; đóng dấu giáp lai, dấu nổi, dấuướt lên đúng loại văn bản. Đóng những loại dấu khác : Dấu mật, dấu tịch thu, vv … Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ kývề phía bên trái. 14D ấu được cán bộ văn thư dữ gìn và bảo vệ trong hòm có khóa chắc như đinh trongcũng như ngoài giờ thao tác, liên tục vệ sinh thật sạch và sử dụng dấu theođúng lao lý của pháp lý. Thứ tư, ĐK văn bản đi. Đây là việc làm bắt buộc phải thực thi trước khi chuyển giao văn bảnđến những đối tượng người dùng có tương quan nhằm mục đích mục tiêu : thuận tiện cho việc quản trị vàbảo quản ; tra tìm văn bản được nhanh gọn, thuận tiện ; tạo điều kiện kèm theo thuận lợicho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản. Tất cả những văn bản đi của Công ty đều được ĐK vào sổ theo mẫu insẵn một cách rõ ràng, đúng và vừa đủ những cột, mục theo lao lý của Nhà nước. Công ty Urenco – TP. Hà Nội vận dụng hai phương tiện đi lại ĐK văn bản đi, đólà ĐK bằng sổ và ĐK bằng máy tính. Đăng ký văn bản đi bằng sổ ( chiêu thức thủ công bằng tay ) : Sổ đăng kí văn bản đượcin sẵn theo lao lý của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Mẫu bìa và phần ĐK bên trong sổ ĐK văn bản đi ( xem phụ lục 2 ). Đăng ký văn bản đi bằng máy tính : có ứng dụng quản trị những văn bản vàchuẩn những thông tin nguồn vào theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước. Thứ năm, chuyển giao văn bản đi. Tất cả những văn bản đi của Công ty phát hành ra được gửi tới đối tượng người dùng liênquan đều bảo vệ nguyên tắc đúng chuẩn, đúng đối tượng người tiêu dùng và kịp thời. Trước khi chuyển đến cho những đối tượng người tiêu dùng có • ien quan thì văn bản củacông ty phải được để trong bì cẩn trọng nhằm mục đích tránh thất lạc và bật mý thông tin. Phong bì gửi văn bản được làm bằng loại giấy dày, dai, bền, khó thấm nước. Cánbộ văn thư sau khi lựa chọn bì thì sẽ trình diễn bì ; cho văn bản vào bì ; dán bì ; dán tem ; viết bì ; ghi số, kí hiệu văn bản cần gửi ; ghi tên cơ quan, đơn vị chức năng, hoặcchức danh và ghi rõ địa chỉ ; đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn trên bì ( nếu có ). • Sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăngký vào sổ thì văn bản phải được gửi ngay đến những đối tượng người tiêu dùng có tương quan. Văn15bản hoàn toàn có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưu điện. Dù gửi trựctiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản. Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thì đăng kývào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi ( xem Phụ lục 3 ). Đối với chuyển giao qua bưu điện thì ĐK sổ : “ Gửi văn bản đi bưuđiện ”. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện ( xem Phụ lục 4 ). Thứ sáu, sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và ship hàng sử dụng bản lưu. Tất cả văn bản đi có đóng dấu và ĐK số tại bộ phận văn thư đềuđược lưu một bản tại bộ phận văn thư. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trựctiếp của người có thẩm quyền. Đối với những loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư. Bản lưuvăn bản đi tại văn thư Công ty và văn thư đơn vị chức năng phải được sắp xếp theo thứ tựđăng ký và lập hồ sơ theo pháp luật hiện hành. Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn trọng, khoa học, dễ tra tìm. Trong quy trình ship hàng sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổ theo dõi. 2.1.1. 3 : Quản lý văn bản đến : Quy trình quản trị và xử lý văn bản đến tại Phòng Kế hoạch Tổng hợpbao gồm những việc làm sau : Thứ nhất, đảm nhiệm và kiểm tra bì văn bản đến. Khi đảm nhiệm văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thưkiểm tra sơ bộ về số lượng thực trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu có ) ; đốivới văn bản đến : kiểm tra, so sánh trước khi ký nhận. Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, thực trạng bì không còn nguyên vẹnhoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời hạn ghi trên vỏ hộp cán bộ văn thưbáo cáo cho Trưởng phòng xem xét và xử lý, trong trường hợp thiết yếu cóthể lập biên bản. Kiểm tra khi đảm nhiệm nhằm mục đích tránh những sai sót, giúp cho giải quyết và xử lý, giảiquyết văn bản được nhanh gọn, kịp thời, đúng mực. Thứ hai, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. 16V ăn bản đến Phòng Kế hoạch tổng hợp được chia làm hai loại : Loại bì văn thư được bóc : Văn bản gửi chung cho Công ty. Loại bì văn thư không được bóc : Văn bản gửi cho đơn vị chức năng, cá thể, đoàn thể. Đối với văn bản mật, việc đảm nhiệm bóc bì được thực thi đúng theo quyđịnh tại Thông tư số 12 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công An hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002 / NĐ-CP ngày 28/3/2002 của nhà nước. Bóc bì văn bản đến : Khi bóc bì : Bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc ngay sau nhận để xử lý, giải quyết và xử lý kịp thời, không làm rách nát, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địa chỉ nơigửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi thiết yếu. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh và những văn bản kiểm tra xácminh một yếu tố gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngàytháng của văn bản hay có gì không bình thường, cần phải giữ lại bì ghim kèm theo vănbản đó để làm vật chứng. Đóng dấu đến : Tất cả những văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư đềuphải đóng dấu “ Đến ”, ghi số đến, ngày đến. Đối với văn bản chuyển qua máyfax sẽ photo trước khi đóng dấu đến ; so với văn bản chuyển qua mạng trongtrường hợp thiết yếu hoàn toàn có thể in ra ; so với văn bản đến không thuộc diện đăng kítại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà chuyển cho những cá thể, đơn vị chức năng cónhiệm vụ xử lý giải quyết và xử lý văn bản. Mẫu dấu đến ( xem Phụ lục 5 ) Thứ ba, ĐK văn bản đến – Tất cả những văn bản đến Văn phòng Công ty đều được đăng kí quản lýthống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến những đơn vị chức năng cá thể có tráchnhiệm giải quyết và xử lý. Đăng kí theo đúng những pháp luật của Nhà nước ( sổ đăng kí văn bảnđến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát hành ). Đăng kí bằng sổ rõ, chínhxác, không dùng bút chì, không dập xóa, viết tắt những từ ít thông dụng. – Công ty Urenco – TP. Hà Nội vận dụng hai phương tiện đi lại ĐK văn bản đến, đó là ĐK bằng sổ và ĐK bằng máy tính. Theo Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản trị văn bản đi, vănbản đến ; phòng Kế hoạch Tổng hợp ( thuộc Công ty Urenco ) có những sổ sau : 17 + Sổ đăng kí văn bản đến những cơ quan, tổ chức triển khai : Dùng để đăng những vănbản của những cơ quan, tổ chức triển khai gửi đến Công ty ; + Sổ đăng kí văn bản đến những cơ quan Trung ương : Đăng ký văn bản đếntừ những cơ quan Trung ương ; + Sổ đăng kí văn bản mật đến : Đăng ký văn bản đến có mức độ mật nhưmật, tuyệt mật, tối mật. Mẫu sổ ĐK văn bản đến ( xem Phụ lục 6 ) Đăng kí bằng máy tính : Thực hiện theo Công văn số 608 / NTNN-TTNCngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn ứng dụngcông nghệ thông tin trong văn thư, tàng trữ. Thứ tư, trình văn bản đến. Tất cả những văn bản đến, sau khi đã ĐK, cán bộ văn thư trình choLãnh đạo Công ty xem xét, cho quan điểm chỉ huy về việc xử lý văn bản đến. Cán bộ văn thư địa thế căn cứ vào đó nhằm mục đích chuyển đến đúng nơi nhận xử lý và cácđơn vị cá thể sẽ địa thế căn cứ vào đó để xử lý việc làm. Thứ năm, sao văn bản đến. Căn cứ vào quan điểm chỉ huy việc xử lý và sao văn bản của Chủ tịchcông ty, cán bộ văn thư thực thi việc sao văn bản. Sao văn bản gồm có hai giải pháp : – Sao phô tô copy : là bản sao chụp lại hàng loạt văn bản, kể cả con dấu. Những bản sao photo không có chữ kí và dấu của Công ty và Văn phòng Côngty thì chỉ có giá trị thông tin trong nội bộ Công ty, mang đặc thù tìm hiểu thêm, không có giá trị pháp lý. – Sao đánh máy văn bản gồm có : sao y bản chính, sao lục và trích sao. Thứ sáu, chuyển giao văn bản đến. Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho những đơn vị chức năng, cá nhângiải quyết. Khi chuyển sang cho những đơn vị chức năng, cá thể phải đăng kí vào sổ chuyểngiao văn bản đến và nhu yếu người nhận kí nhận vào “ sổ chuyển giao văn bảnđến ”. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến ( xem Phụ lục 7 ). Đối với văn bản mật, mẫu sổ tựa như sổ chuyển giao văn bản đến ( thường ) nhưng thêm cột “ mức độ mật ” sau cột “ số đến ”. 18T hứ bảy, xử lý và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư. Khi nhận văn bản, những đơn vị chức năng, cá thể có trách nhiệm xử lý kịp thời, đúng chuẩn những văn bản đến ( những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn, thượngkhẩn, khẩn cấp cần xử lý khẩn trương, không được chậm trễ ). Khi giải quyếtvăn bản những cá thể có quan điểm đề xuất kiến nghị thì phải ghi vào phiếu xử lý côngviệc. Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản đến nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao giảiquyết việc làm của công ty. – Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến của Công ty. – Trưởng những đơn vị chức năng, tổ chức triển khai của Công ty có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra việcgiải quyết văn bản có đúng chuẩn, đúng thủ tục chưa ; kiểm tra, đôn đốc những cánhân triển khai trách nhiệm của mình. – Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu về văn bản đến, gồm có : Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được xử lý, văn bản đã đến hạn nhưngchưa được xử lý để báo cáo giải trình Lãnh đạo Công ty giải quyết và xử lý. Để theo dõi giải quyếtvăn bản, cán bộ văn thư đã lập sổ “ Sổ theo dõi xử lý văn bản đến ”. 2.1.1. 4 : Quản lý và sử dụng con dấu : Việc quản trị và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Công tyUrenco – Thành Phố Hà Nội được triển khai theo Nghị định số 31/2009 / NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của Nghị định số58 / 2001 / NĐ-CP ngày 24/8/2001 về giải quyết và xử lý và sử dụng con dấu. Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn thư ( Phòng Kế hoạchtổng hợp ) trực tiếp quản trị, đóng dấu tại cơ quan và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Chủtịch Công ty về việc sử dụng dấu. Công tác quản trị và sử dụng con dấu được thực thi tốt, cán bộ văn thưtuân thủ theo đúng nguyên tắc, pháp luật, dấu được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và vệ sinhsạch sẽ liên tục. 2.1.1. 5 : Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào tàng trữ Công ty : 19L ập hồ sơ chính là “ quy trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hìnhthành hồ sơ trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thành hồ sơ theo cácnguyên tắc và giải pháp pháp luật. ” [ 4 ; Tr 112 ] Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng ở đầu cuối của công tác văn thư ; làmắt xích nối tiếp công tác văn thư với công tác tàng trữ và có tác động ảnh hưởng trực tiếptới công tác tàng trữ tại Công ty. Công ty Urenco đã sử dụng bốn giải pháp lập hồ sơ, đó là : phươngpháp lập hạng mục hồ sơ và chiêu thức lập hồ sơ việc làm, lập hồ sơ nguyêntắc và giải pháp lập hồ sơ nhân sự. Phương pháp lập hạng mục hồ sơ : + Danh mục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị chức năng cầnphải lập trong 1 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị chức năng ( hoặc người ) lập và thời hạn bảoquản của mỗi hồ sơ. Danh mục hồ sơ là địa thế căn cứ để cán bộ trình độ lập những hồsơ việc làm của mình, nêu cao niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộ, nhân viêntrong cơ quan, đơn vị chức năng so với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơvào tàng trữ cơ quan. + Cách làm : Từng cán bộ, nhân viên cấp dưới địa thế căn cứ vào công dụng, nhiệm vụchương trình, kế hoạch công tác cho năm tới và trách nhiệm đơn cử của mình để dựkiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ đảm nhiệm đơn vị chức năng tham gia ýkiến. Cán bộ đảm nhiệm đơn vị chức năng tập hợp những bản dự kiến của từng cá thể trongđơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ trợ những hồ sơ còn thiếuthành bản hạng mục hồ sơ của đơn vị chức năng. Cán bộ văn thư tổng hợp danh mục hồ sơcủa từng đơn vị chức năng thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, xétduyệt. Phương pháp lập hồ sơ việc làm : + Hồ sơ việc làm là một tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau vềmột yếu tố, một vấn đề hoặc có cùng đặc trưng hình thành trong quy trình giảiquyết việc làm thuộc công dụng, trách nhiệm của một cơ quan, đơn vị chức năng. + Các bước khi lập hồ sơ việc làm : Bước 1 : Mở hồ sơ : Đầu năm, địa thế căn cứ vào hạng mục hồ sơ, Phòng Kếhoạch tổng hợp sẽ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị20mình. Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để ởnơi thao tác. Nếu phát sinh không có hạng mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mớivà ghi tên việc làm lên bìa hồ sơ. Bước 2 : Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ : Từng cán bộ, nhân viêntrong quy trình xử lý việc làm có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy tổng thể những văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưavào việc đó, hồ sơ đó. Bước 3 : Phân chia đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồsơ hay đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ : khi phân loại đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ dựa vào mối lien hệ vềnội dung, thời hạn hoặc giá trị tài liệu. Công ty sắp xếp văn bản, tài liệu tronghồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ) theo những cách sắp xếp : sắp xếp theo thứ tự thời hạn ; sắpxếp theo số văn bản ; sắp xếp theo quy trình xử lý việc làm ; sắp xếp theomức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả ; sắp xếp theovần vần âm. Lập hồ sơ nguyên tắc : + Hồ sơ nguyên tắc là bản sao những văn bản quy phạm pháp luật về từngmặt công tác nghiệp vụ nhất định ; hoàn toàn có thể tổng hợp văn bản của nhiều năm, dùngđể tra cứu khi xử lý việc làm, không phải nộp vào tàng trữ cơ quan. + Số lượng văn bản của hồ sơ nguyên tắc còn tùy thuộc vào số lượng vănbản quy phạm pháp luật phát hành. Phương pháp lâp hồ sơ nhân sự : + Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có lien quan về một cá nhâncụ thể. + Công ty đã lập hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên. Khi việc làm kết thúc, sau khi hoàn thành xong hồ sơ, khi đến hạn lao lý, người lập hồ sơ phải nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách của đơn vị chức năng để thốngnhất quản trị, khi nộp hồ sơ phải có 2 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và “ Biên bản giao nhận tài liệu ”. Cuối năm, cán bộ văn thư thống kê những hồ sơđã đến hạn nộp lưu ( một năm kể từ năm việc làm kết thúc ), so sánh hồ sơthực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ và nộp vàokho tàng trữ theo hướng dẫn của tàng trữ hiện hành. Việc giao nộp hồ sơ phảiđược lập biên bản theo pháp luật. 2.1.2 : Công tác tàng trữ : 212.1.2.1 : Công tác xác lập giá trị tài liệu : Công tác xác lập giá trị tài liệu tại Công ty Urenco là điều kiện kèm theo để bổsung được những tài liệu có giá trị vào tàng trữ lịch sử dân tộc. Đây là một công việcquan trọng và khó khăn vất vả, lien quan đến việc quyết định hành động số phận của tài liệu. Các tiến trình hầu hết của công tác xác lập giá trị tài liệu : Xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư : chiếm vị trí quan trọng, nó tạođiều kiện tố cho những tiến trình xác lập giá trị tài liệu về sau. Xác định giá trị tài liệu trong tàng trữ hiện hành. + Tại tàng trữ hiện hành, hàng loạt tài liệu thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị sẽ đượcđánh giá một cách tổng hợp. Tại tiến trình này, công tác xác lập giá trị lưu trữhiện hành hoàn toàn có thể thực thi một cách độc lập, nhưng cũng hoàn toàn có thể phối hợp vớicông tác thống kê, phân loại và đặc biệt quan trọng là chỉnh lý. + Công tác xác lập giá trị tài liệu tại tàng trữ hiện hành là điều kiện kèm theo để bổsung được những tài liệu có giá