Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (520 KB, 32 trang )

MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Có thể khẳng định công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh của đời sống xã hội. Trong các cơ quan ,đơn vị công tác Văn
thư –Lưu trữ luôn được quan tâm ,bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý
Hành chính thông qua các văn bản tài liệu
Làm tốt công tác công văn ,giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng ,chính xác ,đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay ,cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ ,mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa ,nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển phù
hợp .Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, đảng và nhà nước ta luôn quan tâm ,đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại về công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành ,lý thuyết đi đôi với thực
tế’’ cùng với sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo viện khoa học công nghệ xây dựng kể từ ngày 01/06/2016 –
17/06/1016 .Trong khoảng thời gian kiến tập tôi có cơ hội tiếp xúc với những
công việc trong thực tế, so sánh được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực
hành ,đánh giá ,nhận xét với những gì đã được học từ sách vở ,từ ghế nhà trường
.Từ đó làm nền tảng cho quá trình học tập tiếp theo và phục vụ cho công việc
sau này của bản thân .
a. Khái quát mục đích ,ý nghĩa của đợt kiến tập
Là một cán bộ văn thư –lưu trữ trong tương lai đợt kiến tập này đã trang
bị cho tôi một số kiến thức cơ bản .Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công
tác Văn thư –Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
thư –Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước ,thấy được những bất cập trong
công tác này của cơ quan.Có thể nói đợt kiến tập đã giúp tôi có cơ hội được tiếp
xúc với những công việc trong thực tế ,cụ thể hóa ,nắm chắc hơn kiến thức của

mình ,học hỏi được nhiều kinh nghiệm, tác phong làm việc và trưởng thành
hơn sau khi đã kiến tập ở cơ quan

b. Khó khăn, thuận lợi trong quá trình kiến tập
-Thuận lợi
+ Về phía nhà trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn
thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình
hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt trong
đợt kiến tập này.
+ Về phía Viện khoa học công nghệ xây dựng
Viện khoa học công nghệ xây dựng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cả về
cơ sở vật chất, tinh thần và các điều kiện khác trong quá trình kiến tập và viết
báo cáo tại cơ quan. Ngoài ra các anh chị trong các phòng ban của cơ quan đặc
biệt là cô Trần Thị Lan đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn
và giúp đỡ tôi trong quá trình kiến tập cũng như quá trình thu thập những tài liệu
thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi có thế
hoàn thành đợt kiến tập một cách tốt nhất .
–

Khó khăn
Đối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như tôi ,đây là lần
đầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần đầu tiên có cơ hội được
tiếp xúc với công việc trong thực tế nên không thể tránh khỏi sự bỡ ngỡ ,thiếu
kinh nghiệm, kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề và hạn chế về nhận thức dẫn
đến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu vấn đề và thực hiện công việc được giao
chưa thật sự đạt hiệu quả.

LỜI CẢM ƠN
Trải qua khoảng thời gian được kiến tập tại viện khoa học công nghệ xây
dựng, đây là khoảng thời gian vô cùng đáng nhớ với những thử thách và kỷ
niệm đối với tôi. Tôi tin rằng quá trình kiến tập lần này chính là nền tảng để sinh
viên làm quen với cuộc sống thực tế và có cái nhìn đúng đắn về công việc mà
mình sẽ phải thực hiện và hoàn thành trong tương lai.
Để có được kết quả này, đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân
thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo, cô giáo thuộc khoa
Văn thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận
tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt
trong đợt kiến tập này.
Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo viện khoa học công nghệ
xây dựng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và các
điều kiện khác trong quá trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan. Đồng thời tôi
cũng xin cảm ơn các anh chị trong các phòng ban của cơ quan đặc biệt là cô
Trần Thị Lan đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ
tôi trong quá trình kiến tập cũng như quá trình thu thập những tài liệu thiết thực,
những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo
cáo được đầy đủ, hiệu quả và hoàn thành tốt nhất đợt kiến tập của mình.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành báo cáo với tất cả nỗ lực của bản thân,
song do hạn chế về mặt thời gian cũng như kinh nghiệm nên báo cáo không
tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng
góp ý kiến của quý thầy, cô để đề tài báo cáo được hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn !

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 :Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ
chức của cơ quantổ chức

– Lịch sử hình thành
Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệu
xây dựng – trực thuộc Bộ Kiến trúc, được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963.
ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tên
thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng – trực thuộc Bộ Xây dựng.
Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận
Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ bản Nhà
nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng.
Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số
782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng là một trong 41 Viện Nhà
nước. Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo quyết
định số 1056/BXD – TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định số 789/QĐBXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ
chức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số
15/2005/2005/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ.
Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng đang hoạt động theo mô
hình này.
– Chức năng ,nhiệm vụ
Viện Khoa học công nghệ xây dựng – Bộ Xây dựng là cơ quan nghiên
cứu, phục vụ quản lý nhà nước và tư vấn hàng đầu của ngành Xây dựng.
Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký
kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học và công nghệ, mã số doanh nghiệp
0100408233 ngày 15/01/2014 và chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và
công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học công nghệ xây dựng có các chức
năng nhiệm vụ sau:

Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn;
Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng
và tại các công trình quan trọng, công trình trọng điểm quốc gia;

Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ
thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công, khai thác công trình; thiết kế, thẩm
tra thiết kế và tổng dự toán công trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án,
giám sát chất lượng xây lắp công trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết
cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môi
trường, hệ thống cơ điện công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị
công nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng,
thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;
Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo công trình; trùng tu, bảo tồn
công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;
Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư
vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn các chuyên đề kỹ thuật và hợp
tác quốc tế các lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng;
Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trình
xây dựng.
Là đơn vị thực hiện việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm,
hàng hóa vật liệu xây dựng
Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ
được giao.
– Cơ cấu tổ chức :Về cơ cấu tổ chức hiện tại ,viện có 19 đơn vị gồm : 3
Phòng chức năng, 3 Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện thông tin đào tạo và
tiêu chuẩn hóa, 2 Phân viện tại miền nam và miền trung, 8 trung tâm, 1 Văn
phòng đại diện tại Cần Thơ ,và 1 Công ty cổ phần

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

Phòng tổ chức
hành chính

Phòng kế
hoạch kỹ
thuật

VIỆN TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

Viện chuyên ngành
kết cấu công trình
xây dựng

Trung tâm tư vấn
chống ăn mòn và
xây dựng

Viện chuyên
ngành bê tông

Trung tâm tư vấn
thiết kế và xây
dựng

Viện chuyên
ngành địa kỹ thuật
Phòng tài
chính kế toán
Viện thông tin,đào
tạo và tiêu chuẩn
hóa

Phân viện khoa
học công nghệ xây
dựng Miền Nam

Phân viện khoa
học công nghệ xây
dựng Miền Trung

Trung tâm tư vấn
trắc địa và xây
dựng

Trung tâm triển
khai công nghệ
xây dựng Miền
Trung

CÁC HỘI ĐỒNG

Trung tâm
công nghệ xây
dựng

Trung tâm tư
vấn xây dựng
công nghiệp
và hạ tầng

Trung tâm tư
vấn thiết bị xây
dựng

Văn phòng đại
diện tại Cần Thơ

Công ty cổ phần
đầu tư và công
nghệ xây dựng
-IBST

Trung tâm
phát triển
công nghệ và
vật liệu xây
dựng

*Các hội đồng :
-Hội đồng khoa học
-Hội đồng chức danh giáo sư cấp cơ sở
-Hội đồng khoa học –Đào tạo tiến sĩ
1.2. Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận

Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng
* Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn :
•
–

Đối với cán bộ văn thư lưu trữ
Cán bộ văn thư :
Quản lý các hệ thống văn bản đi đến của Viện
Quản lý công văn đi ,đến ,lập hồ sơ ,lưu văn bản đi của Viện và giao nộp
vào lưu trữ theo quy trình quản lý văn bản đi và đến
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
Hằng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu trình Lãnh đạo Viện và
chuyển công văn đến các cá nhân đơn vị theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện .
-Đối với cán bộ lưu trữ :
Phối hợp với phòng chức năng của Viện trong việc lập hồ sơ ,tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu trữ .
Sắp xếp hồ sơ ,xây dựng các công cụ tra cứu ,phục vụ khai thác tài liệu có
,hiệu quả
Cán bộ trực tiếp làm văn thư lưu trữ của từng bộ phận trong Viện phải
được đào tạo đúng chuyên môn ,hằng năm được bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy
định của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước
-Bảo vệ bí mật cảu nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ : Mọi hoạt
động trong công tác văn thư lưu trữ của Viện phải được thực hiện phù hợp với
quy định cảu pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước .
* Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Viện
Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản
lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu trữ .
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cảu cơ quan tổ chức

2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng
– Quy chế công tác văn thư lưu trữ
Viện khoa học công nghệ xây dựng đã ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKT
ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu trữ.
Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các đơn vị
và các cán bộ công nhân viên của Viện khoa học công nghệ xây dựng .Quy chế
này dược áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Viện .
– Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư lưu trữ.
+ QĐ số 26 /QĐ –VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy
chế Văn thư và lưu trữ
+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn thư
+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan .
+ QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng bộ xây dựng về
việc chấn chỉnh và tăng cường công tác hành chính ,văn thư ,lưu trữ .
2.1.2. Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện
– Tổ chức bộ phận
Văn thư lưu trữ là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành
và quản lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu
trữ.
-Tổ chức nhân sự
Viện khoa học công nghệ xây dựng có 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu

trữ có trình độ đại học ( Văn thư cơ quan ), ngoài ra 19 đơn vị trực thuộc Viện

thì mỗi đơn vị có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ với
trình độ khác nhau .
Tổ chức nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
của Viện. Vì vậy cần phải bố trí các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao.
2.2 .Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 .Đối với công tác Văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo ,ban hành văn bản
* Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản của Viện được phép ban hành là :
Văn bản quy phạm pháp luật :Quyết định
Văn bản hành chính :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch ,Báo
cáo, Công văn ,Tờ trình ,Thông báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch ….
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
-Thành phần thể thức bắt buộc gồm:
1.Quốc hiệu
2 .Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số, kí hiệu văn bản
4. Địa danh, ngày ,tháng ,năm ,ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung của văn bản
7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan
9. Nơi nhận
– Quy trình soạn thảo văn bản :
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Chọn các loại văn bản
Bước 3: Thu thập và xứ lý thông tin

Bước 4: Viết dự thảo
Bước 5: Trình duyệt ,sửa chữa nội dung,bổ sung nếu cần thiết
Bước 6: Duyệt ,ký ban hành văn bản
Bước 7: Ghi sổ, kí hiêu ,ngày tháng năn ban hành văn bản, nhân bản,
đóng dấu
Bước 8: Đăng ký văn bản đi

