Nhận xét, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ

Đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ hồ sơ trong nhà trường năm học 2017-2018

Thực hiện kế ho¹ch số 41 / KH-THCSPT ngày 20/9/2017 của tr ­ êng THCS Phúc Trìu về KH thuc hien trách nhiệm năm học 2017 – 2018 .

Trường THCS Phúc Trìu đã tiến hành tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình và cụ thể như sau:

          I. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ HỒ SƠ NĂM HỌC 2017-2018

1. Công tác tổ chức và cán bộ

Trường trung học cơ sở Phúc Trìu có 01 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Trình độ trình độ : Trung cấp .

2. Các nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ năm học 2017-2018

          a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ:

Căn cứ Luật Lưu trữ vương quốc ngày 11/11/2011 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ; Thông tư số 04/2013 / TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn kiến thiết xây dựng công tác văn thư, lưu trữ của những cơ quan tổ chức triển khai ; Thông tư số 09 / 2011 / TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy định về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai .Nhà trường đã phát hành những văn bản quản trị công tác văn thư, lưu trữ như : Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ; Kế hoạch thực thi trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ ; thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu ; Quyết định phát hành Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ trường ; Quyết định phát hành Danh mục những cá thể, bộ phận trình độ có thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu ; đã phát hành được Quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và Nội quy văn thư, lưu trữ .b ) Xử lý tài liệu sống sót :Nhà trường không có tài liệu tồn dư, tích đống phải giải quyết và xử lý theo Chỉ thị số 05/2007 / CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng nhà nước về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .c ) Việc tổ chức triển khai nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan :Hàng năm, nhà trường đều lập hồ sơ việc làm để đưa vào lưu trữ theo pháp luật .Các bộ phận, cán bộ, giáo viên và nhân viên cấp dưới trong nhà trường đã thực thi tráng lệ chính sách nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường .Tài liệu, hồ sơ việc làm năm 2017 – 2018 của những bộ phận trong nhà trường đã triển khai và đưa vào lưu trữ .d ) Cơ sở vật chất Giao hàng lưu trữ :Nhà trường có vừa đủ tủ và phòng kho bảo vệ cho việc dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ .đ ) Công tác lập hồ sơ việc làm :- Trong năm 2017 – 2018, nhà trường đã thiết kế xây dựng hạng mục hồ sơ việc làm nộp lưu, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ của những bộ phận, cán bộ, viên chức .- Bộ phận văn thư, lưu trữ đã phổ cập, hướng dẫn những bộ phận và cán bộ, viên chức nhà trường về quá trình lập hồ sơ việc làm .Đến nay, mức độ triển khai xong việc lập hồ sơ việc làm năm 2017 – 2018 đạt trên 98 % .

2. Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên

1. Hoạt động nhiệm vụ văn thư :

Đối với việc quản trị văn bản đến, đi : Trường trung học cơ sở Phúc Trìu đã triển khai đúng quá trình quản trị văn bản đến, đi. Văn bản khi được gửi đến đơn vị chức năng, cán bộ văn thư đảm nhiệm văn bản và trình chỉ huy để chuyển đến những cá thể, bộ phận tham mưu và giải quyết và xử lý. Đồng thời thực thi tốt việc đăng kí văn bản đi, đến .Các văn bản phát hành đúng với thẩm quyền, thể thức trình diễn, không có văn bản trái với văn bản của cấp trên .Đối với việc quản trị và sử dụng con dấu do cán bộ văn thư đảm nhiệm, dữ gìn và bảo vệ con dấu đúng pháp luật ; không đóng dấu sai, dấu khống trên văn bản .- Việc quản trị văn bản đi và đến :+ Cập nhật vào sổ ; sắp xếp, lưu rất đầy đủ những văn bản đến .

+ Cập nhật vào sổ và gửi văn bản đi bảo đảm đúng thời gian theo yêu cầu.

+ Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo vệ đúng theo lao lý .- Quản lý và sử dụng con dấu đúng theo lao lý của pháp lý .- Trường trung học cơ sở Phúc Trìu Nhà trường đã kiến thiết xây dựng, phát hành Quy chế hoạt động giải trí về công tác văn thư, lưu trữ, hạng mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ .- Thu thập, phân loại tài liệu có giá trị lưu trữ và triển khai khâu chỉnh lý tài liệu. Thông tin trên hồ sơ đã phản ánh được nội dung của văn bản bên trong. Biên mục vừa đủ nội dung của từng văn bản trong hồ sơ .- Do điều kiện kèm theo cơ sở vật chất của nhà trường chưa được tăng cấp nên chưa sắp xếp được kho chuyên sử dụng, những giá tài liệu để phụ vụ cho công tác lưu trữ. Hiện tại những tài liệu vẫn được lưu giữ ở từng bộ phận chuyên trách .- Soạn thảo và phát hành văn bản bảo vệ đúng theo hướng dẫn lao lý tại Thông tư số 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính. Chất lượng những văn bản vận dụng Thông tư số 01/2011 / TT-BNV đúng theo pháp luật .- Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của nhà trường : cán bộ, viên chức thường tập trung chuyên sâu khai thác và sử dụng những tài liệu như : Sổ chủ nhiệm, sổ kế hoạch, sổ kiểm tra, nghị quyết, lịch báo giảng của tổ, hồ sơ giáo viên dạy giỏi, hồ sơ tự nhìn nhận chất lượng giáo dục trường trung học …- Có sắp xếp tủ đựng tài liệu sắp xếp ngăn nắp, ngăn nắp và có những trang thiết bị máy tính, máy photocopy, bình chữa cháy Giao hàng tốt cho công tác dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ .- Tổ chức việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị : Nhà trường không có tài liệu hết giá trị phải tiêu hủy .

1. Ứng dụng công nghệ thông tin:

– Để Giao hàng cho hoạt động giải trí văn thư lưu trữ trường THCS Phúc Trìu trang bị 01 máy tính và mạng lưới hệ thống thư điện tử để sử dụng cho công văn đi, đến của đơn vị chức năng .- Đã ứng dụng được công nghệ thông tin và công tác soạn thảo văn bản, mục lục văn kiện trong khâu chỉnh lý .- Nhà trường có hộp thư điện tử để chỉ huy, update, giải quyết và xử lý thông tin, .. và báo cáo giải trình với những cấp bảo vệ được kịp thời, có hiệu suất cao .- Khai thác thông tin, những văn bản quy phạm pháp luật trên mạng internet .Công tác thông tin báo cáo giải trình thống kê được duy trì tiếp tục, đúng thời hạn theo lao lý .- Thực hiện đúng lao lý chính sách báo cáo giải trình tổng kết, thống kê công tác vănthư, lưu trữ theo Quyết định số 14/2005 / QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ .

          II. PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2018-2019

Trên cơ sở những văn bản chỉ huy, hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của ngành, nhà trường thực thi tốt những trách nhiệm trọng tâm sau :- Tiếp tục không cho trong đội ngũ CBGVCNV về Luật Lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, Nghị định số 110 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước về công tác văn thư, Thông tư số 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản … ;- Lập hạng mục hồ sơ việc làm ; kiến thiết xây dựng bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ tài liệu ;- Quản lý văn bản đi, đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản trị văn bản đi, văn bản đến ;- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường ngặt nghèo theo đúng pháp luật của pháp lý .

III. KẾT LUẬN

Cán bộ đảm nhiệm văn thư, lưu trữ đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ .Công tác quản trị và sử dụng con dấu được triển khai đúng theo Nghị định số 58/2001 / NĐ-CP ngày 24/8/2001 của nhà nước về quản trị và sử dụng con dấu ; Nghị định số 31/2009 / NĐ-CP ngày 01/4/2009 của nhà nước về sửa đổi bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 58/2001 / NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản trị và sử sụng con dấu .Việc kiến thiết xây dựng và phát hành văn bản thực thi đúng theo những quy trình tiến độ, bảo vệ những nhu yếu về nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình diễn văn bản được lao lý tại Thông tư số 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính .Quản lý văn bản đi và đến của cơ quan thực thi đúng theo Thông tư số 07/2012 / TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản trị văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc đăng kí văn bản đến nhanh gọn, kịp thời, đúng chuẩn bảo vệ tính bí hiểm và bảo đảm an toàn theo pháp luật của nhà nước .Công tác lưu trữ đã triển khai được những khâu nhiệm vụ : Thu thập tài liệu lưu trữ không thiếu và đúng thời hạn. Tổ chức phân loại tài liệu thực thi chỉnh lý, thống kê sắp xếp hồ sơ tài liệu ngăn nắp ngăn nắp, khoa học nhằm mục đích Giao hàng tốt cho việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ .

Bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế như sau:

Chưa sắp xếp được kho chuyên trách để phụ vụ cho công tác lưu trữ tài liệu .Đề nghị cấp trên tương hỗ kinh phí đầu tư để tăng cấp cơ sở vật chất như cung ứng máy photo, kho chuyên được dùng để ship hàng lưu trữ tài liệu tốt hơn. /.