Những kiến thức cơ bản của văn thư lưu trữ – https://vh2.com.vn

31 05, 2018
tuyensinh89

Trong sự phát triển của các nghề nghiệp liên quan đến văn phòng, văn thư lưu trữ là một nghề không thể không nói tới. Cái nghề gắn với sắp xếp đống giấy tờ, sổ sách mà nhiều người từng cho rằng khó có tương lai này, nay đang trở thành môt trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức nào không riêng gì nhà nước hay doanh nghiệp.

Vậy thực sự văn thư lưu trữ là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như lúc bấy giờ. Chúng ta hãy cùng khám phá !

Đầu tiên hãy đến với những khái niệm cơ bản của văn thư lưu trữ mà đôi khi vẫn còn nhầm lẫn trong các văn bản khác nhau mà bạn từng được tiếp cận.

Những khái niệm về văn thư

Văn thư nói một cách khái quát là công văn, sách vở, còn lưu trữ là hoạt động giải trí giữ gìn, bảo tồn. Văn thư lưu trữ là hoạt động giải trí giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và bảo vệ tính nguyên trạng, khá đầy đủ của nó .

Công tác văn thư là gì?

Công tác văn thư là tổng thể những việc làm có tương quan đến công văn sách vở, khởi đầu từ khi thảo văn bản ( so với tài liệu đi ) hoặc từ khi tiếp đón ( so với tài liệu đến ) đến khi xử lý xong việc làm, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ ( thường là kho, phòng, tủ kín … )

Tác dụng của công tác văn thư

• Góp phần đẩy mạnh  và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.
• Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nội dung công tác văn thư

Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên cấp dưới trong cơ quan :
– Thảo văn bản, ghi biên bản những cuộc họp, hội nghị là nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên, cán bộ
– Sửa và duyệt bản thảo là nhân viên, thủ trưởng .
– Đánh máy, in là nhân viên cấp dưới đánh máy .
– Trình ký văn thư
– Ký thủ trưởng
– Quản lý con dấu ngặt nghèo, sử dụng con dấu đúng pháp luật văn thư .
– Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư .

– Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu là văn thư.

– Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư .
– Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng .
– Chuyển giao công văn đến bàn văn thư .
– Theo dõi xử lý công văn đến
+ Theo dõi xử lý về nội dung của thủ trưởng .
+ Theo dõi thời hạn xử lý của văn thư
– Lập hồ sơ à tổng thể những người tương quan đến công văn sách vở .
– Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của tổng thể những người có hồ sơ .

Công tác lưu trữ là gì? Nội dung của công tác lưu trữ

Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là tổng thể những việc làm có tương quan tới tổ chức triển khai quản trị, khai thác sử dụng TLLT để Giao hàng cho những nhu yếu xã hội .

Nội dung của công tác lưu trữ

Bao gồm các khâu nghiệp vụ chính như­ sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.

• Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu.
• Xác định giá trị tài liệu.
• Thống kê, bảo quản TL.
• Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TL

Tính chất, mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ

1. Tính chất cơ mật

TL tiềm ẩn nhiều bí hiểm của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan …, yên cầu công tác VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chính sách, thủ tục ngặt nghèo ; cán bộ làm công tác VTLT phải luôn luôn nêu cao ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm, cẩn trọng cách mạng, ý thức tổ chức triển khai kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh những qui chế về bảo vệ TL .

2. Tính chất khoa học

Tài liệu tiềm ẩn một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao, yên cầu những khâu nhiệm vụ văn thư và lưu trữ phải được triển khai theo chiêu thức khoa học và có mạng lưới hệ thống lý luận riêng .

Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

• Nguồn TL chủ yếu và vô tận bổ sung cho các KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác VT sẽ có ích và giữ lại được đầy đủ TL để bổ sung cho KLT.
• Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, XĐGTTL và phục vụ khai thác.
• Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.
• Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không hề thiếu được trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan. Vì vậy những cơ quan cần phải chăm sóc tổ chức triển khai tốt công tác văn thư để Giao hàng cho công tác hàng ngày và lâu bền hơn về sau .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2