Bước 9: Chuyển văn bản đi
Cáic bước trong quy trình soạn thảo văn bản được hiểu như sau :
Bước 1: trước tiên khi cán bộ chuyên viên của các phòng ban được phân
công giải quyết một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản
cần soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi
– Bước 2: Căn cứ vào tính chất văn bản mà cán bộ chuyên môn chọn tên
loại văn bản phù hợp
– Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiến hành sưu tầm văn bản, tài liệu liên
quan đến văn bản đang soạn thảo. Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệu
lực, thực tế kết hợp lựa chọn thông tin căn bản, thông tin chủ yếu loại bỏ thông
tin không cần thiết
– Bước 4: Cán bộ chuyên môn lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài trên
máy vi tính và kết hơp kiểm tra
– Bước 5: Lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, nếu thấy chưa
đạt yêu cầu trưởng phòng yêu cầu cán bộ chuyên môn chỉnh sửa, bổ sung đạt
yêu cầu ; chuyển phòng Tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản
– Bước 6:
+ Duyệt nội dung văn bản
Lãnh đạo Viện hoặc lãnh đạo các văn phòng ,đơn vị theo lĩnh vực được
phân
công duyệt nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo .
Nếu văn bản trình đủ điều kiện để ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnh

sửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người dự thảo văn bản ,yêu cầu
chuyên viên kiểm tra ,soát xét lại (về hình thức ,lỗi chỉnh tả )
+ Ký ban hành văn bản : Lãnh đạo Viện ký vào văn bản để ban hành
.Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung và hình thức .lãnh đạo yêu
cầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành .
– Bước 7,8 : Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm
đăng ký sổ, vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng
dấu và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời

gian quy định
– Bước 9: Văn thư tiến hành chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn
bản
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi
Văn bản do Viện ( hoặc các đơn vị thuộc Viện ) gửi cho nơi khác được
đăng ký tại bộ phận văn thư gọi tắt là văn bản đi. Tất cả các văn bản đi của
Viện (hoặc của các đơn vị thuộc Viện ) đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận
văn thư thuộc phòng tổ chức hành chính của Viện (hoặc văn thư tại các đơn vị
thuộc Viện ).
Khối lượng văn bản đi hằng năm của Viện khoảng 2000 văn bản /1 năm .
*Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ;ghi sổ ,ngày
tháng năm văn bản .
Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản ,đăng ký vào sổ văn bản
đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm theo (nếu có), gửi văn
bản theo địa chỉ đăng ký .Ngoài một số bản lưu tại bộ phận Văn thư, đơn vị
soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc .Văn bản đi phải được
chuyển kịp thời trong ngày .Những văn bản có dấu “khẩn”, “Thượng khẩn” ,
“Hóa tốc” phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến
người nhận ,nơi nhận ghi trên phong bì .
Ghi ngày ,tháng ,năm lên văn bản : Ngày ,tháng ,năm văn bản là ngày

tháng văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký ,phải ghi rõ ràng ,chính xác
* Đăng ký văn bản
Tất cả văn bản đi đều phải có chữ ký và dấu của Viện .Văn bản trước khi
gửi đi sẽ được đăng ký vào số “Đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp
vụ. Điều này nhằm đảm bảo cho văn bản gửi đi đúng địa chỉ ,số lượng .
*Nhân bản ,đóng dấu cơ quan và dấu mật ,dấu khẩn
Việc nhân bản phải nhân theo đúng số lượng quy định ,giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và thực hiện đánh máy ,nhân bản theo đúng thời hạn quy định
Để phục vụ cho việc giải quyết công việc hằng ngày và mục đích sử dụng

lâu dài thì mỗi văn bản đi của Viện được lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư ,một
bản đơn vị soạn thảo giữ .Bản lưu tai văn thư phải là bản gốc .
Dấu là khâu quan trọng khong thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi
đi ,thiếu,con dấu tức là văn bản đó không có giá trị và không có hiệu lực pháp lý
.Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản
đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản .
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được làm thủ tục đăng ký và chuyển giao trong ngày khi
đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan .Việc gửi văn bản đi
phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản ,những văn bản có chỉ mức độ “khẩn” phải
chuyển từ trước ; ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong
bì để dễ dàng nhận biết .
Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượng
nhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra ; khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản
chính để đưa vào lưu trữ .
*Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư (bản gốc) ,bản
chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi,giải quyết công việc .
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản do Bộ( hoặc đơn vị liên quan ) nhận được của các nơi khác gửi
đến gọi tắt là văn bản đến .
Tất cả văn bản đến của Viện (hoăc các đơn vị thuộc Viện) đều phải đăng
ký thống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Viện
(hoặc văn thư tại các đơn vị thuộc viện )
Văn bản đến được để một tập theo số thứ tự từ bé đến lớn ,văn thư phải
lưu văn bản đến .Văn bản đến sẽ để thành các tập tại phòng văn thư ,một năm
mới chuyển văn bản đến xuống kho một lần .
Khối lượng văn bản đến hằng năm của Viện khoảng 900 văn bản /1 năm .
Văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư
Viện để làm thủ tục tiếp nhận ,đăng ký .Những văn bản chuyển đến Viện không

đăng ký tại Văn thư ,các đơn vị ,cá nhân không có trách nhiệm giải quyết .
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản
* Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn cơ
bản sau:
+. Từ bưu điện gửi về
+.Từ các cơ quan ,ban ngành gửi trực tiếp tới Viện hoặc gửi qua thư điện
tử
+ .Văn bản được phát tán trong hội nghị
+.Văn bản từ bộ gửi về Viện
Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến của Viện là cán bộ văn thư .Khi tiếp
nhận văn bản đến yêu cầu cán bộ văn thư phải thực hiện các công việc cụ thể
như sau :
Kiểm tra : sau khi tiếp nhận văn đến văn thư là người trực tiếp nhận văn
bản, kiểm tra xem có phải văn bản được gửi đến cho Viện hay không ,kiểm tra
phong bì có còn nguyên vẹn hay có dấu hiệu bị bóc rách không ,nếu có phải bảo

ngay cho người có trách nhiệm biết đồng thời phải lập biên bản trước người đưa
văn bản. Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ thì thì kịp thời trả lại nhân viên
bưu điện hoặc người đua thư .
Phân loại sơ bộ : Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho Viện mình
bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành 2 loại :
+ Lọai phải đăng ký :Tất cả các văn bản ,giấy tờ gửi cho Viện ( ghi tên
cơ quan ,tổ chức,đơn vị của Viện )
+ Loại không phải đăng ký : Tất cả các thư riêng ,sách báo ,tạp chí ,bản
tin …
Vị trí đóng dấu : Dấu của văn bản đến phải đóng rõ ràng ,thống nhất vào
khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới số ký hiệu hoặc đóng
dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản.
Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần

được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian .Trường hợp quá thời hạn yêu cầu
trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư
và vào số đăng ký văn bản đến .
Khi rút văn bản ra khỏi bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng ,khéo léo ,tránh
làm rách văn bản .Đối chiếu số ,ký hiệu ,số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản
với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu
gửi .Nếu thấy điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi.Trường hợp văn bản
có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận dóng dấu vào phiếu
gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản .
* Đăng ký văn bản đến
– Mục đích : Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ
và tạo điều kiện cho việc tra tìm văn bản nhanh chóng ,dễ dàng .
– Yêu cầu : Khi đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ các thông tin cần
thiết của văn bản vào các phương tiện đăng ký .Phương tiện đăng ký được nói
đến ở đây là đăng ký văn bản đi bằng sổ và máy tính .

Đóng dấu đến ,ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua văn
thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong số đăng ký văn bản
đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ .
* Trình và chuyển giao văn bản đến
– Trình văn bản đến
Sau khi b bóc bì ,đóng dấu “Đến” lên văn bản,đăng ký vào sổ thì nhân
viên văn thư của Viện trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công
tác này .
Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào
lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện .
– Chuyển giao văn bản đến
Tất cả văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu ,giải
quyết, không được chuyển chậm văn bản đối với những văn bản có dấu chỉ mức
độ “Khẩn” .Ngoài ra các văn bản khác cũng phải được chuyển ngay trong ngày

cho người có trách nhiệm giải quyết .
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản : Giao văn bản tận tay cho người có
trách nhiệm giải quyết ,không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.
* Giải quyết và theo dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
– Quy trình giải quyết văn bản đến của Viện khoa học côn nghệ xây
dựng như sau:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Viện ; đối với những
văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay
Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các
phòng ban, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của phòng ban, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòng

ban khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản
đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban, cá nhân. Khi trình
người đứng đầu Viện xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan.
– Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là một
quy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là trách
nhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau.
Trước tiên là việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặc
nhiều cán bộ chuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giải
quyết văn bản đến
Tiếp theo là việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách
nhiệm của nhiều người: Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải
quyết người có thẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến. Đối với cán bộ văn thư có trách nhiệm đi đến các phòng ban
hoặc cáchoặc cá nhân để lấy số liệu về việc giải quyết văn bản đến và thực hiện
việc tổng hơp số liệu và báo cáo cho người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn

đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Các hồ sơ hình thành trong hoạt động của Viện :Hồ sơ công việc, hồ sơ
nguyên tắc ,hồ sơ cán bộ ,bản vẽ ,hồ sơ thết kế hoàn công .
Tất cả các cán bộ ,công chức trong cơ quan khi được giao giải quyết công
việc có trách nhiệm lập hồ sơ mình đã làm .Hồ sơ phải được phán ánh đúng với
quá trình giải quyết công việc .Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa
học và thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản .
Những tài liệu phán ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu ,
tham khảo đều phải lập hồ sơ .Những ban sao các công văn do cơ quan khác gửi
đến để thông báo công việc ,những văn bản tài liệu không có giá trị để tham

khảo về sau ,thì không cần lưu vào hồ sơ .
Lãnh đạo đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
danh mục hồ sơ của đơn vị mình và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ khi
tiến hành giải quyết công việc .Căn cứ vào chức năng ,nhiệm vụ và kế hoạch
công tác hằng năm ,các đơn vị ,cá nhân xác định hồ sơ cần phải lập .Khi có
những công việc ngaoif dự kiến ,cán bộ và nhân viên văn thư đơn vị cần bổ sung
kịp thời vào bản Danh mục hồ sơ của đơn vị .Cuối năm các đơn vị đánh giá và
xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hằng năm và số hồ sơ xin gia hạn để đơn vị sử
dụng .
*Giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hiện nay Viện khoa học công nghệ xây dựng đã có kho lưu trữ có diện
tích mới là 175m2 đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu được đầy đủ .Việc nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ của Viện là một công việc rất cần thiết để hạn chế làm mất
mát ,thất lạc tài liệu ,tạo điều kiện cho việc bảo quản những tài liệu có giá trị
phục vụ cho hoạt động thực tiễn và hoạt động lâu dài của Viện
Các phòng và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định ;
Mọi cán bộ ,công chức ,viên chức trước khi nghỉ hưu ,thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ ,tài liệu cho đơn vị hay người kế

nhiêm (phải lập biên bản );
2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu .
*Quản lý con dấu
Các loại con dấu trong Viện gồm :Dấu cơ quan ,dấu chức danh ,dấu sao
y bản chính, dấu đến ,dấu hỏa tốc ,dấu mật ,dấu chỉ các mức độ khẩn .
Tất cả loại dấu của Viện được giao cho nhân viên văn thư chuyên trách
giữ và bảo quản tại cơ quan .Người được giao giữ ,bảo quản con dấu của Viện
và của các đơn vị phải là người đủ tin cậy ,có trình độ chuyên môn về văn thư và
phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu .Con dấu phải