trị vào tàng trữ lịch sử dân tộc. Xác định giá trị tài liệu trong những tàng trữ lịch sử dân tộc : quá trình này có trách nhiệm chủyếu là lựa chọn và kiểm tra những hồ sơ tiếp đón từ tàng trữ hiện hành. Tại đây cáchồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần sau cuối và được quyết định hành động dữ gìn và bảo vệ cốđịnh. Tài liệu trùng lặp thông tin giữa những phông, tài liệu lựa chọn không chínhxác ở những quá trình trước, tài liệu đxa thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lầncuối để tiêu hủy nhằm mục đích tối ưu hóa thành phần tài liệu của tàng trữ lịch sử vẻ vang. Sau khi đã triển khai xác lập giá trị tài liệu, lựa chọn được những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử vẻ vang để dữ gìn và bảo vệ thì đương nhiên có một sốlượng khá lớn tài liệu hết mọi giá trị, không cần dữ gìn và bảo vệ, cần loại ra để tiêuhủy. Tất cả những tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy được thẩm tra lại của cơquan tàng trữ, sau khi Thủ trưởng cơ quan quản trị tàng trữ xem xét, chấp thuận đồng ý thì kývào văn bản phê duyệt. Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị ( Phụ lục 8 ). 2.1.2. 2 : Thu thập và bổ trợ tài liệu tàng trữ : Thu thập và bổ trợ tài liệu nhằm mục đích bảo vệ đưa vào những kho lưu trữnhững tài liệu có giá trị lịch sử dân tộc để dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng nhu yếu nghiên cứu và điều tra, khaithác, sử dụng tài liệu. 22C ông tác tích lũy, bổ trợ gồm : Xác định những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể thuộc nguồn tích lũy, bổ trợ tài liệulưu trữ ; Xác định những loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ trợ vào tàng trữ. Phân chia những nguồn tài liệu phải tích lũy, bổ trợ theo mạng lưới những kho lưutrữ. Thực hiện những thủ tục giao nộp tài liệu vào kho tàng trữ. Thu thập, bổ trợ tài liệu vào tàng trữ hiện hành có trách nhiệm : Thường xuyên tích lũy, bổ trợ tài liệu hiện hành đã xử lý xong của cán bộcông chức trong cơ quan. Lưu trữ hiện hành địa thế căn cứ vào hạng mục hồ sơ và tìnhhình thực tiễn của tài liệu để lựa chọn và đảm nhiệm những tài liệu nộp lưu. Lưu trữhiện hành chỉ tích lũy, bổ trợ những tài liệu đã xử lý xong và đã được lậphồ sơ theo đúng lao lý của Nhà nước. Định kỳ giao nộp tài liệu của tàng trữ hiện hành vào tàng trữ lịch sử dân tộc : Tài liệu đượcthu thập, bổ trợ vào tàng trữ lịch sử vẻ vang được lập hồ sơ đúng mực, thống kê thànhmục lục hồ sơ và có biên bản chuyển giao hồ sơ giữa tàng trữ hiện hành và lưu trữlịch sử. Biên bản chuyển giao hồ sơ lập thành hai bản : một bản bên giao, một bảnbên nhận. Thu thập bổ trợ tài liệu vào tàng trữ lịch sử vẻ vang : Lưu trữ lịch sử vẻ vang có tráchnhiệm phối hợp với tàng trữ hiện hành lập kế hoạch tích lũy, bổ trợ tài liệuhang năm từ tàng trữ hiện hành vào tàng trữ lịch sử vẻ vang. Lưu trữ lịch sử dân tộc tổ chức triển khai hướngdẫn cho những tàng trữ hiện hành về thành phần những loại gia tài có giá trị phải nộplưu, tiêu chuẩn những hồ sơ tích lũy vào tàng trữ lịch sử dân tộc. Tại Công ty Urenco, việc tích lũy và bổ trợ tài liệu vào những kho lưu trữlà một việc làm tiếp tục tất yếu. 2.1.2. 3 : Chỉnh lý tài liệu : Chỉnh lý tài liệu là một việc làm tổng hợp nhiều quy trình tiến độ nhiệm vụ cơbản của công tác tàng trữ ; nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác quản trị, bảoquản và khai thác, sử dụng tài liệu ; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy ; nhờ đó góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phươngtiện dữ gìn và bảo vệ. 23V iệc triển khai chỉnh lý tài liệu đã được Phòng Kế hoạch tổng hợp thựchiện theo ba bước : Thứ nhất, chuẩn bị sẵn sàng chỉnh lý. Sau khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý, phải triển khai giao nhận tàiliệu. Việc giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm. Tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu trước khi chỉnh lý để hạn chế tác hại dobụi bẩn từ tài liệu gây ra so với người triển khai. Công việc khảo sát tài liệu là nhằm mục đích tích lũy thông tin thiết yếu về tìnhhình của phông hoặc khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho biên soạncác văn bản hướng dẫn chỉnh lý ; lập kế hoạch, thực thi sưu tầm, thu thậpnhững tài liệu đa phần còn thiếu để bổ trợ cho phông và thực thi chỉnh lý tàiliệu đạt nhu yếu nhiệm vụ đặt ra. Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác lập rõnhững yếu tố sau : Tên phông ; số lượng giới hạn thời hạn : thời hạn sớm nhất và muộn nhất của tài liệutrong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý ; Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý : số mết giá, số cặp, gói tài liệu và số lượnghồ sơ, đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ; Thành phần tài liệu : tài liệu hành chính gồm có những loại văn bản, sách vở chủyếu ; ngoài những, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những loạitài liệu như tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm … ; Nội dung của tài liệu : những nghành nghề dịch vụ, yếu tố đa phần và sự kiện quan trọngtrong hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng hình thành không được phản ánh trong tàiliệu ; Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý : mức độ thiếu đủ củaphông hoặc khối tài liệu ; mức độ giải quyết và xử lý về nhiệm vụ ; thực trạng vật lý của phônghoặc khối tài liệu ; thực trạng công cụ thống kê, tra cứu. Nếu phát hiện thành phần tài liệu phông còn thiếu, cán bộ tàng trữ tiếnhành tích lũy, bổ trợ trước khi triển khai chỉnh lý. Phạm vi và thành phần tàiliệu cần tích lũy, bổ trợ được xác lập địa thế căn cứ những yếu tố sau : Mục đích, nhu yếu và khoanh vùng phạm vi số lượng giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý ; Báo cáo tác dụng khảo sát tài liệu : 24C hức năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai – đơn vị chức năng hình thành phông, của cácđơn vị, bộ phận và trách nhiệm của những cá thể tương quan ; Sổ ĐK văn bản đi, đến ; Biên bản giao nhận tài liệu của những đợn vị, bộ phận và cá thể ( nếu có ). Cuối cùng, biên soạn những văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạchchỉnh lý. Biên soạn bản lịch sử dân tộc đơn vị chức năng hình thành phông và lịch sử dân tộc phông : Bản lịch sửđơn vị hình thành phông hoàn toàn có thể biên soạn riêng hoặc gộp vào làm một, bao gồm2 phần. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ : gồm có 2 phần chính : + Hướng dẫn phân loại tài liệu : nội dung gồm có giải pháp phân loại tàiliệu và những hướng dẫn đơn cử trong quy trình phân loại tài liệu của phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành những nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hayđưa tài liệu vào những nhóm thích hợp. + Hướng dẫn lập hồ sơ gồm những nội dung : hướng dẫn chi tiết cụ thể về phươngpháp tập hợp những văn bản, tài liệu theo những đặc trưng đa phần thành hồ sơ đối vớinhững phông hoặc khối tài liệu còn ở trong thực trạng lộn xộn, chưa được lập hồsơ ; hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thành xong hồ sơ so với những phông hoặc khối tàiliệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa đúng mực, rất đầy đủ ; hướng dẫn viết tiêu đềhồ sơ ; hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ, tùy theo từng loại hồsơ mà biên soạn hướng dẫn đơn cử về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗiloại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo vệ phản ánh được diễn biến của sự việchay quy trình theo dõi, xử lý việc làm trong trong thực tiễn. – Biên soạn bản hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu : nội dung gồm có 2 phần chính là phần bản kê những nhóm tài liệu cần giữ lại dữ gìn và bảo vệ hoặc loại rakhỏi phông và phần hướng dẫn đơn cử được dùng làm địa thế căn cứ để những ngườitham gia chỉnh lý thực thi việc xác lập giá trị và định thời hạn dữ gìn và bảo vệ chotừng hồ sơ được thống nhất. – Lập kế hoạch chỉnh lý. Thứ hai, triển khai chỉnh lý. 25

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2