được quản lý chặt chẽ ,con dấu được để đúng nơi quy định ,không cho phép
người khác tiếp cận sử dụng.con dấu phải được bảo quản cẩn thận,không làm
con dấu bị biến dạng .
Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa dược
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền,phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,không được đóng dấu
khổng chỉ. Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có
trách nhiệm .Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an nơi gần
nhất ,đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối
hợp truy tìm và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất .
*Sử dụng con dấu
Văn thư Viện và các cá nhân giữ dấu thuộc đơn vị phân cấp chỉ đóng dấu
khi đã xác định đúng chữ ký của người có quyền ký
Các văn bản ,giấy tờ theo quy định của Viện trưởng được phép đóng dấu
photo từ chữ ký của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc là các
bản sao giống như bản chính đã được lãnh đạo ký khi nhân bản hồ sơ bản vẽ
thiết kế ,dự toán ,biên bản nghiệm thu ,thanh lý hợp đồng ,báo cáo kết quả thí
ngiệm ,báo cáo thẩm tra …Viện trưởng ủy quyền phòng Tổ chức –Hành chính
đóng dấu tên của Viện trưởng vào các giấy chứng nhận đào tạo sau khi đối chiếu
đúng tên ,số của giấy chứng nhận và có quyết định của Viện trưởng ký kèm theo
Tất cả văn bản trêu đều phải lưu bản chính tại Văn thư Viện (nếu lãnh đạo

Viện ký ) và phòng Tổng hợp đơn vị trực thuộc (nếu Lãnh đạo đơn vị trực thuộc
ký) Trường hợp cần phải giữ lại bản chính không đóng dấu, phải xin phép Viện
trưởng hoặc Lãnh đạo đơn vị trực tiêp ký văn bản đó .
Riêng văn bản là hợp đồng triển khai do Lãnh đạo Viện ký với các cơ
quan liên quan phải là chữ ký chính .
Khi đóng dấu lên các văn bản ,giấy tờ dấu phải rõ nét ,phải đóng con dấu
trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái .

2.2.1.6. Thành phần ,nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức
Các loại hình tài liệu trong phông mà Viện đang quản lý là : Tài liệu giấy
,tài liệu khoa học –kỹ thuật ,tài liệu nghe –nhìn, băng đĩa, phim ảnh, ghi âm ghi
hình ; tài liệu điện tử .
Hiện này Viện khoa học công nghệ xây dựng đang bảo quản phông lưu
trữ của Viện và phông lưu trữ của 19 đơn vị trực thuộc Viện .
Phông lưu trữ của Viện phán ánh quá trình hình thành và phát triển của
Viện qua các thời kỳ .Phán ánh chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn của các đơn vị
hình thành phông .
2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ
2.2.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện
– Thành phần hồ sơ ,tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan : Hồ sơ nhân
sự ,hồ sơ công việc ,hồ sơ thiết kế ,thẩm tra ,thuyết minh
– Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ là các đơn vị trong Viên ,cụ thể là
thu thập từ 19 đơn vị thuộc Viện .
+ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Viện khoa học công nghệ xây dựng ( Nguồn thu chủ yếu)
+ Tài liệu cũ còn để lại các phòng ban và cá nhân .
-Hồ sơ cần lưu trữ tại Viện là các tài liệu từ các hoạt động của Viện bao
gồm :
1. Nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm :
Quyết định trưng cầu ,các yêu cầu thực hiện của các cơ quan chức năng
,văn bản pháp ký có liên quan ,đề cương ,dự toán ,báo cáo …

2. Đề tài ,dự án ,tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn :
Hợp đồng khoa học công nghệ ,phiếu giao việc ,các quyết định ,biên bản
hội đồng các cấp ,biên bản nghiệm thu và thanh lý ,công văn đến ,đi ,báo cáo
tổng kết, phiếu đăng ký kết quả ,quyết toán kinh phí …
3. Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật gồm :

Hợp đồng kinh tế ,phiếu giao việc ,quyết định, công văn đến ,đi ,biên
bản nghiệm thu và thanh lý ( giai đoan ,quyết toán );
Bản vẽ dự toán lấy dấu thẩm tra ( phòng kế hoạch kỹ thuật đóng dấu );
Đề cương ,phương án ,thuyết minh ,bán vẽ thiết kế ,báo cáo kỹ thuật ( kể
cả hồ sơ bên A cung cấp làm cơ sở để thực hiện hợp đồng ),kết quả thí nghiệm
,dự toán ,quyết toán .
4. Công tác xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Viện :
– Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ và tăng cường trang thiết bị (kể cả vốn
nhà nước và vốn tự có )bao gồm : Dự án ,hợp đồng ,phiếu giao việc ,quyết
định ,tờ trình ,công văn đi ,đến ,biên bản nghiệm thu thanh lý ,hồ sơ thiết kế ,hồ
sơ thầu -báo giá cạnh tranh (nếu có )..
– Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vố nhà nước và vốn tự có ) bao gồm : Dự
án ,các cơ sở pháp lý ,hồ sơ thầu ,hợp đồng ,biên bản nghiệm thu thanh lý ,quyết
toán ,hồ sơ hoàn công : Tập hợp lưu theo từng dự án khi kết thúc .
– Dự án cột mốc biên giới Việt Nam –Trung Quốc

,Việt Nam –

Campuchia, Việt Nam –Lào :Tập hợp theo từng dự án khi kết thúc
– Dự án phát triển Viện ,kế hoạch ,báo cáo tổng kết ,quy chế …
5. Văn bản đến ,đi chung của Viện thuộc lĩnh vực quản lý của Phòng
KHKT theo sự chỉ đạo của Viện trưởng : Tập hợp theo từng năm .
6. Các kết quả thí nghiệm kiểm tra chất lượng về vật liệu ,kết cấu và công
trình của Viện cho các đơn vị ngoài Viện
7. Các phát minh ,sáng kiến ,các catalo thiết bị thí nghiệm ,thiết bị thi
công mua của nước ngoài (hoặc do nước ngoài giới thiệu ) của các đơn vị khác
hay tự chế tạo bao gồm hồ sơ đồ máy ,thuyết minh ,hướng dẫn sử dụng .
8. Các báo cáo trong các hội nghị ,hội thảo khoa học do Viện ,do các hội

chuyên ngành ,tổ chức hay do các cơ quan khác tổ chức mà Viện góp phần tài
trợ hay được mời .
9. Báo cáo dịnh kỳ hằng năm của Viện ,hoặc nhân các sự kiện đặc biệt
(kỷ niệm thành lập Viện ,đón huân chương ) .
10. Các báo cáo khoa học ,khảo sát ,thực tập của cán bộ Viện thực hiện ở
nước ngoài .
11. Các luận án ,tóm tắt luận án tiến sĩ ,phó tiến sĩ ,thạc sĩ ,là cán bộ của
Viện thực hiện ở trong nước hay nước ngoài .
12. Các băng phim tư liệu ,ảnh ,phim âm ,dương bản ghi lại hay dựng
theo các chuyên đề liên quan đến hoạt động của Viện .
13. Các bằng sáng chế ,bằng khen ,huy ,huân chương, giấy chứng nhận về
hoạt động KH &CN Viện được các cấp trao .
– Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Viện là : 3 tháng ,6 tháng
hoặc 1 năm tùy thuộc vào mỗi hợp đồng khi đã hoàn thành .
– Thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Theo định kỳ ,bộ phận lưu trữ của văn phòng làm thủ tục nộp các tài liệu
đã hết hạn lưu trữ ở Viện lên cấp trên theo quy định của văn phòng Bộ xây dựng
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu
– Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Viện .Đối với các
hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công của các công trình phải căn cứ vào quy định
về thời hạn lưu giữ tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006
của Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản vẽ hoàn công công trình
xây dựng. Nghiêm cấm mọi cá nhân ,đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ dưới bất
kỳ hình thức nào .
– Thành phần hội đồng xác định giá trị của Viện bao gồm :
+ Lãnh đạo Viện : Chủ tịch Hội đồng .
+ Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký
+ Đại diện bộ xây dựng ,Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên
+ Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính ,Kế hoạch kỹ thuật ,Tài chính kế

toán, Giám đốc TT Đào tạo & TT : Ủy viên
– Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như
sau :
a. Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh đạo Viện xem
xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm :
+ Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu
+ Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy
+ Danh mục tài liệu xin hủy
b. Lãnh đạo Viện ra Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài
liệu .
c. Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và tư vấn cho Lãnh đạo Viện ra
quyết định đối với danh mục tài liệu tiêu hủy .
– Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được lãnh đạo Viện phê duyệt phải
được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và theo đúng thủ tục tại quy
chế này. Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại bộ phận
lưu trữ có tài liệu hủy ít nhất là 10 năm kể từ khi Quyết định tiêu hủy tài liệu có
hiệu lực
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Tùy theo từng loại hình tài liệu mà việc chỉnh lý ,sắp xếp được thức hiện
theo trật tự và quy định riêng để khi cần thiết dễ dàng tìm thấy trong thời gian
ngắn nhất.
–

Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Hợp đồng kinh tế
+ Phân loại Hợp đồng theo năm
+ Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
+ Đánh số trang liên tục từ 0 cho đến hết đối với Báo cáo ,đề cương
,thuyết minh …( với loại hình tài liệu khổ A4 )

+ Lập sổ theo dõi tài liệu + nhập máy (file đính kèm )
+ Cho tài liệu lưu khổ A3,A4 và bản vẽ rời vào hộp nhựa dầy 15cm (theo
mẫu )
+ Tít ngoài bìa hộp ghi tên đơn vị +Năm hợp đồng + Số hợp đồng

+ Hồ sơ thiết kế ,thẩm tra …Khổ A0 ,A1 cũng phân loại theo năm và thứ
tự từ nhỏ đến lớn sau đó dán nhãn .
–

Nghiệp vụ chỉnh lý văn bản đi ,đến
+ Phân loại công văn theo năm
+ Trong năm phân loại công văn theo tháng
+ Trong tháng sắp xếp công văn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
+ Nhập máy tra cứu ( file đính kèm )
2.2.2.4 .kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ
Các đơn vị ,cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ ,tài liệu của mình
chưa đến hạn nộp vào lưu trữ .
Kho lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng có quy mô và diện
tích khá rộng .Diện tích của kho lưu trữ khoảng 175m ,với diện tích kho lưu trữ
khá rộng đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu được thuận tiện hơn .
Kho lưu trữ tài liệu của Viện cao ráo ,thoáng khí ,có cửa khóa chắc chắn
. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như cặp ,hộp giá ,tủ ,các thiết bị ,
phương tiện vân chuyển tài liệu đã đáp ứng được yêu cầu. Tuy nhiên do điều
kiện về kinh tế vì thế mà Viện khoa học công nghệ chưa trang bị được đầy đủ
các trang thiết bị bảo quản tài liệu như máy hút ẩm ,hút bụi ,nhiệt kế ,ẩm kế
,máy đo nồng độ khí độc ,máy điều hòa nhiệt độ dẫn đến khó khăn cho việc
bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ .
Hồ sơ tài liệu ở trong kho được bảo quản trong hộp (cặp ) có dán nhãn
,ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ tìm ,dễ

lấy ,dễ di chuyển khi cần thiết .

Chương 3 : Nhận xét ,đánh giá và đưa ra khuyến nghị
3.1 .Nhận xét ,đánh giá .
3.1.1. Đối với công tác văn thư .
– Ưu điểm

Lãnh đạo Viện đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư ,chỉ đạo
triển khai đầy đủ các văn bản quy định ,hướng dẫn của nhà nước ,bảo đảm thực
hiện đúng theo quy định của pháp luật .
Bộ phận văn thư đã được trang bị đầy dủ các trang thiết bị như : Máy tính
, máy fax ,kết nối mạng internet ,máy photo copy
Đội ngủ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể ,biên chế
cán bộ làm công tac văn thư được tăng cường ,chất lượng và trình độ của cán bộ
được nâng cao hơn một bước ,đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công tác
văn thư lưu trữ .
Cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư đã xây dựng và ban hành nhiều
văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng ,ban và đơn vị trực thuôc
Viện triển khai thực hiên như : Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ; lập sổ
theo dõi, đăng ký ,quản ký văn bản đi ,văn bản đến ,công tác quản lý và sử dụng
con dấu …góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho viêc giải quyết những tồn
đọng từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ ,chế độ giao nộp tài liệu và
chế độ bảo quản .
Hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn
thư được đẩy mạnh hơn .
Cơ sơ vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư cũng được chú ý
hơn, nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi và văn bản đến .
–

Nhược điểm
Có thể thấy công tác văn thư chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động
quản lý bộ máy hành chính nhà nước .Tuy nhiên ,hiện nay công tác văn thư ở
Viện khoa học công nghệ xây dựng vẫn chưa phát huy hết được vai trò và ý
nghĩa vốn có của nó
Hiện nay ở Viện đã lập nhiều hồ sơ nhưng chất lượng chưa cao gây khó
khăn cho việc thu thập hồ sơ ,nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .Việc ban hành các văn
bản liên quan đến công tác văn thư (danh mục hồ sơ ,bảng thời hạn bảo quản tài
liệu,danh mục thành phần hồ sơ tài liệu )vẫn còn chậm ..
Ngoài ra còn có sự khó khăn về đội ngủ cán bộ,công chức ,số lượng cán

bộ làm công tác văn thư còn khá mỏng. Ngoài ra thì Viện khoa học công nghệ
xây dựng vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của
công tác văn thư nên chưa dành sự quan tâm ,đầu tư đúng như yêu cầu của công
tác này .Bên cạnh đó Viện còn gặp khó khăn về kinh phí chỉnh lý tài liệu ,đầu tư
trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ .
3.1.2 .Đối với công tác lưu trữ
– Ưu điểm .
Cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ khá cao ,hoạt động đào tạo ,bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngày càng được
đẩy mạnh.
Kho lưu trữ đã được nâng cấp và cải tạo đảng kể .Diện tich kho lưu trữ
của Viện khá lớn với diện tích 175m 2 đảm bảo cho việc bảo quản ,lưu trữ đầy đủ
tài liệu lưu trữ của Viện phục vụ cho hoạt động thực tiễn cũng như giải quyết
công việc hằng ngày được nhanh chóng ,chính xác .
Kho lưu trữ được xây dựng và bố trí ở nơi ít người đi lại ,cao ráo ,thoáng
khí thuận tiện cho việc bảo quản an toàn tài liệu
-Nhược điểm
Đầu tiên phải nói đến kho lưu trữ ở Viện khoa học công nghệ xây dựng

vẫn còn khó khăn chưa đạt yêu cầu ,nói chung là thiếu các trang thiết bị kỹ thuật
như máy hút ẩm ,hút bụi, nhiệt kế ,ấm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,trang thiết bị
thông gió, điều hòa nhiệt độ.; quá trình tổ chức ,sắp xếp ,sử dụng tài liệu lưu
trữ vẫn còn hạn chế nhất định .
Ở Viện vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập ,sắp xếp ,bảo quản tài
liệu lưu trữ .Điều này do một phần là lượng văn bản ,tài liệu rời lẻ chưa được lập
hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ những năm trước .
Công tác đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ vẫn chưa đạt
yêu cầu ,thiếu kinh phí và các trang thiêt bị bảo quản tài liệu lưu trữ .
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của Viện khoa học công nghệ xâu dựng .
– Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ ,có kế

mình, học hỏi được nhiều kinh nghiệm tay nghề, tác phong thao tác và trưởng thànhhơn sau khi đã kiến tập ở cơ quanb. Khó khăn, thuận tiện trong quy trình kiến tập-Thuận lợi + Về phía nhà trườngTrường Đại học Nội vụ Thành Phố Hà Nội và những thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Vănthư – Lưu trữ đã nhiệt tình trợ giúp cả về trình độ lẫn kinh nghiệm tay nghề, tận tìnhhướng dẫn, góp phần quan điểm, chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được tác dụng tốt trongđợt kiến tập này. + Về phía Viện khoa học công nghệ tiên tiến xây dựngViện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng đã tạo mọi điều kiện kèm theo thuận tiện cả vềcơ sở vật chất, ý thức và những điều kiện kèm theo khác trong quy trình kiến tập và viếtbáo cáo tại cơ quan. Ngoài ra những anh chị trong những phòng ban của cơ quan đặcbiệt là cô Trần Thị Lan đã luôn chăm sóc giúp sức, tận tình chỉ bảo, hướng dẫnvà trợ giúp tôi trong quy trình kiến tập cũng như quy trình tích lũy những tài liệuthiết thực, những kỹ năng và kiến thức và những nhiệm vụ trình độ thiết yếu để tôi có thếhoàn thành đợt kiến tập một cách tốt nhất. Khó khănĐối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như tôi, đây là lầnđầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần tiên phong có thời cơ đượctiếp xúc với việc làm trong trong thực tiễn nên không hề tránh khỏi sự kinh ngạc, thiếukinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức quan sát nhìn nhận yếu tố và hạn chế về nhận thức dẫnđến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu và khám phá yếu tố và triển khai việc làm được giaochưa thật sự đạt hiệu suất cao. LỜI CẢM ƠNTrải qua khoảng chừng thời hạn được kiến tập tại viện khoa học công nghệ tiên tiến xâydựng, đây là khoảng chừng thời hạn vô cùng đáng nhớ với những thử thách và kỷniệm so với tôi. Tôi tin rằng quy trình kiến tập lần này chính là nền tảng để sinhviên làm quen với đời sống thực tiễn và có cái nhìn đúng đắn về việc làm màmình sẽ phải thực thi và hoàn thành xong trong tương lai. Để có được hiệu quả này, tiên phong được cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chânthành đến trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội và những thầy giáo, cô giáo thuộc khoaVăn thư – Lưu trữ đã nhiệt tình trợ giúp cả về trình độ lẫn kinh nghiệm tay nghề, tậntình hướng dẫn, góp phần quan điểm, chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được tác dụng tốttrong đợt kiến tập này. Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn chỉ huy viện khoa học công nghệxây dựng đã tạo mọi điều kiện kèm theo thuận tiện cả về cơ sở vật chất, niềm tin và cácđiều kiện khác trong quy trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan. Đồng thời tôicũng xin cảm ơn những anh chị trong những phòng ban của cơ quan đặc biệt quan trọng là côTrần Thị Lan đã luôn chăm sóc giúp sức, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡtôi trong quy trình kiến tập cũng như quy trình tích lũy những tài liệu thiết thực, những kiến thức và kỹ năng và những nhiệm vụ trình độ thiết yếu để tôi hoàn thành xong bài báocáo được khá đầy đủ, hiệu suất cao và triển khai xong tốt nhất đợt kiến tập của mình. Mặc dù đã nỗ lực triển khai xong báo cáo với tổng thể nỗ lực của bản thân, tuy nhiên do hạn chế về mặt thời hạn cũng như kinh nghiệm tay nghề nên báo cáo khôngtránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đónggóp quan điểm của quý thầy, cô để đề tài báo cáo được triển khai xong hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! B. PHẦN NỘI DUNGChương 1 : Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức1. 1. Lịch sử hình thành, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổchức của cơ quantổ chức – Lịch sử hình thànhViện Khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng, tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệuxây dựng – thường trực Bộ Kiến trúc, được xây dựng ngày 18 tháng 11 năm 1963. ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật tư kiến thiết xây dựng được đổi tênthành Viện Khoa học kỹ thuật thiết kế xây dựng – thường trực Bộ Xây dựng. Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật kiến thiết xây dựng tiếp nhậnViện Khoa học kỹ thuật kiến thiết xây dựng cơ bản thuộc Uỷ ban kiến thiết xây dựng Cơ bản Nhànước, thành Viện Khoa học kỹ thuật kiến thiết xây dựng, thường trực Bộ Xây dựng. Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng nhà nước ra quyết định hành động số782 / TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật thiết kế xây dựng là một trong 41 Viện Nhànước. Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật thiết kế xây dựng theo quyếtđịnh số 1056 / BXD – TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định hành động số 789 / QĐBXD phê duyệt đề án quy đổi Viện Khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng thành tổchức khoa học công nghệ tiên tiến tự giàn trải kinh phí đầu tư theo Nghị định số15 / 2005 / 2005 / NĐ-CP của Thủ tướng nhà nước. Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng đang hoạt động giải trí theo môhình này. – Chức năng, nhiệm vụViện Khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng – Bộ Xây dựng là cơ quan nghiêncứu, Giao hàng quản trị nhà nước và tư vấn số 1 của ngành Xây dựng. Theo Quyết định số 980 / QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng kýkinh doanh, ĐK thuế tổ chức triển khai khoa học và công nghệ tiên tiến, mã số doanh nghiệp0100408233 ngày 15/01/2014 và ghi nhận ĐK hoạt động giải trí khoa học vàcông nghệ số ĐK A-735, Viện Khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng có những chứcnăng trách nhiệm sau : Nghiên cứu khoa học, công nghệ tiên tiến, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn ; Phục vụ công tác quản trị Nhà nước những nghành thuộc ngành Xây dựngvà tại những khu công trình quan trọng, khu công trình trọng điểm vương quốc ; Tư vấn kiến thiết xây dựng ; lập dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường tự nhiên, lập hệthống mốc, lưới ship hàng phong cách thiết kế, xây đắp, khai thác khu công trình ; phong cách thiết kế, thẩmtra phong cách thiết kế và tổng dự toán khu công trình kiến thiết xây dựng ; tư vấn đấu thầu, quản trị dự án Bất Động Sản, giám sát chất lượng xây lắp khu công trình ; kiểm định chất lượng đất, vật tư, kếtcấu, thiết bị ; lưới trắc địa phụ vụ kiến thiết xây dựng ; kiểm tra chất lượng nước, môitrường, mạng lưới hệ thống cơ điện khu công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị ; chuyển giao thiết bịcông nghệ kiến thiết xây dựng ; Sản xuất, kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu vật tư thiết kế xây dựng, thiết bị công nghệ tiên tiến, thiết bị thí nghiệm thiết kế xây dựng ; Thi công thiết kế xây dựng mới ; thay thế sửa chữa, tái tạo khu công trình ; trùng tu, bảo tồncông trình di tích lịch sử, khu công trình kiến trúc cổ ; Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tưvấn giám sát chất lượng, quản trị dự án Bất Động Sản, tập huấn những chuyên đề kỹ thuật và hợptác quốc tế những nghành nghề dịch vụ khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng ; Là tổ chức triển khai kiểm tra chất lượng loại sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trìnhxây dựng. Là đơn vị chức năng triển khai việc thử nghiệm / ghi nhận chất lượng mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa vật tư xây dựngHợp tác với những tổ chức triển khai trong nước và quốc tế theo tính năng, nhiệm vụđược giao. – Cơ cấu tổ chức triển khai : Về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai hiện tại, viện có 19 đơn vị chức năng gồm : 3P hòng công dụng, 3 Viện điều tra và nghiên cứu chuyên ngành, 1 Viện thông tin đào tạo và giảng dạy vàtiêu chuẩn hóa, 2 Phân viện tại miền nam và miền trung, 8 TT, 1 Vănphòng đại diện thay mặt tại Cần Thơ, và 1 Công ty cổ phầnSơ đồ cơ cấu tổ chức tổ chứcPHÓ VIỆNTRƯỞNGPhòng tổ chứchành chínhPhòng kếhoạch kỹthuậtVIỆN TRƯỞNGPHÓ VIỆNTRƯỞNGPHÓ VIỆNTRƯỞNGViện chuyên ngànhkết cấu công trìnhxây dựngTrung tâm tư nguyện vọng vấnchống ăn mòn vàxây dựngViện chuyênngành bê tôngTrung tâm tư nguyện vọng vấnthiết kế và xâydựngViện chuyênngành địa kỹ thuậtPhòng tàichính kế toánViện thông tin, đàotạo và tiêu chuẩnhóaPhân viện khoahọc công nghệ tiên tiến xâydựng Miền NamPhân viện khoahọc công nghệ tiên tiến xâydựng Miền TrungTrung tâm tư nguyện vọng vấntrắc địa và xâydựngTrung tâm triểnkhai công nghệxây dựng MiềnTrungCÁC HỘI ĐỒNGTrung tâmcông nghệ xâydựngTrung tâm tưvấn xây dựngcông nghiệpvà hạ tầngTrung tâm tưvấn thiết bị xâydựngVăn phòng đạidiện tại Cần ThơCông ty cổ phầnđầu tư và côngnghệ xây dựng-IBSTTrung tâmphát triểncông nghệ vàvật liệu xâydựng * Các hội đồng : – Hội đồng khoa học-Hội đồng chức danh giáo sư cấp cơ sở-Hội đồng khoa học – Đào tạo tiến sĩ1. 2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của bộ phậnVăn thư – Lưu trữ của viện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng * Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn : Đối với cán bộ văn thư lưu trữCán bộ văn thư : Quản lý những mạng lưới hệ thống văn bản đi đến của ViệnQuản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của Viện và giao nộpvào lưu trữ theo quy trình tiến độ quản trị văn bản đi và đếnQuản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy địnhHằng ngày có nghĩa vụ và trách nhiệm đưa công văn, tài liệu trình Lãnh đạo Viện vàchuyển công văn đến những cá thể đơn vị chức năng theo nhu yếu của Lãnh đạo Viện. – Đối với cán bộ lưu trữ : Phối hợp với phòng tính năng của Viện trong việc lập hồ sơ, đảm nhiệm hồsơ, tài liệu của những phòng trình độ đến hạn nộp lưu trữ. Sắp xếp hồ sơ, thiết kế xây dựng những công cụ tra cứu, Giao hàng khai thác tài liệu có, hiệu quảCán bộ trực tiếp làm văn thư lưu trữ của từng bộ phận trong Viện phảiđược giảng dạy đúng trình độ, hằng năm được tu dưỡng nhiệm vụ theo quyđịnh của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước-Bảo vệ bí hiểm cảu nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ : Mọi hoạtđộng trong công tác văn thư lưu trữ của Viện phải được thực thi tương thích vớiquy định cảu pháp lý về bảo vệ bí hiểm Nhà nước. * Cơ cấu tổ chức triển khai của bộ phận văn thư lưu trữ của ViệnVăn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự quản lý và điều hành và quảnlý của trưởng Phòng hành chínhBộ phận văn thư lưu trữ gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu trữ. Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cảu cơ quan tổ chức2. 1. Hoạt động quản lý2. 1.1. Văn bản chỉ dạo, hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữcuả Viện khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng – Quy chế công tác văn thư lưu trữViện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng đã phát hành QĐ số 26 / QĐ – VKTngày 07/01/2010 Quyết định v / v phát hành quy định Văn thư và lưu trữ. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được vận dụng so với những đơn vịvà những cán bộ công nhân viên của Viện khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng. Quy chếnày dược vận dụng thống nhất trong toàn bộ những đơn vị chức năng thuộc Viện. – Xây dựng, phát hành những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ về công tácvăn thư lưu trữ. + QĐ số 26 / QĐ – VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v / v phát hành quychế Văn thư và lưu trữ + NĐ số 110 / NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn thư + NĐ số 111 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/04/2004 của nhà nước pháp luật chitiết thi hành một số ít điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia + Công văn số 260 / VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thưvà lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thiết kế xây dựng quy định công tác văn thư vàlưu trữ cơ quan. + QĐ số 20 / BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng liên nghành bộ thiết kế xây dựng vềviệc kiểm soát và chấn chỉnh và tăng cường công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. 2.1.2. Mô hình, phương pháp tổ chức triển khai công tác lưu trữ của Viện – Tổ chức bộ phậnVăn thư lưu trữ là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hànhvà quản trị của trưởng Phòng hành chínhBộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưutrữ. – Tổ chức nhân sựViện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng có 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưutrữ có trình độ ĐH ( Văn thư cơ quan ), ngoài những 19 đơn vị chức năng thường trực Việnthì mỗi đơn vị chức năng có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ vớitrình độ khác nhau. Tổ chức nhân sự có ảnh hưởng tác động lớn đến hiệu suất cao công tác văn thư lưu trữcủa Viện. Vì vậy cần phải sắp xếp những cán bộ có trình độ nhiệm vụ cao. 2.2. Hoạt động nghiệp vụ2. 2.1. Đối với công tác Văn thư2. 2.1.1. Soạn thảo, phát hành văn bản * Hình thức văn bảnCác hình thức văn bản của Viện được phép phát hành là : Văn bản quy phạm pháp luật : Quyết địnhVăn bản hành chính : Quyết định ( riêng biệt ), Chương trình, Kế hoạch, Báocáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Dự án, Đề án, Quy hoạch …. * Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản-Thành phần thể thức bắt buộc gồm : 1. Quốc hiệu2. Tên cơ quan ban hành văn bản3. Số, kí hiệu văn bản4. Địa danh, ngày, tháng, năm, ban hành văn bản5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản6. Nội dung của văn bản7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền8. Dấu của cơ quan9. Nơi nhận – Quy trình soạn thảo văn bản : Bước 1 : Xác định mục tiêuBước 2 : Chọn những loại văn bảnBước 3 : Thu thập và xứ lý thông tinBước 4 : Viết dự thảoBước 5 : Trình duyệt, thay thế sửa chữa nội dung, bổ trợ nếu cần thiếtBước 6 : Duyệt, ký ban hành văn bảnBước 7 : Ghi sổ, kí hiêu, ngày tháng năn phát hành văn bản, nhân bản, đóng dấuBước 8 : Đăng ký văn bản điBước 9 : Chuyển văn bản điCáic bước trong quá trình soạn thảo văn bản được hiểu như sau : Bước 1 : thứ nhất khi cán bộ nhân viên của những phòng ban được phâncông xử lý một văn bản đến, địa thế căn cứ vào nhu yếu xử lý từng văn bảncần soạn thảo một văn bản mới để giải quyết và xử lý, xử lý hoặc trao đổi – Bước 2 : Căn cứ vào đặc thù văn bản mà cán bộ trình độ chọn tênloại văn bản tương thích – Bước 3 : Cán bộ trình độ triển khai sưu tầm văn bản, tài liệu liênquan đến văn bản đang soạn thảo. Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệulực, thực tiễn tích hợp lựa chọn thông tin cơ bản, thông tin đa phần vô hiệu thôngtin không thiết yếu – Bước 4 : Cán bộ trình độ lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài trênmáy vi tính và kết hơp kiểm tra – Bước 5 : Lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, nếu thấy chưađạt nhu yếu trưởng phòng nhu yếu cán bộ trình độ chỉnh sửa, bổ trợ đạtyêu cầu ; chuyển phòng Tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình diễn văn bản – Bước 6 : + Duyệt nội dung văn bảnLãnh đạo Viện hoặc chỉ huy những văn phòng, đơn vị chức năng theo nghành nghề dịch vụ đượcphâncông duyệt nội dung văn bản do nhân viên soạn thảo. Nếu văn bản trình đủ điều kiện kèm theo để phát hành hoặc chỉ huy trực tiếp chỉnhsửa, hoàn hảo văn bản sẽ chuyển lại cho người dự thảo văn bản, yêu cầuchuyên viên kiểm tra, soát xét lại ( về hình thức, lỗi chỉnh tả ) + Ký phát hành văn bản : Lãnh đạo Viện ký vào văn bản để phát hành. Trường hợp văn bản chưa đạt nhu yếu về nội dung và hình thức. chỉ huy yêucầu nhân viên chỉnh sửa theo quan điểm chỉ huy trước khi phát hành. – Bước 7,8 : Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệmđăng ký sổ, vào sổ ĐK văn bản đi, nhân bản theo số lượng lao lý, đóngdấu và giữ gìn bí hiểm nội dung văn bản và thực thi nhân bản theo đúng thờigian lao lý – Bước 9 : Văn thư thực thi chuyển theo nơi nhận được ghi trong vănbản2. 2.1.2. Quản lý văn bản điVăn bản do Viện ( hoặc những đơn vị chức năng thuộc Viện ) gửi cho nơi khác đượcđăng ký tại bộ phận văn thư gọi tắt là văn bản đi. Tất cả những văn bản đi củaViện ( hoặc của những đơn vị chức năng thuộc Viện ) đều phải ĐK thống nhất ở bộ phậnvăn thư thuộc phòng tổ chức triển khai hành chính của Viện ( hoặc văn thư tại những đơn vịthuộc Viện ). Khối lượng văn bản đi hằng năm của Viện khoảng chừng 2000 văn bản / 1 năm. * Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; ghi sổ, ngàytháng năm văn bản. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, ĐK vào sổ văn bảnđi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng những phụ lục kèm theo ( nếu có ), gửi vănbản theo địa chỉ ĐK. Ngoài một số ít bản lưu tại bộ phận Văn thư, đơn vịsoạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ việc làm. Văn bản đi phải đượcchuyển kịp thời trong ngày. Những văn bản có dấu “ khẩn ”, “ Thượng khẩn ”, “ Hóa tốc ” phải được chuyển ngay sau khi ĐK và phải bảo vệ thời hạn đếnngười nhận, nơi nhận ghi trên phong bì. Ghi ngày, tháng, năm lên văn bản : Ngày, tháng, năm văn bản là ngàytháng văn bản được ĐK vào sổ ĐK, phải ghi rõ ràng, đúng chuẩn * Đăng ký văn bảnTất cả văn bản đi đều phải có chữ ký và dấu của Viện. Văn bản trước khigửi đi sẽ được ĐK vào số “ Đăng ký văn bản đi ” theo đúng quy trình tiến độ nghiệpvụ. Điều này nhằm mục đích bảo vệ cho văn bản gửi đi đúng địa chỉ, số lượng. * Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩnViệc nhân bản phải nhân theo đúng số lượng lao lý, giữ gìn bí hiểm nộidung văn bản và triển khai đánh máy, nhân bản theo đúng thời hạn quy địnhĐể ship hàng cho việc xử lý việc làm hằng ngày và mục tiêu sử dụnglâu dài thì mỗi văn bản đi của Viện được lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư, mộtbản đơn vị chức năng soạn thảo giữ. Bản lưu tai văn thư phải là bản gốc. Dấu là khâu quan trọng khong thể thiếu so với văn bản trước khi gửiđi, thiếu, con dấu tức là văn bản đó không có giá trị và không có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “ mật ”, “ khẩn ” vào văn bản khi văn bảnđó chưa có quan điểm của người ký nhận văn bản. * Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản điVăn bản đi phải được làm thủ tục ĐK và chuyển giao trong ngày khiđã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. Việc gửi văn bản điphải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, những văn bản có chỉ mức độ “ khẩn ” phảichuyển từ trước ; ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phongbì để thuận tiện nhận ra. Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượngnhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra ; khi gửi văn bản đi phải giữ lại bảnchính để đưa vào lưu trữ. * Lưu văn bản điMỗi văn bản đi được lưu 2 bản, một bản lưu tại văn thư ( bản gốc ), bảnchính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, xử lý việc làm. 2.2.1. 3. Quản lý và xử lý văn bản đếnVăn bản do Bộ ( hoặc đơn vị chức năng tương quan ) nhận được của những nơi khác gửiđến gọi tắt là văn bản đến. Tất cả văn bản đến của Viện ( hoăc những đơn vị chức năng thuộc Viện ) đều phải đăngký thống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Viện ( hoặc văn thư tại những đơn vị chức năng thuộc viện ) Văn bản đến được để một tập theo số thứ tự từ bé đến lớn, văn thư phảilưu văn bản đến. Văn bản đến sẽ để thành những tập tại phòng văn thư, một nămmới chuyển văn bản đến xuống kho một lần. Khối lượng văn bản đến hằng năm của Viện khoảng chừng 900 văn bản / 1 năm. Văn bản đến bất kể từ nguồn nào đều phải được tập trung chuyên sâu tại Văn thưViện để làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK. Những văn bản chuyển đến Viện khôngđăng ký tại Văn thư, những đơn vị chức năng, cá thể không có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ đúng mực và giữ gìn bí hiểm nộidung văn bản * Tiếp nhận văn bản đếnVăn thư cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm tiếp đón văn bản đến từ những nguồn cơbản sau : +. Từ bưu điện gửi về +. Từ những cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới Viện hoặc gửi qua thư điệntử +. Văn bản được phát tán trong hội nghị +. Văn bản từ bộ gửi về ViệnTrách nhiệm tiếp đón văn bản đến của Viện là cán bộ văn thư. Khi tiếpnhận văn bản đến nhu yếu cán bộ văn thư phải triển khai những việc làm cụ thểnhư sau : Kiểm tra : sau khi tiếp đón văn đến văn thư là người trực tiếp nhận vănbản, kiểm tra xem có phải văn bản được gửi đến cho Viện hay không, kiểm traphong bì có còn nguyên vẹn hay có tín hiệu bị bóc rách nát không, nếu có phải bảongay cho người có nghĩa vụ và trách nhiệm biết đồng thời phải lập biên bản trước người đưavăn bản. Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ thì thì kịp thời trả lại nhân viênbưu điện hoặc người đua thư. Phân loại sơ bộ : Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho Viện mìnhbộ phận văn thư phải thực thi phân loại những văn bản nhận được thành 2 loại : + Lọai phải ĐK : Tất cả những văn bản, sách vở gửi cho Viện ( ghi têncơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng của Viện ) + Loại không phải ĐK : Tất cả những thư riêng, sách báo, tạp chí, bảntin … Vị trí đóng dấu : Dấu của văn bản đến phải đóng rõ ràng, thống nhất vàokhoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới số ký hiệu hoặc đóngdấu vào khoảng chừng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản. Những văn bản có đóng dấu “ khẩn cấp ”, “ thượng khẩn ”, “ khẩn ” khi nhận cầnđược mở trước để bảo vệ về mặt thời hạn. Trường hợp quá thời hạn yêu cầutrong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời hạn nhận được văn bản đó trên bì thưvà vào số ĐK văn bản đến. Khi rút văn bản ra khỏi bì nhu yếu động tác nhẹ nhàng, khôn khéo, tránhlàm rách nát văn bản. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bảnvới những thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và so sánh với phiếugửi. Nếu thấy điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bảncó kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận dóng dấu vào phiếugửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. * Đăng ký văn bản đến – Mục đích : Đăng ký văn bản đến nhằm mục đích quản trị văn bản được chặt chẽvà tạo điều kiện kèm theo cho việc tra tìm văn bản nhanh gọn, thuận tiện. – Yêu cầu : Khi ĐK văn bản đến phải ghi vừa đủ những thông tin cầnthiết của văn bản vào những phương tiện đi lại ĐK. Phương tiện ĐK được nóiđến ở đây là ĐK văn bản đi bằng sổ và máy tính. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua vănthư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong số ĐK văn bảnđến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và ĐK vào sổ. * Trình và chuyển giao văn bản đến – Trình văn bản đếnSau khi b bóc bì, đóng dấu “ Đến ” lên văn bản, ĐK vào sổ thì nhânviên văn thư của Viện trình những văn bản nhận được cho người đảm nhiệm côngtác này. Khi người đảm nhiệm xem xong thì ghi ý kiến phân phối và xử lý vàolề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực thi. – Chuyển giao văn bản đếnTất cả văn bản đến của cơ quan sau khi đã có quan điểm phân phối của ngườiphụ trách phải được chuyển ngay đến người có nghĩa vụ và trách nhiệm nghiên cứu và điều tra, giảiquyết, không được chuyển chậm văn bản so với những văn bản có dấu chỉ mứcđộ “ Khẩn ”. Ngoài ra những văn bản khác cũng phải được chuyển ngay trong ngàycho người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Yêu cầu khi chuyển giao văn bản : Giao văn bản tận nơi cho người cótrách nhiệm xử lý, không nhờ người khác hoặc đơn vị chức năng khác nhận hộ. * Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến – Quy trình xử lý văn bản đến của Viện khoa học côn nghệ xâydựng như sau : Khi nhận được văn bản đến, những đơn vị chức năng, cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm giảiquyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo pháp luật đơn cử của Viện ; so với nhữngvăn bản đến có đóng những dấu độ khẩn, phải xử lý ngayKhi trình cấp trên có thẩm quyền cho quan điểm chỉ huy xử lý, cácphòng ban, cá thể cần đính kèm phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm đề xuấtcủa phòng ban, cá nhânĐối với văn bản đến có tương quan đến những phòng và cá thể khác, phòngban khác hoặc cá thể chủ trì xử lý cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bảnđó ( kèm theo phiếu xử lý văn bản đến có quan điểm chỉ huy xử lý củangười có thẩm quyền ) để lấy quan điểm của những phòng ban, cá thể. Khi trìnhngười đứng đầu Viện xem xét, quyết định hành động, phòng ban hoặc cá thể chủ trì phảitrình kèm văn bản tham gia quan điểm của những phòng, cá thể có tương quan. – Việc xử lý và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến là mộtquy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là tráchnhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau. Trước tiên là việc xử lý văn bản đến là nghĩa vụ và trách nhiệm của một hoặcnhiều cán bộ trình độ của một hoặc những phòng ban được phân công giảiquyết văn bản đếnTiếp theo là việc theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến là tráchnhiệm của nhiều người : Đối với toàn bộ những văn bản đến có ấn định thời hạn giảiquyết người có thẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến. Đối với cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm đi đến những phòng banhoặc cáchoặc cá thể để lấy số liệu về việc xử lý văn bản đến và thực hiệnviệc tổng hơp số liệu và báo cáo cho người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, đônđốc việc xử lý văn bản đến. 2.2.1. 4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quanCác hồ sơ hình thành trong hoạt động giải trí của Viện : Hồ sơ việc làm, hồ sơnguyên tắc, hồ sơ cán bộ, bản vẽ, hồ sơ thết kế hoàn thành công việc. Tất cả những cán bộ, công chức trong cơ quan khi được giao xử lý côngviệc có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ mình đã làm. Hồ sơ phải được phán ánh đúng vớiquá trình xử lý việc làm. Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoahọc và bộc lộ được mối liên hệ giữa những văn bản. Những tài liệu phán ánh hoạt động giải trí của cơ quan và có giá trị tra cứu, tìm hiểu thêm đều phải lập hồ sơ. Những ban sao những công văn do cơ quan khác gửiđến để thông tin việc làm, những văn bản tài liệu không có giá trị để thamkhảo về sau, thì không cần lưu vào hồ sơ. Lãnh đạo đơn vị chức năng thuộc Viện có nghĩa vụ và trách nhiệm tổ chức triển khai thực thi việc lậpdanh mục hồ sơ của đơn vị chức năng mình và chỉ huy cán bộ trong đơn vị chức năng lập hồ sơ khitiến hành xử lý việc làm. Căn cứ vào tính năng, trách nhiệm và kế hoạchcông tác hằng năm, những đơn vị chức năng, cá thể xác lập hồ sơ cần phải lập. Khi cónhững việc làm ngaoif dự kiến, cán bộ và nhân viên cấp dưới văn thư đơn vị chức năng cần bổ sungkịp thời vào bản Danh mục hồ sơ của đơn vị chức năng. Cuối năm những đơn vị chức năng nhìn nhận vàxác định số hồ sơ nộp lưu trữ hằng năm và số hồ sơ xin gia hạn để đơn vị chức năng sửdụng. * Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quanHiện nay Viện khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng đã có kho lưu trữ có diệntích mới là 175 mét vuông bảo vệ cho việc lưu trữ tài liệu được rất đầy đủ. Việc nộp lưutài liệu vào lưu trữ của Viện là một việc làm rất thiết yếu để hạn chế làm mấtmát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện kèm theo cho việc dữ gìn và bảo vệ những tài liệu có giá trịphục vụ cho hoạt động giải trí thực tiễn và hoạt động giải trí lâu bền hơn của ViệnCác phòng và cá thể trong cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ hiện hànhvà giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo lao lý ; Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc haychuyển công tác đều phải chuyển giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị chức năng hay người kếnhiêm ( phải lập biên bản ) ; 2.2.1. 5. Quản lý và sử dụng con dấu. * Quản lý con dấuCác loại con dấu trong Viện gồm : Dấu cơ quan, dấu chức vụ, dấu saoy bản chính, dấu đến, dấu khẩn cấp, dấu mật, dấu chỉ những mức độ khẩn. Tất cả loại dấu của Viện được giao cho nhân viên cấp dưới văn thư chuyên tráchgiữ và dữ gìn và bảo vệ tại cơ quan. Người được giao giữ, dữ gìn và bảo vệ con dấu của Việnvà của những đơn vị chức năng phải là người đủ đáng tin cậy, có trình độ trình độ về văn thư vàphải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về việc giữ và đóng dấu. Con dấu phảiđược quản trị ngặt nghèo, con dấu được để đúng nơi pháp luật, không cho phépngười khác tiếp cận sử dụng. con dấu phải được dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng, không làmcon dấu bị biến dạng. Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa dượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào những vănbản, sách vở khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấukhổng chỉ. Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không cótrách nhiệm. Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an nơi gầnnhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phốihợp truy lùng và thông tin hủy bỏ con dấu bị mất. * Sử dụng con dấuVăn thư Viện và những cá thể giữ dấu thuộc đơn vị chức năng phân cấp chỉ đóng dấukhi đã xác lập đúng chữ ký của người có quyền kýCác văn bản, sách vở theo lao lý của Viện trưởng được phép đóng dấuphoto từ chữ ký của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo những đơn vị chức năng thường trực là cácbản sao giống như bản chính đã được chỉ huy ký khi nhân bản hồ sơ bản vẽthiết kế, dự trù, biên bản nghiệm thu sát hoạch, thanh lý hợp đồng, báo cáo hiệu quả thíngiệm, báo cáo thẩm tra … Viện trưởng ủy quyền phòng Tổ chức – Hành chínhđóng dấu tên của Viện trưởng vào những giấy ghi nhận đào tạo và giảng dạy sau khi đối chiếuđúng tên, số của giấy ghi nhận và có quyết định hành động của Viện trưởng ký kèm theoTất cả văn bản trêu đều phải lưu bản chính tại Văn thư Viện ( nếu lãnh đạoViện ký ) và phòng Tổng hợp đơn vị chức năng thường trực ( nếu Lãnh đạo đơn vị chức năng trực thuộcký ) Trường hợp cần phải giữ lại bản chính không đóng dấu, phải xin phép Việntrưởng hoặc Lãnh đạo đơn vị chức năng trực tiêp ký văn bản đó. Riêng văn bản là hợp đồng tiến hành do Lãnh đạo Viện ký với những cơquan tương quan phải là chữ ký chính. Khi đóng dấu lên những văn bản, sách vở dấu phải rõ nét, phải đóng con dấutrùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. 2.2.1. 6. Thành phần, nội dung tài liệu của cơ quan tổ chứcCác mô hình tài liệu trong phông mà Viện đang quản trị là : Tài liệu giấy, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe – nhìn, băng đĩa, phim ảnh, ghi âm ghihình ; tài liệu điện tử. Hiện này Viện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng đang dữ gìn và bảo vệ phông lưutrữ của Viện và phông lưu trữ của 19 đơn vị chức năng thường trực Viện. Phông lưu trữ của Viện phán ánh quy trình hình thành và tăng trưởng củaViện qua những thời kỳ. Phán ánh công dụng, trách nhiệm, quyền hạn của những đơn vịhình thành phông. 2.2.2. Đối với công tác Lưu trữ2. 2.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Viện – Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan : Hồ sơ nhânsự, hồ sơ việc làm, hồ sơ phong cách thiết kế, thẩm tra, thuyết minh – Nguồn tích lũy tài liệu vào lưu trữ là những đơn vị chức năng trong Viên, đơn cử làthu thập từ 19 đơn vị chức năng thuộc Viện. + Tài liệu sản sinh trong quy trình hoạt động giải trí theo công dụng, trách nhiệm, quyền hạn của Viện khoa học công nghệ tiên tiến kiến thiết xây dựng ( Nguồn thu đa phần ) + Tài liệu cũ còn để lại những phòng ban và cá thể. – Hồ sơ cần lưu trữ tại Viện là những tài liệu từ những hoạt động giải trí của Viện baogồm : 1. Nhiệm vụ ship hàng quản trị nhà nước gồm có : Quyết định trưng cầu, những nhu yếu thực thi của những cơ quan chức năng, văn bản pháp ký có tương quan, đề cương, dự trù, báo cáo … 2. Đề tài, dự án Bất Động Sản, tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn : Hợp đồng khoa học công nghệ tiên tiến, phiếu giao việc, những quyết định hành động, biên bảnhội đồng những cấp, biên bản nghiệm thu sát hoạch và thanh lý, công văn đến, đi, báo cáotổng kết, phiếu ĐK hiệu quả, quyết toán kinh phí đầu tư … 3. Các tài liệu thuộc nghành tiến hành tân tiến kỹ thuật gồm : Hợp đồng kinh tế tài chính, phiếu giao việc, quyết định hành động, công văn đến, đi, biênbản nghiệm thu sát hoạch và thanh lý ( giai đoan, quyết toán ) ; Bản vẽ dự trù lấy dấu thẩm tra ( phòng kế hoạch kỹ thuật đóng dấu ) ; Đề cương, giải pháp, thuyết minh, bán vẽ phong cách thiết kế, báo cáo kỹ thuật ( kểcả hồ sơ bên A phân phối làm cơ sở để triển khai hợp đồng ), hiệu quả thí nghiệm, dự trù, quyết toán. 4. Công tác thiết kế xây dựng cơ bản và những dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư của Viện : – Dự án thay thế sửa chữa kiến thiết xây dựng nhỏ và tăng cường trang thiết bị ( kể cả vốnnhà nước và vốn tự có ) gồm có : Dự án, hợp đồng, phiếu giao việc, quyếtđịnh, tờ trình, công văn đi, đến, biên bản nghiệm thu sát hoạch thanh lý, hồ sơ phong cách thiết kế, hồsơ thầu – làm giá cạnh tranh đối đầu ( nếu có ) .. – Dự án đầu tư chiều sâu ( kể cả vố nhà nước và vốn tự có ) gồm có : Dựán, những cơ sở pháp lý, hồ sơ thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu sát hoạch thanh lý, quyếttoán, hồ sơ hoàn thành công việc : Tập hợp lưu theo từng dự án Bất Động Sản khi kết thúc. – Dự án cột mốc biên giới Nước Ta – Trung Quốc, Nước Ta – Campuchia, Nước Ta – Lào : Tập hợp theo từng dự án Bất Động Sản khi kết thúc – Dự án tăng trưởng Viện, kế hoạch, báo cáo tổng kết, quy định … 5. Văn bản đến, đi chung của Viện thuộc nghành nghề dịch vụ quản trị của PhòngKHKT theo sự chỉ huy của Viện trưởng : Tập hợp theo từng năm. 6. Các hiệu quả thí nghiệm kiểm tra chất lượng về vật tư, cấu trúc và côngtrình của Viện cho những đơn vị chức năng ngoài Viện7. Các ý tưởng, sáng tạo độc đáo, những catalo thiết bị thí nghiệm, thiết bị thicông mua của quốc tế ( hoặc do quốc tế trình làng ) của những đơn vị chức năng kháchay tự sản xuất gồm có hồ sơ đồ máy, thuyết minh, hướng dẫn sử dụng. 8. Các báo cáo trong những hội nghị, hội thảo chiến lược khoa học do Viện, do những hộichuyên ngành, tổ chức triển khai hay do những cơ quan khác tổ chức triển khai mà Viện góp thêm phần tàitrợ hay được mời. 9. Báo cáo dịnh kỳ hằng năm của Viện, hoặc nhân những sự kiện đặc biệt quan trọng ( kỷ niệm xây dựng Viện, đón huân chương ). 10. Các báo cáo khoa học, khảo sát, thực tập của cán bộ Viện triển khai ởnước ngoài. 11. Các luận án, tóm tắt luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ, thạc sĩ, là cán bộ củaViện thực thi ở trong nước hay quốc tế. 12. Các băng phim tư liệu, ảnh, phim âm, dương bản ghi lại hay dựngtheo những chuyên đề tương quan đến hoạt động giải trí của Viện. 13. Các văn bằng bản quyền trí tuệ, bằng khen, huy, huân chương, giấy ghi nhận vềhoạt động KH và CN Viện được những cấp trao. – Thời hạn tích lũy tài liệu vào lưu trữ của Viện là : 3 tháng, 6 thánghoặc 1 năm tùy thuộc vào mỗi hợp đồng khi đã hoàn thành xong. – Thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữTheo định kỳ, bộ phận lưu trữ của văn phòng làm thủ tục nộp những tài liệuđã hết hạn lưu trữ ở Viện lên cấp trên theo pháp luật của văn phòng Bộ xây dựng2. 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu – Việc xác lập giá trị tài liệu để dữ gìn và bảo vệ và loại ra những tài liệu hết giátrị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Viện. Đối với cáchồ sơ phong cách thiết kế và bản vẽ hoàn thành công việc của những khu công trình phải địa thế căn cứ vào quy địnhvề thời hạn lưu giữ tại Thông tư số 02/2006 / TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ kiến thiết xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ phong cách thiết kế, bản vẽ hoàn thành công việc công trìnhxây dựng. Nghiêm cấm mọi cá thể, đơn vị chức năng tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ dưới bấtkỳ hình thức nào. – Thành phần hội đồng xác lập giá trị của Viện gồm có : + Lãnh đạo Viện : quản trị Hội đồng. + Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký + Đại diện bộ thiết kế xây dựng, Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên + Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, Kế hoạch kỹ thuật, Tài chính kếtoán, Giám đốc TT Đào tạo và TT : Ủy viên – Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được pháp luật nhưsau : a. Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh đạo Viện xemxét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu gồm có : + Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu + Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy + Danh mục tài liệu xin hủyb. Lãnh đạo Viện ra Quyết định xây dựng Hội đồng Xác định giá trị tàiliệu. c. Hội đồng xác lập giá trị tài liệu họp và tư vấn cho Lãnh đạo Viện raquyết định so với hạng mục tài liệu tiêu hủy. – Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được chỉ huy Viện phê duyệt phảiđược triển khai đúng theo pháp luật của Nhà nước và theo đúng thủ tục tại quychế này. Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được dữ gìn và bảo vệ tại bộ phậnlưu trữ có tài liệu hủy tối thiểu là 10 năm kể từ khi Quyết định tiêu hủy tài liệu cóhiệu lực2. 2.2.3. Chỉnh lý tài liệuTùy theo từng mô hình tài liệu mà việc chỉnh lý, sắp xếp được thức hiệntheo trật tự và lao lý riêng để khi thiết yếu thuận tiện tìm thấy trong thời gianngắn nhất. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Hợp đồng kinh tế tài chính + Phân loại Hợp đồng theo năm + Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Đánh số trang liên tục từ 0 cho đến hết so với Báo cáo, đề cương, thuyết minh … ( với mô hình tài liệu khổ A4 ) + Lập sổ theo dõi tài liệu + nhập máy ( file đính kèm ) + Cho tài liệu lưu khổ A3, A4 và bản vẽ rời vào hộp nhựa dầy 15 cm ( theomẫu ) + Tít ngoài bìa hộp ghi tên đơn vị chức năng + Năm hợp đồng + Số hợp đồng + Hồ sơ phong cách thiết kế, thẩm tra … Khổ A0, A1 cũng phân loại theo năm và thứtự từ nhỏ đến lớn sau đó dán nhãn. Nghiệp vụ chỉnh lý văn bản đi, đến + Phân loại công văn theo năm + Trong năm phân loại công văn theo tháng + Trong tháng sắp xếp công văn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn + Nhập máy tra cứu ( file đính kèm ) 2.2.2. 4. kho lưu trữ và những trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu Lưu trữCác đơn vị chức năng, cá thể phải bảo vệ bảo đảm an toàn những hồ sơ, tài liệu của mìnhchưa đến hạn nộp vào lưu trữ. Kho lưu trữ của Viện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng có quy mô và diệntích khá rộng. Diện tích của kho lưu trữ khoảng chừng 175 m, với diện tích quy hoạnh kho lưu trữkhá rộng bảo vệ cho việc lưu trữ tài liệu được thuận tiện hơn. Kho lưu trữ tài liệu của Viện cao ráo, thoáng khí, có cửa khóa chắc như đinh. Các trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ như cặp, hộp giá, tủ, những thiết bị, phương tiện đi lại vân chuyển tài liệu đã cung ứng được nhu yếu. Tuy nhiên do điềukiện về kinh tế tài chính vì vậy mà Viện khoa học công nghệ tiên tiến chưa trang bị được đầy đủcác trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu như máy hút ẩm, hút bụi, nhiệt kế, ẩm kế, máy đo nồng độ khí độc, máy điều hòa nhiệt độ dẫn đến khó khăn vất vả cho việcbảo quản lâu dài hơn tài liệu lưu trữ. Hồ sơ tài liệu ở trong kho được dữ gìn và bảo vệ trong hộp ( cặp ) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp ngăn nắp trên giá để dễ tìm, dễlấy, dễ chuyển dời khi thiết yếu. Chương 3 : Nhận xét, nhìn nhận và đưa ra khuyến nghị3. 1. Nhận xét, nhìn nhận. 3.1.1. Đối với công tác văn thư. – Ưu điểmLãnh đạo Viện đã nhìn nhận đúng vai trò của công tác văn thư, chỉ đạotriển khai khá đầy đủ những văn bản pháp luật, hướng dẫn của nhà nước, bảo vệ thựchiện đúng theo lao lý của pháp lý. Bộ phận văn thư đã được trang bị đầy dủ những trang thiết bị như : Máy tính, máy fax, liên kết mạng internet, máy photo copyĐội ngủ cán bộ làm công tác văn thư được cải tổ đáng kể, biên chếcán bộ làm công tac văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộđược nâng cao hơn một bước, bảo vệ tiêu chuẩn nhiệm vụ ngạch công tácvăn thư lưu trữ. Cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư đã thiết kế xây dựng và phát hành nhiềuvăn bản hướng dẫn kịp thời và khá đầy đủ đến những phòng, ban và đơn vị chức năng trực thuôcViện tiến hành thực hiên như : Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản ; lập sổtheo dõi, ĐK, quản ký văn bản đi, văn bản đến, công tác quản trị và sử dụngcon dấu … góp thêm phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho viêc xử lý những tồnđọng từ nhiều năm nay như yếu tố tổ chức triển khai cán bộ, chính sách giao nộp tài liệu vàchế độ dữ gìn và bảo vệ. Hoạt động đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng nhiệm vụ cho cán bộ làm công tác vănthư được tăng cường hơn. Cơ sơ vật chất và kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư cho công tác văn thư cũng được chú ýhơn, nhất là góp vốn đầu tư cho việc quản trị văn bản đi và văn bản đến. Nhược điểmCó thể thấy công tác văn thư chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt độngquản lý cỗ máy hành chính nhà nước. Tuy nhiên, lúc bấy giờ công tác văn thư ởViện khoa học công nghệ tiên tiến thiết kế xây dựng vẫn chưa phát huy hết được vai trò và ýnghĩa vốn có của nóHiện nay ở Viện đã lập nhiều hồ sơ nhưng chất lượng chưa cao gây khókhăn cho việc tích lũy hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. Việc phát hành những vănbản tương quan đến công tác văn thư ( hạng mục hồ sơ, bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tàiliệu, hạng mục thành phần hồ sơ tài liệu ) vẫn còn chậm .. Ngoài ra còn có sự khó khăn vất vả về đội ngủ cán bộ, công chức, số lượng cánbộ làm công tác văn thư còn khá mỏng dính. Ngoài ra thì Viện khoa học công nghệxây dựng vẫn chưa hiểu rõ và nhìn nhận hết được những nội dung quan trọng củacông tác văn thư nên chưa dành sự chăm sóc, góp vốn đầu tư đúng như nhu yếu của côngtác này. Bên cạnh đó Viện còn gặp khó khăn vất vả về kinh phí đầu tư chỉnh lý tài liệu, đầu tưtrang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. 3.1.2. Đối với công tác lưu trữ – Ưu điểm. Cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ khá cao, hoạt động giải trí đào tạo và giảng dạy, bồidưỡng trình độ nhiệm vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngày càng đượcđẩy mạnh. Kho lưu trữ đã được tăng cấp và tái tạo đảng kể. Diện tich kho lưu trữcủa Viện khá lớn với diện tích quy hoạnh 175 m 2 bảo vệ cho việc dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ đầy đủtài liệu lưu trữ của Viện Giao hàng cho hoạt động giải trí thực tiễn cũng như giải quyếtcông việc hằng ngày được nhanh gọn, đúng mực. Kho lưu trữ được kiến thiết xây dựng và sắp xếp ở nơi ít người đi lại, cao ráo, thoángkhí thuận tiện cho việc dữ gìn và bảo vệ an toàn tài liệu-Nhược điểmĐầu tiên phải nói đến kho lưu trữ ở Viện khoa học công nghệ tiên tiến xây dựngvẫn còn khó khăn vất vả chưa đạt nhu yếu, nói chung là thiếu những trang thiết bị kỹ thuậtnhư máy hút ẩm, hút bụi, nhiệt kế, ấm kế, máy đo nồng độ khí độc, trang thiết bịthông gió, điều hòa nhiệt độ. ; quy trình tổ chức triển khai, sắp xếp, sử dụng tài liệu lưutrữ vẫn còn hạn chế nhất định. Ở Viện vẫn gặp nhiều khó khăn vất vả trong việc tích lũy, sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ tàiliệu lưu trữ. Điều này do một phần là lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lậphồ sơ còn nhiều do tồn dư từ những năm trước. Công tác giảng dạy, tu dưỡng nhiệm vụ về công tác lưu trữ vẫn chưa đạtyêu cầu, thiếu kinh phí đầu tư và những trang thiêt bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ. 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữcủa Viện khoa học công nghệ tiên tiến xâu dựng. – Nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, có kế

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2